بحران شیوع و همه گیری ویروس کرونا استفاده از جلسات مجازی و از راه دور را در همه جای دنیا گسترش داد. متأسفانه افزایش استفاده از جلسات مجازی خطرات امنیتی سازمان ها و شرکت ها را نیز افزایش داد. امنیت جلسات مجازی بسیار مورد اهمیت قرار گرفت. جلسات مجازی مستعد استراق سمع غیرمجاز، جاسوسی شرکتی، آزار و اذیت بلادرنگ و حتی خرابکاری و سرقت اطلاعات است. برای ایمن نگه داشتن جلسات محرمانه و از راه دور در محل کار، ضروری است که شرکت ها بهترین شیوه های استاندارد شده را در محل خود داشته باشند. در این مطلب به امنیت جلسات مجازی و راه کارهای ایجاد آن خواهیم پرداخت.
الوکام سامانه کلاس آنلاین ایرانی کاملا امن که میتوانید با خیال راحت، کلاس و جلسات آنلاین خود را به صورت مجازی برگزار کنید.
قبل از همه‌گیری کووید-۱۹، طبق آمار ۵۴ درصد از نیروی کار در نقاط مختلف جهان به طور منظم در کنفرانس‌های ویدئویی شرکت می‌کردند. با توجه به اینکه بحران همه گیری باعث شد افراد بیشتری از خانه کار کنند، این درصد به طور قابل توجهی افزایش یافت. برای اطمینان از امنیت جلسات مجازی یک سازمان باید اقدامات زیر را رعایت کند:
تصور نکنید که کاربران می دانند چه کاری انجام می دهند
بسیاری از کاربران با تجربه جلسات مجازی آشنا هستند ولی ممکن است ندانند که چگونه به شیوه ای امن در جلسات باید شرکت کنند. برای این منظور چک لیستی در مورد تجهیزات مورد نیاز، نحوه آماده شدن برای جلسه، نحوه ورود ایمن و نحوه رفتار در طول جلسات به همه شرکت کنندگان ارائه کنید.
همه چیز را از قبل تست کنید
بیش از نیمی از تیم ها برای برگزاری جلسه ۱۰ دقیقه یا بیشتر را برای تنظیم جلسه تلف می کنند. باید از همه شرکت کنندگان بخواهید تا تجهیزات خود را قبل از جلسه آزمایش کنند تا از کارکرد صحیح آنها اطمینان پیدا کنند. آنها همچنین برای اطمینان از کارکرد صحیح آنها قبل از شروع جلسه همچنین باید سرعت، امنیت و قابلیت اتصالات اینترنتی خود را بررسی کنند.
قوانین خاصی را تعیین کنید
تیم یا رهبر تیم باید قوانین خاص و مشخصی را برای کمک به برگزاری کارآمدتر جلسه تعیین کند و تمام شرکت کنندگان را روی مسائل مورد نظر متمرکز نگه دارد. این قوانین ممکن است شامل مواردی مانند عدم انجام چند کار با ویدیوها یا سایر برنامه‌ها، عدم بررسی ایمیل‌ها یا متن‌ها، و استفاده از دکمه بی‌صدا (میوت) در هنگام صحبت نکردن باشد.
قوانین اصلی باید در ابتدای جلسات مجازی بیان شود. همچنین همه جلسات باید یک دستور کار را قبل از زمان شروع آماده و منتشر کنند. این دستور کار به شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا زمان لازم را برای آماده‌سازی و جمع‌آوری هر گونه موادی که ممکن است برای جلسه نیاز باشد، داشته باشند و همچنین کمک می‌کند تا جلسه در مسیر درست خود بماند.
دادن تاییدیه به شرکت کنندگان
این اطمینان را داشته باشید که فقط شرکت کنندگان دعوت شده در جلسات شما گنجانده می شوند. برای این منظور، از همه شرکت کنندگان بخواهید که حضور خود را اعلام کنند. رهبر تیم برگزار کننده باید به طور کامل بر ورود افراد به جلسه از طریق سیستم نظارت کامل داشته باشد و از همه شرکت کنندگانی که به طور غیرمنتظره وارد جلسه می شوند سوال و درخواست پاسخ کند.
از سیاست های امنیتی سازمان خود پیروی کنید
همه مدیران و هدایت کنندگان جلسه باید اطمینان حاصل کنند که سیاست های امنیتی سازمان میزبان در طول جلسه مجازی به شدت رعایت می شود. اگر سازمانی سیاست های امنیتی مناسبی ندارد، باید آنها را طراحی و ایجاد کند.
بیشتر بخوانید: وبینار مارکتینگ چیست؟
اتاق های (Rooms) خاص به وجود آورید
چه یکبار و چه جلسات مکرر داشته باشید، ایجاد اتاق های خاص برای هر جلسه می تواند مفید باشد تا شرکت کنندگان مربوط را از قبل به هر یک از اتاق اضافه کنید. این کار نیز باعث می شود که جلسه به راحتی و با نهایت همکاری برگزار شود.
جلسه را ضبط نکنید!
جلسات باید به معنای واقعی کلمه رویدادهای “زنده” باشند!
به این معنی که آنها نباید ضبط شوند مگر اینکه برای ارجاع در جلسات آینده کاملاً ضروری باشد. اگر جلسه ای را ضبط می کنید، اطمینان حاصل کنید که ویدیو یا لینک ویدیو به صورت عمومی به اشتراک گذاشته نمی شود.
همه ویژگی های غیر ضروری را غیرفعال کنید
جلسات مجازی امروزی شامل ویدئو کنفرانس، اشتراک گذاری فایل، اشتراک گذاری صفحه نمایش، چت متنی و غیره است. همه این ویژگی‌ها خوب هستند، اما استفاده از آنها خطرات امنیتی بیشتری را برای رسیدگی ایجاد می‌کند. قبل از جلسه بررسی و ارزیابی کنید که تیم واقعاً به چه ویژگی‌هایی نیاز دارد و آن‌هایی را که ارزش کمتری دارند غیرفعال کنید.
محدود کردن افرادی که می توانند صفحه نمایش خود را به اشتراک بگذارند
صحبت از اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش است، زمانی که شرکت‌کنندگان به‌طور تصادفی آنچه را که در صفحه‌نمایششان است در طول یک جلسه گروهی به اشتراک می‌گذارند، خجالت‌آور است. افرادی که می‌توانند مواردی را به اشتراک بگذارند محدود کنید تا غافلگیری‌های غیرمنتظره را به حداقل برسانید! مثل اشتراک‌گذاری ناخواسته اطلاعات حساسی که ممکن است روی صفحه نمایش آنها باشد.
بستری مناسب برای جلسات مجازی انتخاب کنید
مهم ترین کاری که می توانید برای اطمینان از حداکثر امنیت جلسات مجازی انجام دهید، انتخاب یک پلتفرم جلسه امن است. به دنبال پلتفرمی مانند “الوکام” باشید که همه ویژگی‌های مشترک مورد نیاز و همچنین امکانات کلاس آنلاین را ارائه می‌کند، رمزگذاری، نظارت عالی و … با استفاده از این پلتفرم مطمئن خواهید بود که هکرها و مجرمان سایبری نمی‌توانند به ارتباطات جلسه٫فایل ها و سایر داده ها دسترسی پیدا کنند.
“الوکام”را برای جلسات خود انتخاب کنید!
“الوکام” یک پلتفرم قوی و امن برای جلسات مجازی و ارتباطات آنلاین است.
رمز گذاری، اتصال قوی و بدون قطعی، پشتیبانی مطمئن و بسیاری از ویژگی های دیگر باعث شده است تا پلتفرم کاملا ایرانی “الوکام” به سرعت در حال تبدیل شدن به پلتفرم انتخابی امن برای ایجاد کلاس مجازی و همچنین جلسات مجازی همه سازمان‌ها و موسسات باشد .
برای برگزاری وبینار‌های خود با شماره ۰۲۱۹۱۰۷۰۳۱۴ تماس حاصل نمایید و یا برای دریافت سرویس رایگان روی دکمه زیر کلیک نمایید.
