امروزه وبینار به یکی روش‌های پرطرفدار گردهمایی آنلاین تبدیل شده است. کسب‌وکارها، مراکز آموزشی و حتی افراد به‌صورت انفرادی از این ابزار برای اهداف مختلف خود استفاده می‌کنند. اما مثل همیشه، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌ها در اینجا نیز هزینه است. هزینه وبینار به عوامل متعددی بستگی دارد که ممکن است سخت‌افزاری، نرم‌افزاری، تبلیغاتی یا مربوط به نیروی انسانی باشند.
در این مقاله، عوامل تعیین‌کننده‌ي هزینه وبینار را بررسی می‌کنیم. دراین‌بین، تمرکز ما بیشتر بر هزینه‌ي پلتفرم برگزاری خواهد بود که سوال اصلی بسیاری از افراد است. اگر قصد برگزاری وبینار را دارید با ما همراه شده و برآورد خوبی از هزینه‌های خود به دست بیاورید.
یکی از اصلی‌ترین هزینه‌هایی که باید برای برگزاری وبینار تقبل کنید، تهیه‌ي تجهیزات سخت‌افزاری است. شاید به‌عنوان شرکت‌کننده در وبینار بتوانید به تجهیزات حداقلی اکتفا کنید؛ اما به‌عنوان برگزارکننده‌ي آن و به‌ویژه اگر از شرکت‌کنندگان هزینه هم دریافت کرده باشید باید تجهیزات درخوری را فراهم بیاورید. مهم‌ترین این تجهیزات عبارت‌اند از:
- لپ‌تاپ یا کامپیوتر خانگی با ویژگی‌های سخت‌افزاری کافی مانند رم، CPU، کارت صدا و کارت گرافیک باکیفیت
- میکروفون. میکروفون شما باید حتی‌الامکان، صدا را به‌صورت نقطه‌ای دریافت کند. در غیر این صورت، ضبط صداهای محیط برای مخاطبان شما آزاردهنده خواهد بود.
- هدفون. باید بتوانید به‌خوبی صدای خود و مخاطبانتان را دریافت کنید.
- تجهیزات نورپردازی. به‌طورکلی، نور محیط به‌ویژه نور صورت شما باید مناسب باشد و باعث خستگی چشم مخاطب نشود.
- تجهیزات مربوط به دکوراسیون. شاید لازم باشد محیط اطراف خود را به شکل مناسب برای جلسه دکوراسیون کنید که در این صورت به هزینه وبینار شما افزوده خواهد شد.
بیشتر بخوانید: چگونگی صحبت در کلاس آنلاین با گوشی
این موارد، هزینه‌های اصلی سخت‌افزاری شما هستند و ممکن بسته به فعالیت‌هایتان در وبینار به تجهیزات دیگری نیز نیاز داشته باشید.
هزینه خرید پلتفرم وبینار
هزینه‌ي سامانه وبینار یکی از اصلی‌ترین هزینه‌های شما برای برگزاری چنین جلسه‌ای خواهد بود. درست است که می‌توانید وبینار خود را از طریق پلتفرم‌های رایگان یا حداقل پلتفرم‌هایی که نسخه‌ی رایگان دارند، برگزار کنید اما آن‌ها معمولا امکانات چندانی ندارند. این امکانات، شامل به اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش، ضبط جلسه، حضوروغیاب، پلن‌های بازاریابی و برندینگ، برگزاری نظرسنجی و غیره هستند که یا در این نرم‌افزارها وجود ندارند یا محدود هستند.
علاوه بر این، اگر از مخاطبان خود هزینه وبینار دریافت کرده باشید، بهتر است پلتفرمی حرفه‌ای برای آن در نظر بگیرید. در غیر این صورت، رضایت مخاطبان از شرکت در وبینار شما کاهش خواهد یافت. همچنین، ظرفیت شرکت‌کنندگان در وبینار در پلتفرم‌های رایگان معمولا بسیار محدود است.
برای خرید پلتفرم وبینار ، دو راه‌کار پیش روی شما قرار دارد. اولی پلتفرم‌های خارجی و دومی پلتفرم‌های ایرانی هستند. پلتفرم‌های خارجی، مزایا و امکانات زیادی دارند؛ اما معایب زیر معمولا استفاده از آن‌ها را دردسرساز می‌کند:
- دشواری پرداخت به ارزهای بین‌المللی
- عدم پشتیبانی آنی به‌خصوص با توجه به اختلاف زمانی
- انگلیسی بودن زبان محیط کاربری که کار با آن‌ها را اگر برای خود شما نیز دشوار نکند؛ قطعا برای برخی از کاربرانتان دردسرساز خواهد بود.
- هزینه‌ي نسبتا بالا نسبت به پلتفرم‌های ایرانی
- دشواری احتمالی آموزش روش شرکت در وبینار به مخاطب
قیمت برگزاری وبینار در پلتفرم های ایرانی
با توجه به دلایلی که در بخش قبل ذکر کردیم، بهترین گزینه برای برگزاری وبینار، پلتفرم‌های ایرانی هستند. هزینه وبینار در این پلتفرم‌ها نسبت به پلتفرم‌های خارجی بسیار کمتر و روش پرداخت آن‌ها بسیار ساده‌تر است. علاوه بر این، زمان برگزاری وبینار شما به‌احتمال‌زیاد به‌گونه‌ای است که می‌توانید از پشتیبانی آنلاین آن‌ها در صورت بروز مشکل، برخوردار شوید.
قیمت وبینار در پلتفرم‌های ایرانی متفاوت است و به عوامل متعددی بستگی دارد که مهم‌ترین آن‌ها را در ادامه بررسی می‌کنیم.
امکانات پلتفرم برگزاری
هرچه امکانات پلتفرم برگزاری رویداد آنلاین شما بیشتر باشد؛ به‌احتمال‌زیاد، هزینه وبینار نیز افزایش خواهد یافت. بااین‌حال باید در نظر داشته باشید که چشم‌پوشی از برخی امکانات به بهانه‌ي کاهش هزینه قطعا بر کیفیت وبینار شما، دستیابی به اهداف و بازگشت مخاطبتان در آینده، تاثیر منفی خواهد گذاشت. تخته وایت‌برد، به اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش و تست صدا و تصویر ازجمله ضروری‌ترین این امکانات هستند.
برخی امکانات نیز برای خود شما مفید هستند که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به ضبط جلسه و امکان رای‌گیری و نظرسنجی اشاره کرد.
ظرفیت و مدت زمان استفاده از پلتفرم
هزینه وبینار شما به‌طور مستقیم به ظرفیت آن بستگی دارد. تمامی پلتفرم‌های وبینار، بسته‌های پیشنهادی خود را بر اساس ظرفیت و مدت‌زمان آن‌ها ارائه می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، پلتفرم الوکام به‌عنوان یکی از پیشروهای برگزاری وبینار در کشور، ظرفیت وبینارهای خود را تا ۱۰۰۰ نفر نیز افزایش داده است. معمولا وبینارهای عمومی مانند مجامع عمومی شرکت‌ها به چنین ظرفیت‌هایی نیاز دارند.
همچنین، مدت‌زمان استفاده از سرویس وبینار نیز بر قیمت آن اثرگذار است. هرچه بسته‌ي وبینار شما طولانی‌تر باشد، قیمت آن نیز افزایش می‌یابد. بااین‌حال، پلتفرم‌ها به‌منظور تشویق کاربران به خرید بسته‌های طولانی‌تر معمولا روی آن‌ها تخفیف‌هایی نیز قائل می‌شوند.
خدمات وبینار
دیگر عاملی که بر هزینه وبینار اثر می‌گذارد، خدماتی است که پلتفرم برگزاری کلاس آنلاین به کاربرانش می‌دهد. این هزینه معمولا پنهان است؛ اما توصیه می‌شود اگر قیمت وبینار به‌نظرتان زیاد بود، حتما خدمات پلتفرم برگزارکننده را بررسی کنید. شاید خدماتی که آن‌ها ارائه می‌دهند، ارزش کمی هزینه‌ی بیشتر را داشته باشد.
هزینه اینترنت
بستر اصلی برگزاری وبینار، اینترنت است. هزینه‌ي اینترنت، یکی از اصلی‌ترین موارد اثرگذار بر هزینه وبینار به شمار می‌رود؛ چراکه این فعالیت به اینترنتی بسیار پرسرعت‌تر از کاربری‌های روزمره و معمول نیاز دارد. شاید نیاز باشد هزینه‌ای جداگانه برای تهیه‌ي روتر یا اکستندر پرداخت کنید تا بهترین سیگنال را در نقطه‌ی برگزاری وبینار، داشته باشید. علاوه بر این باید حتما برنامه‌ای هم برای اینترنت جایگزین در مواقع ضروری داشته باشید تا در صورت قطعی اینترنت اصلی، وبینار ناتمام نماند. داشتن یک مودم همراه می‌تواند ایده‌ی خوبی در این مورد باشد.
هزینه تیم اجرایی و سخنران
هرچه وبینار شما بزرگ‌تر باشد باید تیمی با تعداد نفرات بیشتر برای اجرای آن در نظر بگیرید. این تیم، وظیفه‌ي تنظیم زمان برگزاری، مدیریت زمان‌بندی وبینار، هماهنگی با سخن‌رانان و مدعوین، ثبت‌نام از شرکت‌کنندگان، هماهنگی‌های تکنیکی و فنی، ارسال لینک‌های شرکت در جلسه و بسیاری موارد دیگر را بر عهده دارد. اگر از سخنران خارجی دعوت می‌کنید، دستمزد او را هم باید به هزینه وبینار اضافه کنید.
هزینه تبلیغات وبینار
اگر وبینار جنبه‌ي بازاریابی و برندینگ دارد؛ به‌احتمال‌زیاد باید برای آن تبلیغاتی به عمل بیاورید. به‌ویژه اگر مخاطبان شما خارج از سازمانتان هستند، باید برنامه‌ي مدونی برای تبلیغات آنلاین به‌ویژه در شبکه‌های اجتماعی داشته باشید. بسته به انتظارات شما هزینه‌ي تبلیغات می‌تواند متفاوت باشد. همچنین، شاید لازم باشد مبلغی را هم برای انجام تبلیغات در طول وبینار در نظر بگیرید. طراحی تبلیغ و عناصر بصری آن را می‌توانید برون‌سپاری کنید.
درست به همین دلیل است که برخی وبینارها به‌ویژه وبینارهای بزرگ که از سوی افراد شناخته‌شده برگزار می‌شوند، اسپانسر دارند. جذب اسپانسر می‌تواند تا حد خوبی، هزینه وبینار شما را کاهش دهد.
قیمت برگزاری وبینار ، یکی از اولین دغدغه‌های سازمان‌ها و افراد، پیش از برگزاری آن است. باوجوداینکه این شکل از همایش، هزینه‌های مربوط به اجاره‌ي فضا و تهیه ابزار و ادوات را منتفی کرده است؛ اما همچنان برای برگزاری یک وبینار باکیفیت باید حداقل هزینه‌هایی را در نظر گرفت.
از مهم‌ترین هزینه‌های وبینار، هزینه‌های مربوط به تهیه‌ي سخت‌افزار، خرید پلتفرم مناسب، اینترنت، دستمزد تیم اجرایی و سخن‌رانان و درنهایت، تبلیغات هستند. در این میان، اصلی‌ترین هزینه وبینار را می‌توان مربوط به پلتفرم برگزاری دانست. همان‌طور که در این مقاله گفتیم، استفاده از پلتفرم‌های ایرانی معتبر می‌تواند تا حد زیادی آن را کاهش دهد.
