امروزه وبینار به یکی از اصلی‌ترین راه‌های گردهمایی در اینترنت تبدیل شده است. درحالی‌که بسیاری از ما به‌خوبی نحوه شرکت در کنفرانس‌های دنیای واقعی را به‌خوبی می‌دانیم؛ اما نحوه ورود به وبینار ، هنوز سوال بسیاری از افراد است. به همین دلیل است که بسیاری از پلتفرم‌های برگزاری وبینار، راهنمای شرکت در وبینار را نیز در وب‌سایت خود قرار می‌دهند.
چگونه در وبینار شرکت کنیم؟ آیا لازم است پیش از وبینار آمادگی خاصی داشته باشیم؟ آیا در طول وبینار باید به شکل خاصی رفتار کنیم؟ ازنظر تکنیکی باید با چه مسائلی آشنا باشیم؟ اینها سوالاتی هستند که در این مقاله با هدف ارائه یک راهنمای ورود به وبینار آن‌ها را بررسی خواهیم کرد. برای این منظور ابتدا لازم است که مروری بر تعریف وبینار داشته باشیم. اگر شما نیز در خصوص نحوه ورود به وبینار سوالی دارید با ما همراه شده و ازاین‌پس، رفتار حرفه‌ای‌تری پیش و در طول این شکل از گردهمایی آنلاین داشته باشید.
وبینار یا همایش آنلاین را به‌طور ساده و خلاصه می‌توان همان سمینار در دنیای مجازی یا اینترنت نامید. بستر اصلی این جلسه، اینترنت است و فضای آن نیز معمولا اتاق‌های مجازی هستند که نرم‌افزارها یا پلتفرم‌های برگزاری وبینار فراهم می‌کنند. نحوه ورود به وبینار در همه‌ي پلتفرم‌ها با اندکی تفاوت، کم‌وبیش مشابه یکدیگر است. با شیوع همه‌گیری بیماری کرونا و لزوم لغو ملاقات‌های حضوری، استفاده از وبینار رشد قابل‌توجهی در میان کسب‌وکارها و نیز مراکز آموزشی پیدا کرده است.
نحوه برگزاری رویداد آنلاین، الزاماتی تکنیکی برای آن ایجاب می‌کند. لوازم الکترونیک مانند لپ‌تاپ، گوشی تلفن همراه و نیز هدفون و میکروفون ازجمله این الزامات هستند. اینترنت پرسرعت نیز اصلی‌ترین لازمه‌ي برگزاری وبینار است. کیفیت ویدئو و صدا در یک همایش آنلاین باید به‌اندازه‌ای باشد که پیام‌ها بین سخن‌ران، برگزارکننده و مخاطبان به‌خوبی منتقل شوند.
روند برگزاری وبینار
پیش از آنکه نحوه ورود به وبینار را شرح دهیم باید شما را با روند برگزاری آن آشنا کنیم. به‌طورمعمول، یک وبینار از سوی یک شرکت، نهاد آموزشی، سازمان دولتی، فرد و غیره برگزار می‌شود و هدف از آن، ارائه‌ي بحثی پیرامون یک موضوع خاص است. بنابراین، این شکل از جلسه درست مانند سمینار و کنفرانس مانند کلاس درس است با این تفاوت که ارائه‌دهنده، نه معلم؛ بلکه یک محقق است که قصد دارد دیگران را از نتیجه‌ي کار خود مطلع کند.
بنابراین شما به‌عنوان شرکت‌کننده در وبینار، نیازی به گردآوری مطلب و تحقیق برای ارائه نخواهید داشت؛ اما ازآنجاکه وبینارها عموما حول موضوعات تخصصی و مرتبط با شغل یا تحصیلات شما برگزار می‌شوند، لازم است که به موضوع، اشراف کافی داشته باشید. در غیر این صورت، نمی‌توانید استفاده چندانی از وبینار ببرید.
احتمالا شما بسته به کاربرد وبینار برای شرکت در آن دلیلی دارید. یا قرار است به شما مدرک شرکت در وبینار داده شود و یا قرار است همکاری‌هایی علمی، اقتصادی و غیره در پایان این جلسه، شکل بگیرد. با شرکت در وبینار به‌احتمال‌زیاد با افراد زیادی در صنعت یا رشته‌ي خود آشنا خواهید شد.
لازم به ذکر است که افراد حاضر در وبینار یا به آن دعوت شده‌اند یا از طریق روند خاصی در آن ثبت‌نام کرده‌اند. برای ثبت‌نام نیز معمولا باید پیش‌نیازهایی در رابطه با موضوع داشته باشید. البته ورود به برخی وبینارها با موضوعات عمومی برای عموم آزاد است.
بیشتر بخوانید: اصول ارائه در کلاس مجازی
چطور در وبینار شرکت کنیم؟
نحوه ورود به وبینار را می‌توان از منظرهای مختلف، شامل تکنیکی و آداب و قوانین توضیح داد. همچنین، پاسخ به این سوال خود به دو قسمت قبل از وبینار و در طول آن تقسیم می‌شود. در ادامه به آموزش شرکت در وبینار با در نظر گرفتن همه‌ي این معیارها می‌پردازیم.
پیش از برگزاری وبینار
پیش از برگزاری وبینار باید بدانید که برگزارکننده کیست؟ آیا وبینار برای شما مناسب است؟ به چه پیش‌نیازهایی برای شرکت در وبینار نیاز دارید؟ آیا زمان برگزاری برای شما مناسب است؟ با پاسخ به این سوال‌ها می‌توانید از تصمیم خود برای ثبت نام در وبینار مطمئن شوید.
ثبت نام در سایت وبینار
این مرحله ممکن است غیرضروری باشد. درواقع، بسیاری از پلتفرم‌ها ثبت نام در سایت وبینار را برای شرکت‌کنندگان، حذف کرده‌اند. به‌این‌ترتیب، آن‌ها سریع‌تر می‌توانند با کلیک بر روی لینک دعوتی که برای آن‌ها فرستاده شده، وارد وبینار شوند. بااین‌حال اگر برای شرکت در جلسه نیاز است که نرم‌افزار خاصی را دانلود یا در سایت برگزارکننده ثبت نام کنید، بهتر است این کار را به لحظات پایانی موکول نکنید. هنگام مراجعه به سایت برگزارکننده معمولا نحوه ورود به وبینار نیز برای شما شرح داده می‌شود.
آمادگی علمی برای حضور در وبینار
یکی از مهم‌ترین نکاتی که در پاسخ به سوال چگونه در وبینار شرکت کنم باید به آن اشاره کنیم، آمادگی ذهنی و علمی پیش از شروع جلسه است. اگر قرار است در جلسه شرکت فعال داشته باشید حتما با موضوع آشنایی پیدا کرده و حتی راجع به سخن‌رانان اصلی تحقیق کنید. مهم‌تر از همه این است که سوالات خود را یادداشت کرده تا در زمان مناسب بتوانید آن‌ها را به مدیر جلسه ارائه کنید. در بسیاری از وبینارها سوالات مخاطبان پیش از جلسه دریافت می‌شوند.
آمادگی‌های سخت‌افزاری
یک مرحله‌ي مهم نحوه ورود به وبینار ، بررسی سخت‌افزارهایی است که در طول جلسه به آن‌ها نیاز خواهید داشت. اما پیش از سخت‌افزارها لازم است که کیفیت اینترنت خود را بررسی کنید. معمولا در فایل آموزش ورود به وبینار که از سوی برگزارکننده یا پلتفرم آن تهیه‌شده و احتمالا برای شما ارسال شده است، حداقل سرعت اینترنت موردنیاز نیز ذکر می‌شود. درصورتی‌که اتصال شما ضعیف باشد، نخواهید توانست به‌طور موثر از جلسه استفاده کرده و در آن شرکت کنید.
برای ورود به وبینار با موبایل نیز باید موارد مشابهی را در نظر داشته و از کافی بودن شارژ گوشی خود مطمئن شوید. همچنین حتما گوشی خود را در جای ثابت و ترجیحا روی هولدر قرار دهید. همچنین لازم است که دوربین، میکروفون و دیگر سخت‌افزارهای خود را پیش از برگزاری وبینار چک کنید. درنهایت در مکان مناسبی نشسته و پوشش مناسبی برای خود انتخاب کنید.
ورود به سامانه وبینار
هنگام ثبت نام شرکت در وبینار حتما لینکی برای شما ارسال می‌شود. گاهی اوقات نیز نام کاربری و رمز عبوری به شما داده می‌شود که برای ورود به وبینار، لازم است آن را وارد کنید. در غیر این صورت باید منتظر تایید ورود خودتان به جلسه از سوی برگزارکننده باشید.
لازم است که به‌منظور آمادگی‌های فنی و نیز احترام به دیگر شرکت‌کنندگان، دقایقی زودتر درخواست ورود خود به جلسه را ارائه کنید. پس از تایید ورود شما به وبینار، باید دسترسی پلتفرم یا نرم‌افزار برگزاری را به میکروفن و دوربین خود آزاد کنید.
نکات مهم هنگام برگزاری وبینار
پس از ورود به سایت وبینار لازم است که بسته به قوانینی که از پیش به شما اعلام شده، رفتار خاصی داشته باشید. در اینجا مهم‌ترین نکاتی را که باید هنگام برگزاری وبینار رعایت کنید، شرح می‌دهیم.
اطمینان از بسته بودن میکروفون
ازجمله اشتباهات رایج در وبینار که عموما از شرکت‌کنندگان سر می‌زند، باز بودن میکروفون در زمان صحبت دیگران است. این سهل‌انگاری سبب می‌شود که صدای محیط اطراف شما برای همگان پخش‌شده و علاوه بر ایجاد اختلال در جلسه، گاهی با اتفاقات خجالت‌آور همراه شود. معمولا در فایلی که با عنوان نحوه ورود به وبینار پیش از جلسه برای شرکت‌کنندگان فرستاده می‌شود و نیز در ابتدای جلسه در این مورد، تذکری جدی داده می‌شود.
مدیریت مسائل فنی
نظارت بر سخت‌افزارها و عملکرد درست اینترنت؛ نه‌فقط در مرحله‌ي آمادگی برای نحوه ورود به وبینار بلکه در طول جلسه نیز ضروری است. درعین‌حال که بر مطالب و محتوای جلسه تمرکز دارید باید به‌خوبی مراقب اتصال اینترنت و ارسال مناسب تصویر و صدای خود نیز باشید. در غیر این صورت ممکن است درست، زمانی که نوبت به شما برای طرح سوال یا صحبت می‌رسد، متوجه وجود مشکلی فنی شوید.
آداب رفتاری در طول وبینار
نحوه شرکت در وبینارها ایجاب می‌کند که رفتار خاصی داشته باشید؛ به‌ویژه اینکه بسیاری از برگزارکنندگان، اقدام به ضبط وبینار خود می‌کنند. برخی از مهم‌ترین نکات در این زمینه عبارت‌اند از:
- هنگام صحبت کردن دیگران از انجام فعالیت‌های جانبی خودداری کنید
- مراقب کادر دوربین خود باشید
- در صورت لزوم در جلسه شرکت کنید و منفعل نباشید
- سوالات خود را به‌موقع، با لحن مناسب جلسه و تا جای ممکن، خلاصه مطرح کنید
- در صورت ضرورت به ترک موقت جلسه یا انجام کاری متفرقه، دوربین خود را موقتا قطع کنید.
در پایان جلسه
یک اتفاق ناخوشایند که در پایان برخی وبینارها به‌ویژه وبینارهای آموزشی می‌افتد، ترک زودهنگام جلسه از سوی برخی شرکت‌کنندگان با پایان یافتن طرح مطالب اصلی است. علاوه بر یادگیری نحوه استفاده از وبینار باید بدانید که در پایان وبینار، معمولا مطالب مهمی مانند زمان برگزاری جلسه بعدی، راه‌های ارتباطی، نظرسنجی و موارد این‌چنینی مطرح می‌شوند. علاوه بر این، این کار به‌دوراز ادب و نشانه‌ي عدم قدردانی از برگزارکننده است. برای ترک جلسه، منتظر پایان رسمی آن از سوی برگزارکننده بمانید.
نحوه ورود به وبینار چیست؟ چگونه از وبینار استفاده کنیم؟ اینها سوالاتی بودند که در این مقاله تلاش کردیم به آن‌ها پاسخ دهیم. لازم است که ابتدا از زمان، پلتفرم، موضوع و پیش‌نیازهای وبینار خود مطلع شده و نحوه ثبت نام در وبینار را بیاموزید. در ادامه باید سخت‌افزارها و اینترنت خود را آماده کرده و پس از کلیک بر روی لینک ورود به جلسه، اجازه دسترسی به میکروفون و دوربین خود را بدهید. در طول برگزاری جلسه آنلاین نیز باید آداب مطرح‌شده در این مقاله را رعایت کرده و در زمان مناسب، اقدام به پرسش سوال و درنهایت ترک جلسه کنید.
