یکی از مهم‌ترین ارکان برگزاری جلسه، تعیین هدف برای آن است. با آنلاین‌شدن هرچه بیشتر جلسات و نشست‌ها در سال‌های اخیر، تعیین اهداف جلسه آنلاین و چاره‌اندیشی برای دستیابی به آن‌ها یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها، شرکت‌ها و افراد بوده است. می‌توان گفت که اهداف جلسه در ماهیت، وابستگی چندانی به آنلاین یا حضوری بودن آن ندارند؛ اما در جزئیاتی مانند بزرگی و کوچکی، ریزهدف‌ها و تکنیک‌های تحقق آن‌ها و غیره می‌توانند متفاوت باشند.
در این مقاله ابتدا انواع اهداف جلسه آنلاین را معرفی می‌کنیم. در ادامه نیز راه‌کارهایی برای بهبود روند دستیابی به آن‌ها در یک جلسه آنلاین ایرانی، ارائه خواهیم کرد. درصورتی‌که قصد برگزاری جلسه‌ای آنلاین در آینده را دارید با ما همراه شده و ضمن تعیین اهداف قابل‌دستیابی، مسیر تحقق آن‌ها را نیز برای خود هموار نمایید.
هفت نوع از اهداف جلسه آنلاین
پیش از تعیین اهداف جلسه آنلاین باید با انواع کلی اهداف تشکیل جلسه آشنا شوید که در ادامه، هفت مورد از آن‌ها را معرفی می‌کنیم.
برنامه ریزی
یکی از مهم‌ترین اهدافی که بخصوص جلسات سازمانی می‌توانند داشته باشند اهداف مربوط به برنامه‌ریزی است. تیم‌ها و بخش‌های مختلف سازمان که با هم و به‌صورت وابسته به هم کار می‌کنند، می‌توانند چنین جلساتی را برگزار کنند. می‌توانید این جلسات را در ابتدای هفته، ماه یا نهایتا هر سه ماه با اعضایی از سازمان که با آن‌ها در ارتباط هستید برگزار کنید. پیش از برگزاری جلسات آنلاین با چنین اهدافی، اعضا باید گزارش کار، پیشنهادها، برنامه‌ها و اسناد و مدارک مربوط به آن‌ها را با خود به همراه داشته باشند.
حل مسئله
حل یک چالش فوری یا قدیمی در سازمان یا کسب‌وکار نیز می‌تواند هدف برگزاری یک جلسه‌ي آنلاین باشد. چنین جلساتی معمولا در یک یا چند سری پشت سر هم و در صورت نیاز حتی پس از حل مسئله نیز برگزار می‌شوند. در پاره‌ای موارد، برگزاری جلسه‌ای با این هدف فوریت می‌یابد.
ایجاد طوفان فکری یکی از اصلی‌ترین اتفاقاتی است که در یک جلسه با هدف حل مسئله می‌افتد و مدیر جلسه نیز باید در این راستا تلاش کند. لازم به توضیح است که منظور از مسئله، تنها یک مشکل یا معضل نیست؛ بلکه حتی جلسات توسعه‌ای نیز می‌توانند تحت این عنوان برگزار شوند.
تصمیم گیری
یکی دیگر از اهداف جلسه آنلاین ، تصمیم‌گیری در خصوص موضوعی خاص است. تصمیم‌گیری‌ها معمولا فوریت دارند و آنلاین‌شدن جلسات کمک می‌کند که مدیران حتی با وجود فاصله‌ي مکانی بتوانند در آن‌ها شرکت کنند. معمولا در ابتدای تاسیس یک کسب‌وکار به جلسات متعددی با چنین اهدافی نیاز خواهید داشت که مدیران، اعضای هیئت‌مدیره یا اعضای مجمع عمومی باید در آن حضور یابند.
در جلسات آنلاینی که با هدف تصمیم‌گیری برگزار می‌شوند معمولا تعامل افراد زیاد است بنابراین باید از نرم‌افزارهایی استفاده کنید که سرعت خوبی داشته و امکاناتی مانند نظرسنجی و رای‌گیری را برای شما امکان‌پذیر می‌کنند.
توسعه روابط و فرهنگ سازی
به‌ویژه اگر سازمان خود را به‌تازگی تاسیس کرده باشید یا افراد جدیدی به آن پیوسته باشند باید جلساتی برای معرفی فرهنگ سازمانی و توسعه‌ي روابط خود با کارکنانتان تشکیل دهید. در سال‌های اخیر که دورکاری، تبدیل به یکی از بازیگران اصلی عرصه‌ي کسب‌وکار شده، برگزاری جلسات برون‌سازمانی آنلاین نیز اهمیت بیشتری پیدا کرده است. از دیگر کارکردهای تعیین اهداف این‌چنینی، تقویت روحیه‌ي سازمانی، یادآوری و تشریح قوانین قدیمی و جدید سازمان است. اگر اعضای جلسه‌ي آنلاین شما جدید هستند، لازم است که قوانین برگزاری جلسات را از قبل برای آن‌ها ارسال کنید.
انجام یک مسئولیت خاص
به جلساتی که با هدف انجام یک کار خاص برگزار می‌شوند، به‌طور ساده، جلسات کاری گفته می‌شود. تحقق اهداف جلسه آنلاین کاری، نیازمند برخورداری اعضا از ابزارهای دیجیتال پیشرفته‌تر و اینترنت پرسرعت و مطمئن است. تعامل در چنین جلساتی بسیار بالاست؛ هرچند که ممکن است در طول جلسه، همه‌ي اعضا دقایقی به کار خود مشغول باشند. پیش از برگزاری نیز باید موضوعات جلسه را به اطلاع اعضا برسانید. این جلسات درواقع اتاق‌های کار گروهی هستند که به‌صورت آنلاین برگزار می‌شوند.
ارائه بازخورد، انتقاد و پیشنهاد
یکی از بهترین اهداف جلسه آنلاین می‌تواند ارائه‌ي بازخورد و دریافت انتقاد و پیشنهاد باشد. در این جلسات، افراد درگیر در یک موضوع که شناخت خوبی نسبت به آن دارند، گرد هم جمع شده و تجربه‌ی خود را از تعامل با آن با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند. برگزاری چنین جلسه‌ای به‌خصوص با مشتریان و افرادی که با سازمان شما از بیرون کار می‌کنند می‌تواند مفید باشد.
ارزیابی و بررسی عملکرد
یکی از مهم‌ترین اهداف جلسه آنلاین ، بررسی روند انجام یک فعالیت خاص، نتایج تصمیمات اتخاذ و اجراشده یا عملکرد افراد است. در چنین جلساتی معمولا آمارها و ارقام ارائه‌شده و افراد به بحث و تبادل‌نظر می‌پردازند. اگر این جلسه را آنلاین برگزار می‌کنید، مهم است که پلتفرم شما از امکانات تحلیلی و نیز امکان به اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش برخوردار باشد.
در انواع جلسه‌هایی که با هدف ارزیابی و عملکرد برگزار می‌شوند، افراد متخصصی که با پروژه در تعامل نزدیک هستند شرکت می‌کنند. در این جلسات که در پایان کل یک پروژه یا مراحل مختلف آن برگزار می‌شوند، ارائه‌ي گزارش نیز معمول است.
راه‌کارهایی برای تحقق اهداف جلسه آنلاین
همان‌طور که گفتیم، امروزه بسیاری از جلسات به‌صورت آنلاین برگزار می‌شوند. مدل همکاری دورکاری، محدودیت‌های زمانی و مکانی و نیز محدودیت‌های اضافه‌ای که بیماری کرونا به جوامع تحمیل کرد از اصلی‌ترین دلایل رونق بیشتر این شکل از جلسات هستند. در کنار مزایای متعدد این روش برگزاری جلسه، مدیریت و متعاقبا دستیابی به اهداف آن نیز مشکل‌تر شده است. اما با رعایت راه‌کارهایی که در ادامه می‌آوریم، می‌توانید نتایج بسیار خوبی از جلسات آنلاین خود بگیرید.
تعیین اهداف شفاف
اینکه افراد سازمان یا کسب‌وکار شما فرصت نمی‌کنند در جلسات به‌صورت مرتب شرکت کنند نباید بهانه‌ای برای تعیین اهداف متعدد برای یک جلسه شود. اهداف جلسه آنلاین باید شفاف، مشخص و قابل‌دستیابی باشند. از تعیین اهداف بسیار کلی که در طول جلسه نیاز به توضیح زیاد دارند، خودداری کنید. در عوض، یک هدف بزرگ را به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم کرده و به هرکدام، جلسه‌ای اختصاص دهید.
در نظر گرفتن شرایط اعضا
حال، سوال بسیاری از مدیران با توجه به ضیق وقت همکاران و کارمندانشان این است که بدون هدف‌گذاری کلی، چطور جلسه برگزار کنم؟ برای موضوع ضیق وقت باید راه‌کارهای دیگری را در نظر بگیرید که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:
- برگزاری جلسه در زمانی که برای اکثریت مناسب است
- برگزاری جلسه تنها با حضور افراد ضروری
- ضبط وبینار یا جلسه آنلاین و ارسال فایل آن برای افراد غایب
- برگزاری جلسه تنها برای اهدافی که واقعا نیاز به برگزاری جلسه دارند
تناسب اهمیت و بزرگی هدف با مختصات جلسه
هدف جلسه شما باید با توجه به مختصات زیر تعیین شود:
- میزان آشنایی افراد با موضوع جلسه
- مدت‌زمان جلسه
- تعداد افراد شرکت‌کننده
- سمت افراد شرکت‌کننده در جلسه
اما شاید مهم‌ترین عاملی که بتواند در تعیین بزرگی و اهمیت اهداف جلسه آنلاین به شما کمک کند، تجربیات قبلی‌تان در برگزاری جلسه باشد.
برنامه ریزی برای جلسه
یکی از مهم‌ترین راه‌کارهای تحقق اهداف جلسه آنلاین ، برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان جلسه است. این موضوع به دلیل مشکلات فنی که ممکن است در جلسه آنلاین پیش بیاید، اهمیت بیشتری دارد. برای هر یک از تیترهایی که باید به آن‌ها پرداخته شود یا سخن‌رانان، مدت‌زمان مشخصی تعیین کرده و به آن پایبند باشید.
مدیریت جلسه آنلاین به‌ویژه با افزایش تعداد شرکت‌کنندگان ممکن است نیازمند به یک تیم باشد. در صورت لزوم، این تیم را تشکیل داده و برای آن‌ها یک راه ارتباطی خارج از جلسه تعیین کنید. همچنین لازم است که قوانین جلسه و قوانین کلاس آنلاین را پیش از برگزاری برای همه‌ي شرکت‌کنندگان ارسال کرده و در ابتدای جلسه نیز مروری بر آن‌ها داشته باشید.
استفاده از نرم‌افزاری با امکانات مدیریتی کافی نیز می‌تواند در این زمینه به کمک شما بیاید. از مهم‌ترین این امکانات، حذف و اجازه‌ي ورود و خاموش‌کردن میکروفون شرکت‌کنندگان است. برای پیشگیری از مشکلات احتمالی نیز حتما یک گزینه‌ی دوم برای اینترنت پیش‌بینی کرده و از صحت عملکرد نرم‌افزار و سخت‌افزارهای خود مطمئن شوید.
پیش از برگزاری جلسه، تعیین هدف برای آن یکی از مهم‌ترین کارهایی است که باید انجام دهید. شاید موضوع و محور کلی جلسه را بدانید؛ اما هدف، یک عبارت دقیق است که باید بتوانید آن را به‌صورت شفاف و دقیق روی کاغذ بیاورید. پیش از هر چیز باید بدانید که انواع اهداف جلسه چیست؟ به این سوال در این مقاله با برشمردن هفت نوع هدف برای جلسه پاسخ دادیم.
با توجه به دشواری بیشتر دستیابی به اهداف جلسه آنلاین نسبت به جلسات حضوری، نیاز است که علاوه بر رعایت شفافیت، اهمیت و اندازه اهداف را متناسب با مختصات جلسه تعیین کنید و در برگزاری جلسه، شرایط اعضا را تا جای ممکن در نظر بگیرید. داشتن برنامه‌ریزی مناسب نیز قطعا به تحقق اهداف برگزاری جلسه کمک می‌کند.
