با رشد و توسعه‌ی تکنولوژی و به‌خصوص اینترنت و فناوری‌های ارتباطی، مدل‌های کاری و مدیریت سازمانی نیز تغییر کرده‌اند. دورکاری، یکی از این مدل‌های جدید همکاری است که امروزه بسیاری از شرکت‌ها از آن استفاده می‌کنند. مزایای دورکاری و پتانسیل‌هایش به‌عنوان یک فرهنگ سازمانی با شیوع بیماری کرونا و دوره‌های طولانی قرنطینه به شکل یک توفیق اجباری بیشتر از گذشته نمایان شدند.
اما این پتانسیل‌های پنهان کدامند؟ دورکاری چه مزایای احتمالی دیگری دارد که حتی به‌عنوان یک دورکار یا مدیری که کارمندان دورکار دارد، از آن بی خبر هستیم؟ برای پاسخ به این سوال‌ها ابتدا لازم است بدانیم که دورکاری دقیقا چه تعریفی دارد؟ با ما همراه شده و در پایان با یکی از مهم‌ترین مدل‌های مدیریت فضای کسب‌وکار در سال‌های آینده آشنا شوید.
بسیاری از ما حتی اگر دورکار هم باشیم، دقیقا مفهوم دورکاری را درک نکرده و اغلب آن را به فریلنسری محدود می‌دانیم. برای اینکه بهتر جایگاه خود یا کارمندان دورکارمان را بشناسیم باید بدانیم که در علم کسب‌وکار و مدیریت این مفهوم چطور تعریف می‌شود.
مطابق تعریف وبسایت Techtarget، دورکاری یا Telecommuting مدلی از مدیریت محیط کسب‌وکار است که در آن کارمندان از راه دور و با استفاده از ابزارهای ارتباطی و پیام‌رسانی وظایف خود را انجام می‌دهند. محل کار کارمند در این مدل، هر مکانی به‌غیراز محل رسمی استقرار شرکت است.
ابزارهای ارتباطی مورداستفاده در دورکاری نیز از ایمیل تا تلفن، اپلیکیشن‌های پیام‌رسان و برگزاری جلسه آنلاین یا ابزارهای همکاری (Collaborative Tools) مانند ترلو را در بر می‌گیرند. برخی شرکت‌ها حتی ابزارهای خاص خودشان را برای ارتباط با کارمندان دورکار طراحی می‌کنند. امروزه با پیدایش عرصه‌های جدیدی مانند هوش مصنوعی و متاورس، ارتباطات کاری به هرچه واقعی‌تر یا به‌عبارتی سه‌بعدی شدن، نزدیک شده است.
همانطورکه مشخص است، دورکاری، بیشتر مناسب افرادی است که با مهارت‌های نرم یا دانش خود کار می‌کنند. به‌عبارت‌دیگر، مشاغلی که شامل وظایف فیزیکی شده یا به ارتباط چهره‌به‌چهره نیاز دارد، نمی‌توانند با مدل دورکاری انجام شوند.
انواع دورکاری چیست؟
دورکاری خود به انواع دیگری تقسیم می‌شود که در ادامه هریک را مختصرا معرفی می‌کنیم.
دورکاری تمام وقت
حتما می‌پرسید که منظور از کلمه تماموقت یا Full Time در توصیف دورکاری چیست؟ کارمندان دورکار تماموقت، درواقع همان کارمندان معمولی یک شرکت هستند با این تفاوت که کارشان را از راه دور انجام می‌دهند. آنها مانند کارمندان حضوری باید راس ساعت معینی کار خود را شروع کرده و به پایان ببرند. این حضوروغیاب، به شیوه‌های مختلفی می‌تواند کنترل شود. آنها گاهی ممکن است به حضور در دفتر کار هم نیاز داشته باشند. شرکت‌ها با دورکار کردن کارمندان رسمی‌شان از اصطلاح ریموت نیز برای آنها استفاده می‌کنند.
دورکاری پاره وقت
منظور بیشتر افراد از دورکاری، نوع پاره‌وقت آن است. در این مدل، کارمند می‌تواند ساعات کار منعطف یا غیرمنعطف داشته باشد. بااین‌حال مانند هر کار پاره‌وقت دیگری باید هر روز وظایفی را به انجام برساند. این وظایف، طی مدت‌زمان کمتر از هشت ساعت قابل‌انجام هستند. آنها معمولا به حضور در دفتر کار نیازی نداشته و کمتر هم تعهدی برای این کار دارند. هماهنگی‌های این مدل از دورکاری بیشتر از طریق برگزاری جلسه آنلاین انجام می‌شود.
دورکاری با مدل فریلنسری (پروژه‌ای)
یکی از مدل‌های شناخته‌شده‌ی دورکاری، فریلنسری (Freelancing) است. یک فرد فریلنسر، پروژه‌ای را قبول کرده و آن را طی مدتی مشخص به انجام می‌رساند. برخلاف دو مدل قبلی، شرکت‌ها تعهدی برای پرداخت مزایای کارمندی به غیر از دستمزد توافقی به این افراد ندارند. در عوض، بین دو طرف، قراردادی امضا شده و تعهدات هریک نیز در آن قید می‌شود. شرکت‌ها با سپردن پروژه‌های خود به فریلنسر اصطلاحا امورشان را Out Source می‌کنند.
یک فرد فریلنسر، درواقع کارفرمای خود بوده و یک شرکت کوچک یک‌نفره محسوب می‌شود. بهترین ترجمه برای کلمه‌ی فریلنسر در زبان فارسی، پیمانکار دیجیتال است. این افراد با ارتباطات خود یا از طریق سایت‌های فریلنسری پروژه‌های مناسب را پیدا کرده و برای کارفرما نمونه‌کار و درخواست همکاری می‌فرستند.
پنج مورد از مزایای دورکاری برای کارفرما
با مقدمات و تعاریفی که ذکر شد، اکنون بهتر می‌توانیم به این سوال پاسخ دهیم که مزایای دورکاری چیست؟ در ادامه به این سوال از زاویه‌ی دید کارفرما پاسخ می‌دهیم.
کاهش هزینه مدیریت محل کسب و کار
حضور هر کارمند در محیط کار برای کارفرما هزینه‌هایی دارد. کامپیوتر، میز، صندلی، انرژی و فضا تنها بخشی از این هزینه‌ها هستند. با دورکار یا اصطلاحا ریموت کردن کارمندان، این هزینه‌ها به مقدار قابل‌ملاحظه‌ای کاهش می‌یابد. حتی مدیران می‌توانند فضای خود را کوچکتر کرده، تجهیزات کمتری بخرند و یا هزینه‌ی کمتری برای نگهداری و نظافت از دفتر کار خود پرداخت کنند.
درعوض، شرکت‌ها خواهند توانست هزینه‌های کاهش‌یافته را صرف امور زیرساختی و توسعه‌ی خود کنند. آنها می‌توانند وبسایت خود را توسعه داده، بودجه‌ی بیشتری برای تبلیغات، بازاریابی و توسعه‌ی محصول درنظر گرفته و حتی با برگزاری کلاس آنلاین، خود و کارمندان‌شان را بیشتر آموزش دهند.
بهره وری مالی بیشتر؛ نتیجه دورکاری برای مدیران
در ادامه‌ی این مقاله و در بخش مزایای دورکاری برای کارمندان، توضیح خواهیم داد که این فرهنگ کاری، چطور بر بهره‌وری کارمندان اثر مثبت دارد. این بازدهی بیشتر، درنهایت به نفع محل کار آنها نیز خواهد بود. سرعت انجام پروژه‌ها به‌شرطی که زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مناسب فراهم شده و تعهد کارمند نیز نظارت شود، قطعا با دورکار شدن کارمندان افزایش می‌یابد. بهره‌وری بیشتر کارکنان به معنی کاهش هزینه‌های شرکت، افزایش تولید یا خدمات‌رسانی و درنتیجه توسعه‌ی بازار و کسب درآمد بیشتر است.
ارتباطات موثرتر بین افراد
امروزه ابزارهای دورکاری به‌اندازه‌ای بهبود یافته و کامل شده‌اند که ارتباط از طریق آنها گاهی از ارتباطات حضوری نیز موثرتر است. کارمندان با آمادگی بیشتری می‌توانند در جلسات شرکت کنند و آرامش آنها در منزل، سبب می‌شود با همکاران خود ارتباط بهینه‌تر، سریع‌تر و کم‌تنش‌تری داشته باشند.
تداوم بیشتر در کار
با جمع شدن همه‌ی کارمندان در یک مکان، کوچکترین اتفاقی می‌تواند همه‌ی آنها را از کار بازدارد. به‌عنوان یک مثال ساده می‌توانیم به قطعی برق و اینترنت اشاره کنیم. اما از مزایای دورکاری برای کارفرما این است که کارمندان با تداوم بیشتری کار می‌کنند. به‌عبارت‌دیگر، مشکلی که برای یکی از آنها پیش می‌آید، دیگری را تحت تاثیر قرار نخواهد داد.
افزایش وفاداری کارمندان با دورکاری
تمامی مزایای ذکرشده برای دورکاری و نیز مزایایی که این مدل برای کارمندان دارد، سبب افزایش وفاداری کارمند نیز خواهد شد. درحقیقت اگر او فردی به دنبال پیشرفت و موقعیت شغلی مناسب باشد، دورکاری را یکی از محاسن شغل خود در نظر گرفته و تلاش می‌کند آن را حفظ کند. علاوه‌براین، دورکار کردن کارمند، یک پیام خاص نیز برای او دارد و آن این است که کارفرما به او اعتماد دارد. به‌این‌ترتیب اگر او ذاتا فردی امین و متعهد باشد، تلاش خواهد کرد که به این اعتماد، پاسخ مثبت دهد.
یک کارمند وفادار می‌تواند سال‌ها برای یک شرکت کار کند. مدیر آن شرکت نیز کمتر به استخدام افراد تازه‌کار، کم‌تجربه و پرداخت هزینه‌های استخدام و بخش نیروی انسانی نیاز خواهد داشت. البته باید به یاد داشته باشیم که یک کارمند، تنها با دورکار شدن یا دریافت دیگر موارد، تشویقی متعهد نمی‌شود. او باید خود فردی متعهد باشد که با دریافت این مزایا، وفاداری‌اش را به شرکت ثابت می‌کند.
۶ مورد از مزایای دورکاری برای کارمند
اما از نظر یک کارمند مزایای دورکاری چیست؟ مواردی که در ادامه می‌آوریم نشان می‌دهند چرا این مدل کاری برای کارمندان، امروزی بسیار جذاب‌تر است.
کاهش هزینه و صرف وقت
ازنظر مالی، مدل کاری دورکاری برای هر دو طرف؛ یعنی کارمند و کارفرما؛ یک بازی برد-برد است. کارمند، دیگر نیازی به پرداخت هزینه‌های رفت‌و‌آمد نخواهد داشت. ممکن است تصور کنید که در مدل دورکاری، او مجبور به پرداخت هزینه‌ی اینترنت و تلفن بیشتری است؛ اما آمارها نشان می‌دهند که این هزینه، نسبت به هزینه‌ی رفت‌و‌آمد برای بیشتر کارمندان، کمتر است. البته بسیاری از شرکت‌ها با دورکار کردن کارکنان رسمی خود (به‌استثنای فریلنسرها) به آنها هزینه‌ی اینترنت و تلفن‌شان را نیز پرداخت می‌کنند.
از دیگر مزایای دورکاری برای کارمند، کاهش هزینه‌ی زمانی اوست. به‌خصوص در شهرهای بزرگ، افراد، گاهی چندین ساعت از روز خود را در مسیر رفت‌وبرگشت به محل کارشان از دست می‌دهند. کارمند دورکار اما پس از پایان کارش در خانه‌ی خودش بوده و خستگی رفت‌وبرگشت را نیز تحمل نمی‌کند.
انرژی بالاتر و تمرکز بیشتر
با حذف مسئله‌ی رفت‌و‌آمد به محیط کار، کاهش ارتباطات غیرضروری و کاهش عوامل برهم زننده‌ی تمرکز، یک کارمند، قطعا شرایط ذهنی، جسمی و روانی بهتری را در طول روز خود تجربه خواهد کرد. فرسایش ذهنی و بدنی، یکی از اصلی‌ترین عوامل کاهش بهره‌وری کارمندان است. در نظرسنجی‌های متعدد انجام‌شده در اروپا و آمریکا، پاسخ بسیاری از کارمندان به این سوال که فایده اصلی دورکاری در منزل چیست؟ حفظ آرامش روانی، کاهش خستگی، حذف ارتباطات غیرکاری یا کاری غیرضروری و انجام سریع‌تر و آسان‌تر کارها بوده است.
البته باید اشاره کنیم که در تحقق این مزیت دورکاری، نقش زیرساخت‌ها و امکانات کاملا بارز است. هرچه کیفیت اینترنت، کامپیوتر و حتی دوربین و هدفون کارمند بهتر باشد، مثلا این که فرد بداند نویز کنسلینگ چیست و هدفون نویز کنسلینگ داشته باشد، سهولت انجام کارها نیز برای او بیشتر خواهد بود. اینترنت 5G در بسیاری از کشورهای دنیا این دغدغه را رفع کرده است. در کشور ما نیز برخی مناطق تهران، کرج، مشهد و تبریز به این تکنولوژی مجهز شده‌اند.
خلاقیت بیشتر با دورکاری
اما منظور از افزایش خلاقیت به‌عنوان یکی از مزایای دورکاری چیست؟ مطالعات بسیاری نشان می‌دهند که در شرایط آرامش فکری و نیز در محیط‌های آشنا، حس امنیت روانی انسان افزایش می‌یابد. احساسی که زمینه‌ساز افزایش خلاقیت خواهد شد. کارمندان دورکار معمولا چالش‌ها را ساده‌تر و سریع‌تر رفع می‌کنند. آنها همچنین این فرصت را خواهند داشت که برای بهبود بهره‌وری خود یا محل کارشان، چاره‌اندیشی کرده و پیشنهادهایی ارائه کنند. این مزیت به‌خصوص برای فریلنسرها اهمیت بیشتری دارد. چراکه آنها اساسا وارد پروژه‌هایی می‌شوند که بیشترشان، ماهیت حل مسئله دارند.
درآمد و موقعیت های شغلی بهتر
اما یکی از مهم‌ترین مزایای دورکاری برای کارمندان این است که آنها دیگر محدود به شرکت‌های شهر محل زندگی خود نیستند. آنها می‌توانند با پرورش توانمندی‌ها و بهبود زیرساخت‌های ارتباطی‌شان با بهترین شرکت‌های حوزه‌ی فعالیت خود در هر جای دنیا کار کنند و حتی درآمد دلاری داشته باشند. در این زمینه، سایت های فریلنسری خارجی فرصت‌های بسیار مناسبی فراهم آورده‌اند. کار با شرکت‌های بهتر و معتبرتر نیز درنهایت به معنی افزایش اعتبار و درآمد کارمند است.
انعطاف پذیری زمانی با دورکاری
به‌ویژه اگر فریلنسر باشید یا به‌صورت پاره‌وقت دورکاری کنید، از مزیت انعطاف‌پذیری زمانی هم برای برخوردار خواهید شد. در دوکاری لزوما ساعت کار معینی نخواهید داشت. می‌توانید پروژه تان را حتی در طول شب یا طی روزهای تعطیل نیز انجام دهید. البته در بسیاری از موارد، همچنان نیاز به هماهنگی با کارفرمای خود دارید.
درست به همین دلیل است که بسیاری از دانشجویان و حتی دانش‌آموزان امروز، مشاغل دورکار پاره‌وقت دارند. آنها می‌توانند به‌خوبی از اوقات فراغت خود استفاده کرده و حتی در مسیر رفت‌و‌آمد از مدرسه یا دانشگاه به انجام پروژه‌های خود با گوشی موبایل‌شان بپردازند. این مزیت البته، داشتن شغل دوم را نیز برای بسیاری از افراد ساده‌تر کرده است.
ادغام بهتر کار و زندگی
یکی از مزایای دورکاری، به‌خصوص برای انسان ماشینی‌شده‌ی امروز، القای نوعی حس زندگی به کار اوست. محیط خانه، لباس‌های راحت و حتی فرزند یا حیوان خانگی که در کنار شماست، می‌توانند چنین حسی به شما بدهند. این ادغام به مدیریت بهتر و به‌موقع امور زندگی به شما کمک می‌کند. جالب است بدانید که برخی از شرکت‌های High Tech مانند گوگل، حتی برای کارمندان حضوری خود نیز چنین شرایطی فراهم می‌کنند. یک فرد دورکار می‌تواند در طول روز، برخی امور خانه‌اش را نیز سامان دهد، به خرید برود، کمی استراحت کند، حتی آشپزی کند و به موقع وعده‌ی غذایی‌اش را بخورد. همچنین او دیگر نگران اعضای خانواده‌اش نیز نخواهد بود. البته لازم است که فرد، مهارت‌های مدیریت زمان را نیز فرا بگیرد تا بتواند به‌خوبی این تعادل را نگه دارد. در واقع برای مدیریت بهتر دورانی که دورکار هستیم، باید بدانیم چگونه زمان را مدیریت کنیم و وقت هدر ندهیم.
دورکاری یک فرهنگ کاری برد برد
در این مقاله تلاش کردیم به این سوال پاسخ دهیم که منظور از دورکاری چیست؟ همانطورکه گفتیم، این مدل ارتباط کاری، بیش از هرچیز، متکی به تکنولوژی، به‌خصوص اینترنت و نرم‌افزارهای ارتباطی بوده و برای همه‌ی مشاغل، قابل‌اجرا نیست.
بااین‌حال، بسیاری از مشاغل دانش‌محور امروز که در آنها کارمند، وظایفی دیجیتال برعهده دارد یا حداقل می‌تواند نتیجه‌ی کارش را به‌صورت دیجیتال ارائه کند، می‌توانند از مزایای دورکاری بهره‌مند شوند. مهم‌ترین این مزایا، کاهش هزینه، صرفه‌جویی در وقت، بهبود بهره‌وری، افزایش فرصت‌ها و انعطاف‌پذیری زمانی هستند که هم کارمند و کارفرما را منتفع می‌سازند. همچنین اگر دغدغه زیست محیطی داشته باشید، می‌توانید دورکاری را به‌عنوان یکی از راه های کاهش آلودگی هوا در نظر بگیرید. نظر شما درباره‌ی فرهنگ دورکاری چیست؟ آیا تجربه آن را به‌عنوان مدیر یا کارمند داشته‌اید؟
