حتما می‌دانید که برگزاری سمینار و کنفرانس در دنیای واقعی نیاز به امکاناتی دارد. مکان برگزاری، میز و صندلی و ویدئو پروژکتور مهم‌ترین این امکانات هستند. وبینار نیز که معادل اینترنتی‌شده‌ی گردهمایی در دنیای واقعی است به امکانات خاص خودش نیازمند است. مهم‌ترین این امکانات پلتفرم یا نرم‌افزار برگزاری است که به آن ابزار برگزاری وبینار یا در زبان انگلیسی Webinar tools گفته می‌شود. این ابزار در دل خود بسیاری از امکانات سمینار را شبیه‌سازی کرده و امکانات اضافه‌تری را نیز در اختیار برگزارکننده و شرکت‌کننده در وبینار قرار می‌دهد.
با جستجویی در اینترنت می‌توانید ببینید که ابزارهای زیادی تاکنون ساخته شده‌اند. همگی آنها نیز مدعی ارائه‌ی امکانات عالی با هزینه‌ی مقرون‌به‌صرفه هستند. به دلیل تعدد این گزینه‌ها در این مقاله، چهار مورد از معروف‌ترین و کارآمدترین آنها را معرفی خواهیم کرد. پیش از آن اما لازم است که تعریف دقیق‌تری از ابزار برگزاری وبینار و تفاوت‌های انواع آنها ارائه کنیم. اگر شما نیز قصد برگزاری وبینار را دارید با ما همراه شده و ابزار مناسب خود را به‌راحتی انتخاب کنید.
همان‌طور که در مقدمه اشاره کردیم، ابزار برگزاری وبینار ، یک نرم‌افزار، اپلیکیشن یا وب‌سایت است که وبینار در آن برگزار می‌شود. درست همان‌طور که برای داشتن یک گروه مجازی و ارتباط بر بستر آن به ابزارهایی مانند تلگرام و واتس اپ نیاز دارید برای برگزاری وبینار نیز باید یک بستر داشته باشید. برگزارکننده و شرکت‌کننده در زمان مقرر برگزاری وبینار، وارد این بستر شده و با استفاده از امکانات آن با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. ابزارهای برگزاری وبینار بسیار متنوع بوده و در مواردی که در ادامه می‌آوریم با یکدیگر متفاوت هستند.
بیشتر بخوانید: تفاوت وبینار با سمینار و کارکردهای آنها
نحوه ارتباط با مخاطبان
هر ابزار برگزاری وبینار می‌تواند راه‌های ارتباطی مختلفی برای افرادی که از آن استفاده می‌کنند تعریف کند. ارتباط صوتی، تصویری، متنی می‌توانند توسط یک ابزار به کار گرفته شوند. اما معمولا بهترین و کامل‌ترین روش برقراری ارتباط، ترکیبی از همه‌ی این موارد است.
امکانات اجرایی و مدیریتی
به اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش، ارسال فایل، تشکیل گروه‌های جداگانه، چت و تخته‌سیاه، معمول‌ترین امکانات اجرایی هستند که برای برگزاری وبینار در اختیار خود دارید. از امکانات مدیریتی نیز می‌توان به اجازه‌ی ورود و خروج افراد، حضوروغیاب و قطع و وصل کردن میکروفون و تصویر شرکت‌کنندگان اشاره کرد.
امکانات برندینگ و بازاریابی
بسیاری از وبینارها یا با اهداف تجاری مانند افزایش فروش برگزار می‌شوند یا حداقل نیم‌نگاهی به آنها دارند. امکاناتی مانند تجزیه‌وتحلیل برگزاری وبینار، نظرسنجی، نمایش لوگو و هویت بصری می‌توانند به شما در کسب درآمد از وبینار کمک کنند.
ظرفیت و مدت زمان برگزاری وبینار
هرچه تعداد شرکت‌کنندگان در وبینار شما بیشتر باشد باید از ابزاری استفاده کنید که پهنای باند کافی را در اختیار شما قرار می‌دهد. برخی ابزارها برای وبینارهای کوچک و درون‌سازمانی طراحی شده‌اند و برخی دیگر، ظرفیت پذیرش صدها هزار نفر را نیز دارند. سازمان‌های بین‌المللی از چنین ابزارهایی استفاده می‌کنند. بسته به ابزار برگزاری وبینار یا طرحی که شما خریداری کرده‌اید، مدت‌زمان برگزاری وبینار می‌تواند از چند دقیقه تا چند ساعت متفاوت باشد.
روش دسترسی
افراد مختلف از دستگاه‌های متنوعی برای حضور در وبینار استفاده می‌کنند. ممکن است یک ابزار، تنها نسخه‌ی نرم‌افزاری دسکتاپ را ارائه کند که با یک یا همه‌ی سیستم‌عامل‌ها سازگار باشد. برخی ابزارها نیز دارای اپلیکیشن هستند. بهترین ابزار برگزاری وبینار از این نظر، ابزاری است که علاوه بر نسخه‌های نرم‌افزاری و اپلیکیشن، امکان دسترسی با استفاده از مرورگر در کامپیوتر و موبایل، بدون نیاز به ثبت‌نام را نیز برای مخاطبان شما فراهم کند. امکانی که رفاه بیشتری برای مخاطبان شما به همراه داشته و نرخ مشارکت در وبینار و رضایت از آن را افزایش می‌دهد.
هزینه برگزاری وبینار
پلتفرم وبینار دمیو
ابزار برگزاری وبینار Demio، یکی از جدیدترین و قدرتمندترین ابزارها در این زمینه است. با استفاده از این ابزار، امکان برگزاری وبینار با محتوای ازپیش‌ضبط‌شده و یا وبینار زنده را خواهید داشت. از مهم‌ترین امکانات این ابزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان نظرسنجی در طول وبینار
- امکان دریافت پیشنهاد در طول وبینار
- به اشتراک‌گذاری فایل
- امکان اجرای پرسش و پاسخ
- چت خصوصی یا عمومی بین کاربران و برگزارکنندگان
- سفارشی‌سازی صفحه‌ی ثبت‌نام متناسب با هر برند
- امکانات مربوط به تجزیه‌وتحلیل وبینار
دمیو، یک ابزار پولی است که نسخه‌ی رایگان برای مدت محدود نیز دارد.
ابزار برگزاری وبینار لایواستورم
لایواستورم، یکی ابزارهای معروف برگزاری وبینار است که امکانات بازاریابی متعددی را در اختیار شما قرار می‌دهد. بنابراین، این ابزار برای سازمان‌هایی که با اهداف تجاری اقدام به برگزاری وبینار می‌کنند، مناسب است. اگر به دنبال سامانه برگزاری وبینار رایگان هستید، این پلتفرم، امکان برگزاری وبینارهای حداکثر ۱۲ نفره را به‌صورت رایگان فراهم کرده است. از ویژگی‌های مهم لایواستورم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- محیط بسیار زیبا با قابلیت سفارشی‌سازی ازنظر بصری
- رابط کاربری آسان
- سازگاری با بسیاری از ابزارهای بازاریابی مانند HubSpot
- امکان ارائه‌ی وبینار به‌صورت زنده یا ازپیش‌ضبط‌شده به‌صورت خودکار
- امکانات متعدد تبلیغات وبینار
- نظرسنجی از شرکت‌کنندگان
- امکان برگزاری جلسات آنلاین فوری
- تجزیه‌وتحلیل برگزاری وبینار
- امکان چت در طول وبینار
پلتفرم برگزاری وبینار الوکام
با توجه به اینکه اساسا وبینار ایده‌ای غیرایرانی است، طبیعی است که ابزارهای برگزاری آن نیز عمدتا خارجی باشند. بااین‌حال با استقبال کسب‌وکارها و سازمان‌های ایرانی از این شیوه‌ی برگزاری همایش در کشور ما نیز برخی شرکت‌ها اقدام به ساخت پلتفرم برگزاری وبینار کرده‌اند. الوکام، یکی از شناخته‌شده‌ترین این شرکت‌هاست.
پیش از بررسی ابزار برگزاری وبینار الوکام باید اشاره کنیم که باوجود مزایای متعدد و طراحی بسیار حرفه‌ای برخی ابزارهای خارجی برگزاری وبینار، استفاده از آنها برای کاربران ایرانی چالش‌هایی دارد که مهم‌ترین آنها عبارت‌اند از:
- دشواری در خرید ابزارهای غیررایگان با توجه به محدودیت‌های پرداخت
- زبان غیرفارسی
- عدم هماهنگی با فضای کسب‌وکارها و فرهنگ ایرانی
- کاهش کیفیت خدمات پشتیبانی به‌موقع به دلیل اختلاف‌زمانی
- مصرف اینترنت بالا
با توجه به این چالش‌ها استفاده از یک ابزار برگزاری وبینار ایرانی می‌تواند انتخاب بهتری باشد. اما مهم است که پلتفرم موردنظر، علاوه بر رفع موانع فوق، همچنان کیفیت و امکانات پلتفرم‌های خارجی را در اختیار شما قرار دهد. پلتفرم برگزاری کلاس آنلاین الوکام از معدود ابزارهایی است که می‌تواند این انتظارات را برآورده کند. با ثبت نام در سایت وبینار الوکام می‌توانید ضمن استفاده از سرویس رایگان، بسته‌ی موردنظر خود را خریداری کنید.
ویژگی های پلتفرم وبینار الوکام
از مهم‌ترین ویژگی‌های ابزار برگزاری وبینار الوکام می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- عدم نیاز شرکت‌کنندگان به ثبت‌نام در سایت، نصب اپلیکیشن و برنامه. شرکت در جلسه تنها با کلیک روی لینک برگزاری امکان‌پذیر است.
- امکان رای‌گیری و نظرسنجی
- برگزاری وبینار بر دامنه‌ی اختصاصی الوکام
- ظرفیت‌های متنوع از ۷۰ تا ۱۰۰۰ نفره
- امکان ضبط وبینار با استفاده از ابزارهای درون برنامه‌ای بدون نیاز به نصب افزونه و نرم‌افزارهای دیگر
- تحویل سریع ۶۰ ثانیه‌ای
- امکان قطع و وصل کردن صدا و تصویر مخاطبان
- امکان بارگذاری فایل و به اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش
- تامین امنیت جلسه با اختصاص نام کاربری و رمز عبور اختصاصی به هر کاربر، پروتکل‌های امنیتی و رمزگذاری ارتباطات
پلتفرم اوروبینار
باوجود مزایایی که برای ابزارهای ایرانی برگزاری وبینار به‌ویژه ابزار پلتفرم الوکام ذکر کردیم، شاید بازهم ترجیح دهید که از ابزارهای خارجی استفاده کنید. به‌خصوص اگر مخاطب خارجی داشته باشید که با محیط ابزارهای خارجی بیشتر آشنا باشد یا خودتان شرکت‌کننده و نه برگزارکننده‌ی وبینار باشید، آشنایی با ابزارهای خارجی می‌تواند مفید باشد. یکی از این ابزارها EverWebinar است.
شرکت سازنده‌ی EverWebinar در انگلیس مستقر است. این ابزار برگزاری وبینار ، یکی از قدیمی‌ترین‌ها در این زمینه محسوب می‌شود که حتی پیش از همه‌گیری بیماری کرونا و داغ‌شدن بحث وبینار نیز خدمات خود را به شرکت‌های بزرگ اروپایی ارائه می‌کرد. از مهم‌ترین ویژگی‌های اوروبینار، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان اجرای خودکار وبینار با پخش ویدئوهای ازپیش‌ضبط‌شده در زمان مقرر
- امکانات لازم برای اطلاع‌رسانی در مورد زمان پخش وبینار
- رابط کاربری آسان و امکان استفاده از مطالب آموزشی استفاده از پلتفرم در سایت EverWebinar
- امکان ادغام با نرم‌افزارهای بازاریابی ایمیلی مانند ActiveCampaign و MailChimp
- ارائه‌ی تجزیه‌وتحلیل از موفقیت وبینار
وبینار که معادل اینترنتی و مجازی‌شده‌ی سمینار است، امروزه بدل به یکی از اصلی‌ترین روش‌های برگزاری همایش شده است. این خدمت به مدد ابزارهایی ارائه می‌شود که به آنها ابزار برگزاری وبینار گفته می‌شود. این ابزارها شامل انواع وب‌سایت، نرم‌افزار یا اپلیکیشن هستند که به‌مثابه یک فضای فیزیکی برای گردهمایی اینترنتی افراد عمل کرده و امکانات اجرایی، مدیریتی و تجاری دیجیتال را در اختیار برگزارکننده قرار می‌دهند.
در این مقاله، ضمن مرور کارکردها و تفاوت‌های انواع ابزارهای برگزاری وبینار، چهار مورد از پرکاربردترین آنها را معرفی کردیم. در این میان، ابزار برگزاری وبینار الوکام یک پلتفرم ایرانی است که متناسب با فضای سازمان‌ها و کسب‌وکارهای کشور ما طراحی شده است. این ابزار، ضمن برخورداری از امکانات ابزارهای خارجی حرفه‌ای مانند لایواستورم و دمیو، پشتیبانی لحظه‌ای، دامنه و پهنای باند اختصاصی را نیز به برگزارکنندگان وبینار ارائه می‌دهد.
