جهان امروز جهان ارتباطات مجازیست، به‌طوریکه فضای ارتباطی تحت وب تمام ارتباطات ما را تحت تاثیر خود قرار داده است. شبکه‌های اجتماعی اصلی‌ترین راه ارتباطی ما با جهان اطرافمان هستند؛ در واقع امروزه ما جهان را از دریچه شبکه جهانی اینترنت نگاه می‌کنیم. این ارتباط تنها به روابط دوستانه ما ختم نمی‌شود و ارتباطات حرفه‌ای و کاری ما نیز وابسته به همین شبکه‌های مجازی هستند. همه مراحل کاری ما از مرحله آموزش تا برنامه‌ریزی و اجرا بدون کمک اپلیکیشن‌های مجازی قابل انجام نخواهند بود. فناوری‌های مجازی و آنلاین حتی نحوه برگزاری جلسات گروهی کاری را نیز دگرگون کرده است. در این مطلب همراه ما باشید تا شرایط برگزاری وبینار و شرکت در یک سمینار آنلاین را بررسی کنیم و بیان کنیم که وبینار چیست؟
شاید در زمان جستجو برای یک دوره آموزشی با کلمه وبینار برخورد کرده باشید و این سوال برایتان پیش آمده باشد که معنی وبینار چیست. همانطور که از این کلمه برمی‌آید، به معنی سمیناری است که تحت وب برگزار شود. در واقع سمینار مبتنی بر وب (وبینار) کنفرانسی است که بدون محدودیت مکانی و از طریق اینترنت میزبانی می‌شود. به کمک فناوری‌های تحت وب میتوان رویداد‌های مجازی متعددی را با اهداف مختلف تجاری، آموزشی و… در فضای مجازی برگزار کرد. در ادامه شما را با معنی وبینار، ویژگی‌ها و کاربردهای آن آشنا خواهیم کرد.
انواع وبینار کدام است؟
برای درک بهتر معنی وبینار نیاز است با انواع آن نیز آشنا شویم. وبینارها با توجه به نوع برگزاری، تعامل با مخاطب و اهداف آن، به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند:
- تک سخنران: این نوع رایج‌ترین فرمت وبینار است. وبینار تک سخنران تنها شامل یک مجری می‌شود که اطلاعات را از طریق ارائه زنده به شرکتکنندگان منتقل می‌کند.
- تعاملی: در این نوع وبینار به مخاطب امکان پرسش و پاسخ داده می‌شود. وبینار تعاملی اغلب به صورت زنده برگزار می‌شود،اگرچه میتوان آن را برای درخواست‌های سفارشی ضبط و پخش کرد.
- پنل بحث: این نوع از وبینار به پنل میزگردی نیز معروف است، چرا که در آن چندین سخنران درباره یک موضوع بحث کرده و به سؤالات مخاطبان پاسخ میدهند. با اینکه پنل‌های بحث برای مخاطبان بسیار جذاب است، اما سازماندهی و مدیریت آن می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.
- مصاحبه: در وبینار به صورت مصاحبه، یک شخص با یک یا چند نفر دیگر در مورد یک موضوع خاص مصاحبه می‌کند. فرمت‌های مصاحبه خصوصاً با اینفلوئنسرهای محبوب راهی عالی برای تاثیرگذاری بیشتر است.
ویژگی‌های یک وبینار چیست؟
یک وبینار با سه نقش اصلی شروع می‌شود:
- برگزار کننده
- حداقل یک ارائه‌دهنده
- شرکت‌کننده
به کارگیری سامانه‌های برتر مانند الوکام برای سازماندهی وبینار می‌تواند به موثرترین شکل ممکن ارتباط مجریان با شرکتکنندگان را برقرار کند. هر وبینار موثر ممکن است دارای ویژگی‌های خاص خود باشد:
- وبینارها دارای عناصر تعاملی مانند انتقال صدا و تصویر هستند که هم به ارائه‌دهندگان و هم شرکتکنندگان اجازه می‌دهد تا در مورد مطالب ارائه‌شده بحث کنند.
- ویژگی اشتراک‌گذاری صفحه و آپلود فایل باعث می‌شود اطلاعات روی نمایشگر ارائه‌دهنده در تمام نمایشگرهای مخاطبان نمایش داده شود.
- نظرسنجی به مجریان اجازه می‌دهد تا با پرسش‌های چند گزینه‌ای از مخاطبین خود بازخورد بگیرند.
- امکان ضبط وبینار و استفاده مجدد از آن نیز به کاربران این اجازه را می‌دهد دوباره به محتوای وبینار دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند. لازم به ذکر است که امکان ضبط و توزیع مجدد یک وبینار، عناصر تعاملی را برای بینندگان بعدی حذف می‌کند و تبدیل به یک پخش اینترنتی ساده می‌کند.
مزایا و معایب وبینار
پیش از این برای برگزاری سمینار گروهی لازم بود که امکانات فیزیکی زیادی را جمع آوری کنید، از سالن برگزاری جلسه گرفته تا امکانات مختلف صوتی و بصری. از طرف دیگر محدودیت‌های جغرافیایی امکان حضور افراد از مناطق مختلف را نمی‌داد و یا برای شرکتکنندگان خارجی باید محل اقامت تهیه می‌کردید و هزینه سفر پرداخت می‌شد. فرق وبینار و سمینار همین جا آشکار می‌شود. برگزاری وبینار در سامانه‌هایی مانند الوکام تمام این محدودیت‌ها را رفع کرده است.
مزایای وبینار
- وبینارها به افراد در مکان‌های جغرافیایی دور از هم اجازه میدهند بدون توجه به فاصله جغرافیایی بین آنها، در یک رویداد شرکت کنند.
- برگزاری وبینارها هزینه‌های ناشی از برگزاری سیمنار مانند اجاره مکان، هزینه حملونقل، پذیرایی و… را کاهش می‌دهد.
- با توجه به اینکه اغلب وبینارها ضبط می‌شوند، مخاطبان آن را از دست نمی‌دهند و بدون محدودیت زمانی میتوانند به آن دسترسی داشته باشند. همچنین برای مخاطبانی که نیاز به استفاده مجدد از محتوای وبینار را دارند نیز مفید است.
- وبینار از طریق بحث‌های آنلاین جذاب کمک می‌کند تا مخاطبان نکات پیچیده و موضوعات مرتبط با آنها را بهتر درک کنند.
معایب وبینار
واقعیت این است که در دنیای امروز، وبینار دارای معایب و نقوص آنچنانی نیست. اما شاید بتوان در کشورهای در حال توسعه که معمولاً مشکلات اینترنتی نیز وجود دارد، معایبی را نیز برای وبینارها لحاظ کرد. گاهی در یک منطقه جغرافیایی خاص ارتباطات اینترنتی کم یا بی‌کیفیت است. همچنین فیلترینگ‌ها و کاهش سرعت اینترنت نیز برخی اوقات در برگزاری وبینار تداخل ایجاد می‌کند. از دیگر معایب وبینارها میتوان به کاهش تعاملات اجتماعی افراد با یکدیگر اشاره کرد. همچنین ممکن است خیره ماندن به صفحه نمایش برای برخی از افراد آزار دهنده باشد.
نحوه برگزاری و شرکت در وبینار
وبینارها بستر مناسبی برای برگزاری رویداد‌های آموزشی، تبلیغات و بازاریابی برند‌ها هستند. تعاملی بودن آن نیز باعث می‌شود به راحتی با مخاطبین خود در ارتباط باشید و رویداد تعاملی و موثری داشته باشید. برخی از وبینارها مشارکت به صورت مهمان را می‌پذیرند، و برخی دیگر شرکت‌کننده را با شناسه کاربری و یا یک نام رمز شخصی شناسایی میکنند. معمولاً قبل از برگزاری رویداد برای شرکتکنندگان پذیرفته‌شده از طریق ایمیل، پیامک یا سایر روش‌های آماده‌سازی رویداد، راهنمایی یا شناسه ورود ارائه می‌شود.
برای برگزاری وبینار حضور دو کاربر کلیدی نیاز است:
- مجری یا ارائه دهنده محتوای وبینار
- هماهنگ کننده اسلایدها، مدیریت سخنرانان مهمان و مسیریابی سؤالات شرکتکنندگان
سامانه‌های متعددی نیز برای برگزاری وبینار وجود دارد که به شما این امکان را می‌دهد رویداد خود را با بهترین کیفیت میزبانی کنید. این پلتفرم‌ها از هویت مخاطبان به شدت حفاظت میکنند و معمولا هزینه خدمات را روزانه یا به صورت هزینه ثابت ماهانه و یا حتی براساس تعداد مخاطبان شرکت‌کننده دریافت میکنند. سامانه برگزاری رویداد مجازی و آنلاین الوکام توانسته است این فناوری را متناسب با نیازهای کاربران ایرانی، فراهم کند. به‌طوریکه مطابق با استانداردهای بین‌المللی یک تجربه ایده‌آل را هم برای برگزارکنندگان و هم شرکتکنندگان شکل می‌دهد.
برای اینکه بدانید وبینار چیست و چطور آن‌را برگزار کنید ابتدا باید معنی وبینار را به‌خوبی درک کنید؛ مراحل آماده‌سازی پیش از وبینار را بشناسید، مخاطبان هدف را شناسایی کنید و با استفاده از پلتفرم و تجهیزات مناسب، بهترین کیفیت را به کاربران خود ارائه دهید. برای جلب رضایت مخاطب و موفقیت در برگزاری وبینار مولفه‌های ضروری وجود دارد که در ادامه به بررسی آن خواهیم پرداخت.
برای برگزاری یک وبینار موثر چه چیزهایی لازم است؟
اگر قصد برگزاری وبینار و انتقال تجربه به مخاطبان خود دارید، باید معنی وبینار را به خوبی درک کرده باشید و بتوانید محتوایی به آنها ارائه دهید که به اندازه کافی جذاب باشد. بنابراین لازم است کارهای زیر را قبل از برگزاری وبینار انجام دهید:
- یک هدف واضح تعیین کنید.
- نیازهای مخاطب خود را درک کنید.
- از یک عنوان قانع‌کننده و جذاب برای وبینار خود استفاده کنید.
- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی دقیق داشته باشید.
- از طریق شبکه‌های اجتماعی و کانال‌های تبلیغاتی دیگر وبینار را تبلیغ کنید.
- فایل‌های راهنمای کاربردی برای مخاطبان آماده کنید.
- ارائه خود را بارها تمرین کنید تا تسلط کافی داشته باشید.
- تنظیمات فنی سیستم خود را قبل از روز ارائه آزمایش و چک کنید.
اما مواردی نیز هستند که باید در حین برگزاری و ارائه وبینار به آنها دقت کافی داشته باشید. این نکات موثر شامل موارد زیر است:
- کیفیت کلید موفقیت است! فراموش نکنید محتوای باکیفیت در مورد یک موضوع همیشه بهترین بازخورد را خواهد داشت.
- زمان وبینار خود را کمتر از دوساعت نگه دارید. اگر وبینار خیلی طولانی باشد، تعامل ممکن است به دلیل خستگی شرکتکنندگان کاهش پیدا کند.
- عجله نکنید! برنامه‌ریزی و زمان‌بندی منطقی داشته باشید و زمان کافی برای تعامل با مخاطبان را در نظر بگیرید.
- از نظرسنجی‌ها استفاده کنید، سوالات قابل‌تامل بپرسید و محتوای عملی ارائه دهید.
تجهیزات مناسب برگزاری وبینار
اولین و مهم‌ترین قدم در برگزاری وبینار، انتخاب پلتفرم مناسب برای میزبانی است. خوشبختانه پلتفرمهای متعدد داخلی و خارجی مثل الوکام با امکانات مختلف وجود دارد که با توجه به نیازهایتان می‌توانید مناسب ترین گزینه را انتخاب کنید. اینترنت پایدار و اتصال قوی نیز به شما در برگزاری یک رویداد موفق و بدون قطعی کمک می‌کند.
در گام بعدی نیاز یه یک میکروفون با کیفیت است که صدای شما بدون نویز و واضح به شرکت کنندگان برسد. همچنین برای ارائه تصویر واضح، نیاز به یک وبکم با کیفیت برای وبینار دارید. البته که می‌توانید از وبکم خود لپتاپ‌ها استفاده کنید اما این دوربین‌ها اغلب کیفیت مناسبی ندارند و بهتر است برای بالا بردن کیفیت وبینار خود، از یک دوربین باکیفیت استفاده کنید.
کاربردها و مزایای وبینار برای کسب‌وکارها
پتانسیل‌های اینترنت و فناوری‌های تحت وب امکان برگزاری رویداد‌های مجازی برای اهداف مختلف تجاری را فراهم کرده است:
- وبینارهای آموزشی
- کارگاه‌های تخصصی
- وبینارهای بازاریابی و رونمایی محصول
- برندسازی و افزایش آگاهی
- آموزش کارکنان و توسعه منابع انسانی سازمان‌ها
افزایش مشارکت، اولین مزیت وبینار برای کسب‌وکار شماست. وبینار در نهایت منجر به بهبود رضایت مشتری و افزایش مشارکت کارکنان می‌شود. از دیگر مزایای وبینار برای کسب‌وکارها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان تعامل موثر با نیروها در هر لحظه
- امکان آموزش به نیروهای پراکنده
- امکان ارتباط موثر با مشتریان و دریافت بازخورد از آنها در لحظه
وبینارها در حدود یک دهه گذشته تغییرات زیادی کرده‌اند و با ظهور فناوری‌های جدید به تکامل خود ادامه خواهند داد. کسب‌وکارها همیشه هدف یکسانی را دنبال میکنند: جذب مخاطب و رسیدن به اهداف تجاری. سامانه‌های برگزارکننده وبینار مانند الوکام شما را در دستیابی به اهداف تجاری کسب و کار، یاری میکنند.
سوالات متداول
خیر. کافی است از سرویس های برگزار کننده وبینار کمک بگیرید و با توجه به تعداد کاربران اشتراک های روزانه یا ماهانه تهیه کنید. لینک شرکت در رویداد را به کاربران خود ارسال کنید و به راحتی وبینار را برگزار کنید.
این رویداد ها معمولا با اهداف آموزشی، پرسش و پاسخ، بازاریابی و تبلیغات در بستر اینترنت به صورت آنلاین برگزار می‌شوند.
نمایش تصویر برای سخنران ضروری است تا به شرکت کنندهها حس زنده بودن دهد و آنها بتوانند با سخنران تعامل داشته باشند. اما برای شرکت کنندگان و مهمانان نیازی به نشان دادن تصویر نیست.
معمولا پلتفرمهای برگزاری وبینار، برای موبایل و تبلت نیز بهینه سازی شدهاند و کاربران به راحتی میتوانند با دستگاههای مختلف از آن استفاده کنند.
همانطور که به توضیح معنی وبینار پرداخته شد و مزایا و معایب آن بررسی شد، باید هدف و شرایط خود را برای برگزاری یا شرکت در این رویدادها بسنجید. هر کدام که پاسخگوی نیاز شما و در راستای اهدافتان بود را انتخاب کنید.
این مورد اغلب به سیاست های برگزارکننده بستگی دارد. برخی از برگزارکنندگان، وبینار را ضبط میکنند و پس از اتمام رویداد در اختیار شرکتکنندگان قرار میدهند. شرکت کنندگان نیز در حین برگزاری رویداد میتوانند با استفاده از نرمافزارهای مختلف رویداد را ضبط کنند که این مورد خلاف رعایت حقوق معنوی برگزار کننده است و با فعال کردن جلوگیری از سرقت محتوای الوکام میتوان با از آن جلوگیری کرد.
