برگزاری وبینار و مراحل آماده سازی محل آن
در سال‌های اخیر، بسیاری از کلاس‌های درس و جلسات اداری به صورت وبینار برگزار می‌شوند. مزیت وبینارها این است که شرکت‌کنندگان می‌توانند بدون نیاز به حضور فیزیکی و از خانه یا محل کار با لپ‌تاپ یا گوشی وارد جلسه آنلاین شوند. برای برگزاری وبینار باید مراحلی انجام شود که مهمترین آن‌ها انتخاب یک محل مناسب است و در صورتیکه انتخاب محل به شکل مناسب انجام نشود، همه زحمات شما به هدر خواهد رفت. در این مطلب قصد داریم نکات مهمی را در مورد آماده سازی محل برگزاری وبینار با شما در میان بگذاریم.
مراحل آماده سازی محل برای برگزاری وبینار
برای آماده سازی وبینار و محل آن باید به یک سری امکانات نرم‌افزاری دسترسی داشته باشید. باید همه جوانب را بررسی کنید تا بتوانید مراحل آماده سازی محل برگزاری وبینار را انجام دهید. چیزی که برای مخاطبان ارزش زیادی دارد، تصویر زنده و نحوه آماده‌سازی محل شما است. بنابراین برای آماده‌سازی محل برگزاری وبینار دقت زیادی داشته باشید و مراحل این کار را به درستی انجام دهید تا بتوانید یک ارائه خوب داشته باشید.
این مراحل به شرح زیر هستند که در ادامه مطلب آن‌ها را یک به یک بررسی خواهیم کرد:
• نور اتاق را تنظیم کنید
• لباس مناسب بپوشید
• تصویر خود شما از تصویر پشت زمینه مهم‌تر است
• ارتفاع و استحکام دوربین را چک کنید
• میکروفون خود را چک کنید
• اتصال اینترنت خود را حتما چک کنید
نور اتاق را تنظیم کنید
طبق قوانین عکاسی، برای ثبت تصویر مناسب باید نور را تنظیم کنید. این مورد در تصویر ویدیویی هم صادق است. بنابراین برای داشتن تصویر ویدیویی مناسب و واضح، باید نور اتاق را تنظیم کنید. برای انجام این کار باید بعضی قوانین را رعایت کنید. اولین قانون این است که باید در مقابل منبع نور بنشینید. اگر وبینار شما در طول روز برگزار می‌شود، بهترین منبع نور برای شما خورشید است.
با تابش نور خورشید به صورت، رنگ پوست شما جذاب‌تر و صاف‌تر دیده می‌شود. اگر نور خورشید شما را اذیت می‌کند، با یک پرده نیمه شفاف سعی کنید نور را اتاق را کاهش دهید. اگر وبینار در شب برگزار شود و به نور خورشید دسترسی نداشته باشید، باید از نور لامپ استفاده کنید تا تصویر ویدیویی شما واضح و با کیفیت باشد. برای این کار بهتر است که بیشتر از یک لامپ استفاده کنید.
لباس مناسب بپوشید
یکی از مراحل آماده سازی محل برگزاری وبینار باید این است که لباس مناسبی بپوشید. ئوشیدن لباس مناسب برای مخاطبان بسیار با ارزش است و شما در چشم آن‌ها جذاب‌تر دیده خواهید شد. برای انتخاب باس مناسب به طرح لباس توجه نکنید چون نوع لباس اهمیت بیشتری دارد. به علاوه احساس راحتی در لباس و مناسب بودن آن با موقعیت وبینار هم مهم هستند.
نکته مهمی که باید بدانید این است که دوربین نمی‌تواند طرح‌های کوچک و شلوغ را پردازش کند و تصویر واضح از آن‌ها به مخاطب شما بدهد. همچنین طرح‌دار بودن لباس شما و انتقال نادرست تصویر شما باعث پرت شدن حواس مخاطبین شما می‌شود. بنابراین طرح لباس هر چه ساده‌تر باشد کیفیت تصویر شما بهتر خواهد بود و تمرکز مخاطبین در وبینار به هم نخواهد خورد.
بیشتر بخوانید: تعامل در وبینار
تصویر خود شما از تصویر پس‌زمینه مهم‌تر است
پشت‌زمینه تصویر شما اگر شلوغ یا عجیب و غریب باشد، باعث پرت شدن حواس مخاطبین از شما و موضوع مورد بحث در وبینار خواهد شد. به خاطر داشته باشید که هدف از دیدن تصویر شما تمرکز روی صحبت‌های شما و موضوع مورد بحث است. بنابراین برای حفظ تمرکز مخاطبین روی شما و موضوع مورد بحث باید محیط اطراف شما باید مرتب و ساده باشد. سعی کنید وسایل اضافی که باعث حواس پرتی مخاطبین می‌شود را از محل خارج کنید تا با تمرکز بالاتری به ارائه موضوع خود در وبینار بپردازید. در نظرگرفتن پس‌زمینه‌هایی به رنگ سفید یا خنثی می‌تواند تکنیک مناسبی برای ایجاد تمرکز مخاطب روی شما باشد.
ارتفاع و استحکام دوربین را چک کنید
ثابت و تنظیم نبودن تصویر شما مخاطبین را گیج کرده و حواس آنان را از موضوع مورد بحث پرت می‌کند. همچنین این موضوع باعث می‌شود که ارائه شما برای مخاطبین خسته‌کننده شود، چون نمی‌توانند به درستی روی تصویر شما تمرکز کنند. به همین دلیل، حتما به یاد داشته باشید که دوربین را در ارتفاع صورت خود قرار دهید. برای بالا بردن ارتفاع دوربین از پایه دوربین یا گذاشتن چند کتاب روی هم استفاده کنید. همچنین می‌توانید فاصله خود از دوربین را تنظیم کنید تا مشکل ارتفاع رفع شود.
میکروفون خود را چک کنید
یکی از مهمترین مولفه‌ها در برگزاری وبینار درست کار کردن میکروفون است. به همان اندازه که تصویر ویدیویی شما اهمیت دارد، صدای شما هم از اهمیت بالایی برخوردار است. به همین دلیل لازم است که از درست کار کردن میکروفون اطمینان حاصل کنید. گاهی اوقات میکروفون‌هایی که داخل لپ‌تاپ شما تعبیه شده، درست کار نمی‌کنند و صدای شما واضح نخواهد بود. در چنین مواقعی استفاده از هدفون‌های میکروفون‌دار یا همان هدست می‌تواند مفید باشد. همچنین می‌توانید از هدفون‌های بیسیم جدید موجود در بازار استفاده کنید تا سیم هدفون در تصویر نباشد.
اتصال اینترنت خود را چک کنید
مهمترین مولفه در آماده سازی محل برگزاری وبینار، اتصال پایدار به اینترنت است. اگر اینترنت خانه یا محل کار شما ضعیف است، سعی کنید مکان خود را تغییر دهید و در محلی دیگر وبینار خود را اجرا کنید. در مواردی که برای آماده سازی محل برگزاری وبینار ذکر شد، اتصال اینترنت بیشترین اهمیت را دارد.
بنابراین قبل از هر کاری برای آماده سازی محل برگزاری وبینار، حتما اینترنت خود را چک کنید تا در طول وبینار با مشکل مواجه نشوید. البته در بعضی موارد ممکن است که اتصال اینترنت شما مشکلی نداشته باشد و مشکل از اتصال اینترنت میزبان وبینار باشد و ممکن است این مشکل باعث قطعی یا وقفه در برگزاری وبینار بشود. در این مواقع باید با میزبان صحبت کرده تا محل خود را تغییر دهد یا اتصال اینترنت خود را بررسی کند.
برگزاری وبینار موفق پس از آماده سازی محل امکانپذیر است
اکنون که محل برگزاری وبینار را آماده کرده‌اید، وقت آن رسیده که وبینار را راه‌اندازی کنید. برای برگزاری دوره آنلاین می‌توانید از نسخه‌های رایگان یا پولی استفاده کنید. طبیعتا نسخه‌های پولی امکانات و قابلیت‌های بیشتری دارند و مناسب‌تر هستند. برای اطمینان از درست برگزار شدن وبینار، از یک همکار بخواهید که آزمایشی وارد وبینار شود. سپس همه امکانات وبینار را بررسی کنید. همچنین از او بخواهید به عنوان یک شرکت‌کننده نقطه نظرهای خود را درباره ارئه شما بیان کند. در این مرحله، شما تمام مراحل آماده‌سازی برای برگزاری وبینار را انجام داده‌اید و دیگر نباید نگران چیزی باشید.
