اگر تجربه تدریس مجازی یا برگزاری کنفرانس آنلاین را داشته باشید می‌دانید که مدیریت جلسه آنلاین، کار چندان ساده‌ای نیست. درحالی‌که در کلاس‌های حضوری، ارتباط فیزیکی با مخاطبان به کنترل جلسه کمک می‌کند؛ در کلاس آنلاین، چنین امکانی را ندارید. حواس‌پرتی شرکت‌کننده‌ها، احتمال عدم حضور آنها، تداخل در صحبت کردن و بدرفتاری‌های دانش‌آموزان، ازجمله چالش‌هایی هستند که در جلسات مجازی با آنها برخورد دارید.
اما چطور می‌توان از این چالش‌ها عبور کرد؟ نقش تکنولوژی در مدیریت جلسه آنلاین چیست؟ آیا راه‌کارهای مدیریتی جلسات حضوری در اینجا هم می‌توانند، جوابگو باشند؟ در این مقاله به این سوالات پاسخ خواهیم داد. برای این منظور ابتدا چالش‌های مدیریت جلسه آنلاین را مرور کرده و سپس به معرفی ۱۰ مورد از مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت جلسه آنلاین می‌پردازیم. با ما همراه باشید و از این به بعد، جلسات آنلاین حرفه‌ای‌تری برگزار کنید.
هرچقدر هم که به مطالبی که قرار است در جلسه آنلاین ارائه دهید مسلط بوده و تجهیزات سخت‌افزاری حرفه‌ای فراهم آورده باشید، باز هم نمی‌توانید از چالش‌های کنترل جلسه آنلاین در امان بمانید. بااینکه چالش‌های هر جلسه، بسته به نوع مخاطبان و محتوای آن می‌توانند منحصربه‌فرد باشند؛ اما برخی از آنها عمومی هستند.
فقدان تعامل فیزیکی
همان‌طور که در مقدمه هم اشاره کردیم، عدم تعامل فیزیکی و رودررو با مخاطبان، اولین چالش مدیریت جلسه آنلاین است. در یک رویداد آنلاین، این خطر وجود دارد که ارتباط حسی و ذهنی مخاطب با شما به‌طور کامل از بین برود. این خطر به‌ویژه با کاهش سن مخاطبان افزایش می‌یابد. اتفاقی که درنهایت می‌تواند به بی‌حوصلگی، کاهش یادگیری، کاهش مشارکت، خستگی و حتی غیبت منجر شود.
حواس پرتی
در یک کلاس حضوری، احتمال حواس‌پرتی، بسیار کمتر از کلاس‌های آنلاین است؛ چراکه محیط همه‌ی افراد یکسان است. هر عامل بیرونی که شما به‌عنوان برگزارکننده‌ی جلسه احتمالا از آن بی‌خبر هستید، می‌تواند حواس مخاطب را تا مرحله‌ی قطع کامل ارتباط ذهنی و حسی او با جلسه پرت کند.
چالش های تکنولوژیکی
از مهم‌ترین ارکان جلسه آنلاین زیرساخت‌های تکنولوژیکی هستند. قطعی اینترنت، مشکلات سخت‌افزاری و حتی عدم دانش کافی از نحوه‌ی تعامل با سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای برگزاری جلسات آنلاین، می‌تواند زمان و انرژی زیادی از شما بگیرید.
تکنیک های مدیریت جلسات آنلاین
مدیریت جلسه آنلاین ، اگرچه به دانش، تمرین و تجربه نیاز دارد؛ اما غیرممکن نیست. مطالعه‌ی یک یا چند کتاب مدیریت جلسات می‌تواند در این زمینه کمک مفیدی به شما بکند. در این بخش نیز ده فن اداره جلسه مجازی را به‌طور خلاصه مرور می‌کنیم.
کاهش عوامل حواس پرتی
تا جای ممکن باید محیط کلاس مجازی را برای همه‌ی افراد، یکسان‌سازی کنید. بااینکه شما و مخاطبان در محیط‌های فیزیکی متفاوتی هستید؛ اما می‌توانید با کاهش عوامل حواس‌پرتی، محیط یکسان‌تری بسازید. برای این منظور، اقدامات زیر می‌تواند مفید باشد:
- مخاطبان و خودتان تا جای ممکن در محیطی دور از دیگران قرار بگیرید.
- تلفن‌های همراه و هر دستگاه الکترونیک دیگر باید در فاصله‌ای دور و در حالت سایلنت قرار بگیرند.
- حیوانات خانگی و اسباب‌بازی‌ها (برای مخاطبان خردسال) باید از محیط کلاس دور باشند.
- صفحه‌‌ی دسکتاپ خود و مخاطبینان باید تا جای ممکن، خلوت و عاری فایل‌های متفرقه باشد.
- از پدر و مادر دانش‌آموزان بخواهید که محیطی مجزا و ساکت برای کلاس آنلاین فرزندشان فراهم کنند.
انتخاب لباس مناسب
یکی از اصول شرکت در جلسه آنلاین، این است که با لباس مناسب در کلاس حاضر شوید. به‌خصوص اگر مخاطب شما دانش‌آموز، کودک، نوجوان یا دانشجوست برای این منظور باید قانونی تعیین کرده و به آنها اعلام کنید. خودتان نیز لباس مناسب و مرتب بپوشید.
هرگز با تصور اینکه چین‌وچروک یا لکه‌ی لباس شما در دوربین معلوم نمی‌شود، لباس‌های نامناسب نپوشید. پوشیدن چنین لباسی در درجه‌ی اول روحیه‌ی شما را پایین آورده و درجه‌ی جدیت کلاس و اعتمادبه‌نفس‌تان را کاهش می‌دهد. همچنین هرگز با این فرض که تنها بالاتنه‌ی شما در دوربین مشخص است، پیژامه نپوشید!
تعیین قوانین انضباطی شفاف و دقیق
تعیین قوانین برگزاری جلسات آنلاین به شکل دقیق و شفاف، یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت جلسه آنلاین است. این قوانین، شاید با کلاس حضوری کمی متفاوت باشند و مهم‌ترین آنها شامل موارد زیر هستند:
- خاموش کردن میکروفن هنگام صحبت کردن دیگران
- روشن گذاشتن دوربین
- نحوه‌ی درخواست برای پرسش سوال یا ترک موقت کلاس
- جریمه‌های مربوط به ایجاد اختلال در نظم کلاس
- نحوه‌ی ارسال تکالیف
- عدم ارسال فایل‌های متفرقه در محیط برگزاری کلاس
- نحوه‌ی حضوروغیاب
این موارد عمدتا از وظایف رئیس جلسه هستند که می‌تواند آموزگار جلسه نیز باشد. این قوانین را به همراه هرآنچه رعایت آنها در جلسه الزامی است نوشته و به شکل یک فایل PDF، ویدئویی یا صوتی برای مخاطبان، پیش از برگزاری جلسه ارسال کنید. از آنها بخواهید که به موارد مطرح شده در فایل توجه داشته باشند. ارسال این فایل برای والدین دانش‌آموزان نیز ضروری است.
برخورد با دوربین مانند یک انسان
یک تکنیک مهم مدیریت جلسه آنلاین ، این است که دوربین را مخاطب خود بدانید. به‌جای صورت مخاطبان به سنسور دوربین نگاه کنید. به‌این‌ترتیب، ارتباط چشمی شما با مخاطب حفظ می‌شود. به دوربین لبخند بزنید و در ارتباط با آن، درست مانند یک انسان از زبان بدن خود استفاده کنید.
توجه به وضعیت اینترنت و سخت ا‌فزارهای مخاطبان
پیش از برگزاری کلاس آنلاین، حداقل سرعت اینترنت، سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای لازم را به اطلاع مخاطبان خود برسانید تا همه‌ی افراد، امکانات و محدودیت‌های یکسانی داشته باشند. بااین‌حال در خصوص مدارس، دانشگاه‌ها و کلاس‌های رسمی، شاید ناهماهنگی‌های بیشتری را در این زمینه شاهد باشید.
برای مدیریت جلسه آنلاین از جهات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، می‌توانید نکات زیر را به کار ببندید:
- محتوای خود را بیشتر به‌صورت متنی یا صوتی ارائه دهید.
- از نرم‌افزارها و پلتفرم‌هایی استفاده کنید که در موبایل نیز اجرا می‌شوند.
- پیش از کلاس از مخاطبان بخواهید که سرعت اینترنت و سخت‌افزارهایشان را برای شما ارسال کنند که بتوانید بهتر برنامه‌ریزی کنید.
- از پلتفرم‌های ساخت جلسه آنلاین ایرانی استفاده کنید که به سرعت اینترنت کمتری نیاز دارند و خود دارای پهنای باند قوی هستند.
- ارتباط صوتی بیشتری با مخاطبان داشته باشید که در صورت لزوم قطعی تصویر، همچنان از حضور فعال آنها مطمئن باشید.
- فایل‌های تصویری یا با حجم بالا را پیش از برگزاری جلسه در محیط کلاس آپلود کرده و از مخاطبان بخواهید آنها را دانلود و مطالعه یا مشاهده کنند.
استفاده از امکانات مولتی مدیا
یکی از محاسن و فرصت‌های آموزش مجازی، امکان استفاده‌ی آسان و سریع از فایل‌های مدیایی است. حتما در طرح درس خود، جایی برای استفاده از این فایل‌ها باز کنید. به‌این‌ترتیب، کلاس، جذاب‌تر شده و چشم مخاطب شما از نگاه کردن به صفحه‌ای یکنواخت از متن یا تصویر شما خسته نمی‌شود. برای این منظور، صفحه‌نمایش خود را به اشتراک گذاشته یا از لینک‌های وب‌سایت‌ها و بارگذاری فایل استفاده کنید. تهیه‌ی فایل‌های پاورپوینت و اینفوگرافی جذاب را هم فراموش نکنید. این تکنیک به انتقال بهتر و سریع‌تر منظور شما کمک می‌کند.
تعاملی کردن کلاس آنلاین
دیگر تکنیک مهم مدیریت جلسه آنلاین ، تعاملی کردن کلاس است. به‌طور خلاصه باید بگوییم که در جلسه، متکلم وحده نباشید. بخش‌هایی از جلسه را به مشارکت مخاطبان اختصاص دهید. از آنها بخواهید که کنفرانس‌های کوتاهی تهیه و ارائه کنند. بحث‌هایی به راه بیندازید و از افراد بخواهید که به‌نوبت در آن شرکت کنند. طراحی تمرین‌ها و فعالیت‌های گروهی نیز می‌تواند راه‌کار دیگری برای ایجاد تعامل در کلاس آنلاین باشد.
استفاده از علائم قراردادی
یکی از هوشمندانه‌ترین تکنیک‌های مدیریت جلسات آنلاین ، تعیین علائم قراردادی و اعلام آنها به مخاطبان پیش از برگزاری کلاس است. این تکنیک به‌ویژه در مدیریت جلسات سازمانی ، جلسات مدارس و دانشگاه‌ها مفید است؛ چراکه اعضای این جلسات معمولا زبان سازمانی و آموزشی مشترکی نیز در خارج محیط کلاس دارند. به‌طور مثال، علامت دفترچه‌ی یادداشت می‌تواند نشان‌دهنده‌ی زمان نوشتن جزوه باشد و علامت فنجان قهوه می‌تواند برای زمان استراحت استفاده شود.
تعیین بخشی جداگانه برای سوالات
به‌خصوص اگر سرعت اینترنت پایین باشد، ممکن است بالا بردن دست، روشن کردن میکروفن و طرح پرسش به‌صورت صوتی، زمان‌بر شود. توصیه می‌شود از نرم‌افزارهایی برای برگزاری کلاس مجازی خود استفاده کنید که دارای بخش چت جداگانه، برای پرسش سوالات هستند. به‌این‌ترتیب، مطمئن می‌شوید که همه‌ی افراد، سوالات خود را پرسیده‌اند و شما نیز به آنها جواب داده‌اید. با این کار، مخاطب می‌تواند حتی در حین صحبت شما و دیگران نیز سوالش را مطرح کند.
یکسان سازی بیشتر محیط
در صورت امکان، می‌توانید از یکسان‌سازی محیط برای مدیریت کلاس آنلاین خود استفاده کنید. برای این منظور از مخاطبان بخواهید که در محیطی با ویژگی‌های یکسان بنشینند. ویژگی‌های این محیط باید بر اساس محتوا و ماهیت کلاس باشد. به‌طور مثال، می‌توانید درخواست کنید که همه در محیطی با دیوار سفید، در کنار گل و گیاه، یا پشت به کتابخانه بنشینند.
برگزاری جلسه آنلاین به مهارت‌های جدیدتری نسبت به جلسه حضوری نیاز دارد. علاوه بر مهارت‌های مربوط به طرح و ارائه‌ی درس، مدیریت جلسات آنلاین نیز از اهمیت بسیاری برخوردار است. برای کسب این مهارت، ابتدا باید با چالش‌های آموزش مجازی آشنا باشید که مهم‌ترین آنها عدم تعامل فیزیکی، حواس‌پرتی و چالش‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری هستند.
در این مقاله، ۱۰ تکنیک مدیریت جلسه آنلاین را معرفی کردیم. این تکنیک‌ها همگی حول موضوعاتی مانند یکسان‌سازی محیط کلاس، مشارکت بیشتر، تعاملی کردن کلاس، حفظ نظم و رعایت قوانین جلسه هستند. تلاش کنید آنها را متناسب با محتوا، ماهیت و مخاطبان جلسه خود، بومی‌سازی کنید. اجرای بهینه‌ی این تکنیک‌ها نیازمند تجربه و مداومت است.
