نفوذ اینترنت به عرصه‌های روابط انسانی، آموزش و نیز کسب‌وکار، سبب به وجود آمدن پدیده‌ای به نام وبینار شده است. در حالی که به نظر می‌رسد نحوه برگزاری وبینار شاید به فشردن چند دکمه خلاصه شود، درواقع این‌طور نیست. برگزاری موفق یک وبینار، به‌دوراز مشکلات تکنیکی و نیز کسب نتایج مورد انتظار از آن به آگاهی از اصول و نکاتی مهم نیاز دارد.
به دلیل اهمیت موضوع نحوه برگزاری وبینار، این مقاله را به آموزش ساخت وبینار و برگزاری آن اختصاص داده‌ایم. این آموزش، ده مرحله اساسی دارد که از پیش از وبینار تا پس از آن را در بر می‌گیرد. در پایان این مقاله، خواهید توانست کیفیت این فعالیت آنلاین خود را به‌خوبی ارتقا دهید.
اولین بخش آموزش ایجاد وبینار مربوط به انتخاب به تیم اجرایی است. اجرا و مدیریت یک وبینار موفق به سه بازیکن اصلی نیاز دارد که عبارت‌اند از:
- سازمان‌دهنده. این فرد یا افراد، مسئول تولید محتوا برای وبینار هستند. درواقع، آن‌ها هستند که تعیین می‌کنند وبینار باید شامل چه مطالبی باشد. در درجه بعدی آن‌ها مسئول یافتن سخنران مناسب و سپس تبلیغ برای وبینار محسوب شده و ثبت‌نام و ارتباط با شرکت‌کنندگان در ابتدا و انتهای وبینار نیز بر عهده آن‌هاست.
- ارائه‌دهنده یا سخنران. این فرد یا افراد، مسئولیت ارائه محتواهای تولیدشده توسط سازمان‌دهنده را بر عهده دارند. درواقع، این افراد هستند که مخاطبان در طول وبینار با آن‌ها بیشترین ارتباط را داشته و باید به‌خوبی بر موضوع تسلط داشته باشند. برنامه‌ریزی برای ارائه مطلب، تهیه گزارش از جلسه و عیب‌یابی از آن از دیگر مسئولیت‌های آن‌هاست.
- دستیار. این فرد نحوه برگزاری وبینار ازنظر تکنیکی را رصد کرده و در صورت وجود مشکلات فنی مانند صدا و تصویر آن‌ها را مدیریت می‌کند. او همچنین در مدیریت جلسه آنلاین، مانند زمان‌بندی و پرسش و پاسخ نیز دخالت دارند.
انتخاب فرمت وبینار
بسته به موضوع، مخاطبان و نیز نوع ارتباط شما با آن‌ها باید شکلی از اشکال وبینار را انتخاب کنید. این فرمت باید در عین اینکه جذاب است، بتواند به‌خوبی در انتقال محتوا به شما کمک کند. چهار شکل اصلی نحوه برگزاری وبینار عبارت‌اند از:
- سخنرانی. در این شکل، شما یک سخنران تقریبا متکلم وحده هستید. می‌توانید زمان‌هایی برای پرسش و پاسخ نیز تعیین کنید. این فرمت برای وبینارهایی با شرکت‌کنندگان اندک مناسب است.
- مصاحبه‌ای. در این شکل، سوالاتی از پیش تعیین‌شده از مخاطبان پرسیده شده و در حالی که هر شرکت‌کننده در حال پاسخ‌گویی است، بقیه به او گوش می‌دهند. این روش ایجاد وبینار ، بسیار جذاب بوده و مشارکت بالایی دارد.
- مباحثه‌ای. در این شکل که به آن پانلی نیز گفته می‌شود، چندین سخنران حضور دارند که در مورد موضوعی از پیش تعیین‌شده صحبت می‌کنند. سازمان‌دهنده این وبینار، وظیفه تقسیم زمان و مدیریت جلسه را بر عهده دارد.
- پرسش و پاسخ. این نحوه برگزاری وبینار کمی شبیه به روش مصاحبه‌ای است؛ با این تفاوت که در اینجا سوالاتی نیز از مخاطبان دریافت می‌شود. این فرمت می‌تواند به‌عنوان بخشی از هریک از فرمت‌های دیگر نیز در نظر گرفته شود. بهتر است، سوالات را پیش از برگزاری رویداد از مخاطبان دریافت کنید.
تولید محتوای وبینار
یکی از مهم‌ترین مراحل نحوه برگزاری همایش آنلاین ، تولید محتوای مناسب با موضوع و مخاطب است. لازم به ذکر است که برای تجربه یک وبینار موفق، بهتر است موضوعی جذاب داشته باشید یا حداقل آن را به شکلی جذاب، عنوان‌بندی و تنظیم کنید. در غیر این صورت، پویایی و مشارکت وبینار شما کاهش خواهد یافت.
توصیه می‌شود وبینار خود را حول موضوعی خاص و نه کلی و مبهم برگزار کنید. بااین‌حال، درجه تخصصی شدن بحث را باید با توجه به سطح مخاطبان خود تعیین نمایید. در محتوای خود حتما از آخرین آمار و روندهای دنیا در زمینه موردبحثتان صحبت کرده و ذکر مثال و مقایسه‌های مفید را نیز فراموش نکنید. در مبحث آموزش برگزاری وبینار برای انتخاب موضوع جذاب، معیارهای زیر معرفی می‌شوند:
- محتواهای وبلاگی از پیش تولیدشده که ترافیک بالایی جذب کرده‌اند.
- موضوعاتی که دیگر وبینارها توانسته‌اند در آن‌ها موفق عمل کنند و مشارکت بالایی داشته باشند.
- جستجوهای پرطرفدار در موتورهای جستجو و سوالات مهم مربوط به آن‌ها
- نقاط قوت شما یا سازمانتان که شما را از رقبایتان متمایز می‌کنند.
- نظرسنجی‌های انجام‌شده از مخاطبان
بیشتر بخوانید: مشکل صدا در کلاس مجازی با گوشی
آماده‌سازی فایل‌های وبینار
نحوه برگزاری وبینار در بسیاری از موارد ایجاب می‌کند که از فایل‌های صوتی و تصویری در طول برگزاری جلسه استفاده کنید. حتی اگر این کار برای شما اجباری نیست؛ تا جای ممکن از آن استفاده کنید؛ چراکه قطعا وبینار شما را جذاب‌تر و پربازده‌تر خواهد کرد. برای این منظور حتما تصاویر و فیلم‌های باکیفیت تهیه‌کرده و آن‌ها را نام‌گذاری کنید که مبادا در حین جلسه، دچار سردرگمی نشوید.
فایل‌های متنی خود را نیز به شکلی تنظیم کنید که مرتب و ازنظر، بصری خوانا و زیبا باشند. یک اسلایدبندی مفید و استاندارد، شامل موارد زیر است اما می‌توانید با توجه به سلیقه و نیازهای خود، مواردی را به آن اضافه یا از آن کم کنید:
- خوش‌آمدگویی
- توضیح مقررات جلسه، زمان شروع و پایان
- سرفصل‌های جلسه
- مختصری از موضوعاتی که قرار است پوشش دهید
- اسلایدهای اصلی محتوای وبینار
- جمع‌بندی
- منابع
- تشکر
انتخاب پلتفرم برگزاری وبینار
بهترین پلتفرم برگزاری وبینار را با توجه به محتوا، نحوه برگزاری وبینار، مخاطبان و دیگر معیارهای ممکن انتخاب کنید. ترجیحا از پلتفرم‌های تخصصی وبینار استفاده کنید که شامل امکانات زیر باشند:
- کنترل صدا و تصویر مخاطبان
- حضوروغیاب
- امکان ضبط جلسه ترجیحا بدون نیاز به نصب برنامه جدید یا افزونه
- امکان به اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش به اشکال مختلف مانند یک نرم‌افزار یا یک صفحه از مرورگر
- امکان نظرسنجی
- پهنای باند کافی با توجه به حجم وبینار شما
- تخته وایت‌برد
- آموزش صفر تا صد برگزاری وبینار در همان پلتفرم
- پشتیبانی در لحظه
- سرعت و کیفیت بالای صدا و تصویر
- امکان تست صدا و تصویر
- رابط کاربری آسان
همچنین با توجه به مطرح بودن مسئله قیمت وبینار در پلتفرم‌های مختلف، توصیه می‌کنیم از پلتفرم‌هایی استفاده کنید که امکان برگزاری جلسه رایگان را پیش از خرید بسته‌های برگزاری وبینار به شما می‌دهند.
تهیه و تنظیم سخت‌افزارهای لازم
وبینار نیز مانند سمینار یا کنفرانس در یک فضای فیزیکی، نیازمند تجهیزات متعددی است. غیرازاینکه باید از کیفیت اینترنت خود و دیگر سخنرانان جلسه مطمئن شوید؛ باید سخت‌افزارهای مناسب را نیز فراهم بیاورید. از مهم‌ترین این تجهیزات، موارد زیر هستند:
- دوربین با کیفیت HD با یا بدون سه‌پایه
- میکروفن و هدست
- لپ‌تاپ یا کامپیوتر با قابلیت پردازش و گرافیک تصویر بالا
- تجهیزات نورپردازی
- ابزارهای کمک‌آموزشی مانند قلم نوری
همچنین دقت داشته باشید که هریک سخت‌افزارهای شما به‌اندازه کافی شارژ داشته باشند. در صورت امکان برای هرکدام از آن‌ها تجهیزات ذخیره‌ای نیز داشته باشید تا در صورت بروز اشکال فنی در نحوه برگزاری وبینار شما اختلالی پیش نیاید.
اما تجهیزات لازم برای ایجاد وبینار تنها به تجهیزات الکترونیک و کامپیوتری مربوط نمی‌شوند. سعی کنید لوکیشن خود را نیز متناسب با حال و هوای وبینار و مخاطبان خود دکوراسیون کنید. علاوه بر این، کتاب‌ها و یادداشت‌های خود را در دسترستان قرار دهید تا در صورت نیاز مجبور به ترک جلسه نشوید. در صورت امکان، محیط خود را نیز از صداهای پس‌زمینه و مزاحم ایزوله کنید. بهترین تجهیزات برای این کار، نصب پدهای آکوستیکی روی درب و دیوارهای اطرافتان است.
انتخاب تاریخ و ساعت مناسب برگزاری وبینار
یکی از مهم‌ترین تصمیماتی که باید برای نحوه برگزاری وبینار خود بگیرید، انتخاب تاریخ و ساعت برگزاری است. مسلما باید این دو را به‌گونه‌ای انتخاب کنید که مخاطبان شما، بیشترین امکان حضور را داشته باشند. برای این منظور، معیارهای زیر را در نظر داشته باشید:
- موقعیت مکانی سخنرانان و مخاطبان
- کیفیت سرعت اینترنت
- پاسخ‌گویی پشتیبانی پلتفرم وبینار
- ساعات آزاد احتمالی مخاطبان (به‌عنوان‌مثال ساعات روز برای کارمندان و دانشجویان مناسب نیست)
- موضوع و ماهیت وبینار
در خصوص معیار موضوع و ماهیت وبینار باید این توضیح را اضافه کنیم که وبینارهای آموزشی را بهتر است در طول روزهای هفته برگزار کنید. روزهای آخر هفته و تعطیل برای وبینارهای غیرآموزشی نیز مناسب هستند.
اطلاع‌رسانی وبینار
زمانی که از چگونگی برگزاری وبینار مطمئن شدید باید اقدام به اطلاع‌رسانی درباره آن کنید. باید زمان کافی برای این کار در نظر داشته باشید؛ بنابراین از همین‌جا مشخص است که برنامه‌ریزی برای وبینار را باید از مدت‌ها قبل از تاریخ برگزاری آن شروع کرده باشید. به‌منظور اطلاع‌رسانی، موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- از کانال‌هایی استفاده کنید که مخاطبان شما از آن‌ها بیشترین استفاده را می‌کنند (شبکه‌های اجتماعی، ایمیل، اس‌ام‌اس و غیره)
- اطلاعات مختصر و مفیدی از نحوه برگزاری وبینار را در پیام خود قرار دهید. این اطلاعات شامل، موضوع، سخنران، زمان برگزاری و غیره هستند.
- احتمالا سوال بسیاری از مخاطبان این است که چگونه در وبینار شرکت کنیم؟ به این سوال به ساده‌ترین شکل پاسخ دهید. نحوه ثبت‌نام و راه‌های ارتباطی را نیز مشخص کنید.
- یک لینک دعوت کوتاه با URL واضح و گویا درست کنید که به صفحه برگزاری وبینار فرود می‌آید.
- درصورتی‌که وبینار بزرگ و عمومی است، می‌توانید هشتگی نیز برای آن درست کنید.
- ایمیل‌های یادآوری کوتاه و مودبانه تنظیم کرده و در روزهای منتهی به تاریخ برگزاری برای متقاضیان ارسال کنید. البته در انجام این کار، زیاده‌روی نکنید.
- زمان مناسب و پربازدید را برای اطلاع‌رسانی در خصوص برگزاری وبینار و ایمیل‌های یادآوری، انتخاب کنید. این زمان، وابسته به موقعیت جغرافیایی، سن و سال مخاطبان، شغل و برنامه روزانه آن‌ها و غیره است.
آمادگی‌های نهایی پیش از برگزاری وبینار
هر آنچه درباره نحوه برگزاری وبینار گفته‌ایم را باید یک‌بار به‌صورت آزمایشی برای خود یا جمعی از همکارانتان اجرا کنید. تنها در این صورت است که می‌توانید ایرادات و نقاط ضعف احتمالی را پیداکرده و برطرف نمایید. علاوه بر این، این کار سبب کاهش استرس شما به‌عنوان برگزارکننده، سخنران یا دستیار خواهد شد.
پیش از برگزاری وبینار نیز حتما سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای خود را چک کرده و از عملکرد درست آن‌ها، وجود شارژ کافی و دیگر موارد، مطمئن شوید. حتما از ابزار تست صدا و تصویر پلتفرم برگزاری وبینار خود برای این منظور استفاده کنید.
پس از برگزاری وبینار
آموزش ایجاد وبینار ، شامل مراحلی مربوط به حفظ ارتباط با مخاطب، پس از جلسه است. حتی بسیاری از شرکت‌های بزرگ و برگزارکنندگان حرفه‌ای وبینار نیز در این مرحله، توفیق چندانی ندارند. برای این منظور باید در طول برگزاری جلسه، اشاراتی به راه‌های ارتباطی خود داشته و در پایان نیز آن‌ها را به‌وضوح نشان دهید.
ارسال نظرسنجی در خصوص نحوه برگزاری وبینار نیز یکی از بهترین راه‌حل‌ها برای این موضوع است. طراحی یک نظرسنجی اصولی با نرخ مشارکت و تکمیل بالا خود مبحثی مفصل است که باید درباره آن تحقیق کنید.
بااین‌حال، برخی از پلتفرم‌های نظرسنجی آنلاین یا برگزاری وبینار، برای این منظور نیز امکاناتی ازجمله نظرسنجی‌های از پیش آماده‌شده در اختیار شما قرار می‌دهند.
یک وبینار موفق می‌تواند سبب توسعه بازار هدف، افزایش برند آگاهی، افزایش سرنخ‌ها، ارتباط بهتر با مخاطبان و دیگر اهداف مربوط به بازاریابی شود. آگاهی از چگونگی برگزاری وبینار در بخش آموزش نیز سبب تحقق اهداف آموزشی به روشی سریع‌تر و ارزان‌تر، نسبت به روش‌های سنتی خواهد شد.
اما نحوه ایجاد وبینار چیست؟ این سوالی بود که در این مقاله تلاش کردیم به آن در ده مرحله پاسخ دهیم. همان‌طور که گفتیم، نحوه برگزاری وبینار شامل مراحلی مربوط به قبل از برگزاری، در زمان برگزاری و نیز پس از آن است. تعیین استراتژی‌های تیمی، تولید محتوا، تهیه و تنظیم تجهیزات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری و درنهایت× حفظ ارتباط با مخاطب پس از جلسه از مهم‌ترین اصولی هستند که با برنامه‌ریزی برای آن‌ها قطعا می‌تواند کیفیت و مشارکت فعال در وبینارهای خود را بهبود ببخشید.
