موقعیت‌های اجتماعی برای بسیاری از افراد همواره استرس‌آور هستند. ترس از قضاوت دیگران اصلی‌ترین عامل این استرس بوده و زمینه‌های خانوادگی و ژنتیکی نیز با آن همراه می‌شوند. رویدادهای آنلاین و وبینارها نیز که امروزه به روشی برای گردهمایی از راه دور بدل شده‌اند به‌خصوص برای سخن‌ران می‌توانند با چالش‌های احساسی همراه باشند. آگاهی از تکنیکهای مدیریت احساس در این موقعیت‌ها می‌تواند سبب برگزاری موفق رویداد، تاثیرگذاری بیشتر، بهبود تجربه مشارکت برای مخاطبان و درنهایت، افزایش بازدهی مالی برای برگزارکننده شود.
در این مقاله ابتدا به مرور مختصر اهمیت مدیریت احساسات در رویدادهای آنلاین می‌پردازیم. سپس ۶ مورد از بهترین روش های مدیریت احساسات در رویدادهای آنلاین را معرفی خواهیم کرد. اگر در این زمینه فعالیت دارید، با ما همراه شده و از‌این‌پس قوی‌تر در مقابل مخاطبان خود ظاهر شوید.
پیش از کسب دانش در مورد مدیریت استرس در جلسات آنلاین و وبینارها باید بدانیم که تعریف مدیریت احساس چیست؟ مطابق تعریف سازمان Openarms که زیر نظر دولت کشور اتریش به‌عنوان یکی از مهدهای علم روانشناسی فعالیت می‌کند؛ تعریف مدیریت احساس یا Managing Emotions به شرح زیر است:
"برخورداری از توانایی‌های مواجهه و در دست گرفتن احساسات پیش‌از‌آنکه آن‌ها بر فرد غالب شده و وی را از انجام اقدامات سازنده در هر موقعیتی باز دارند."
این سازمان، همچنین توصیه می‌کند که تکنیکهای مدیریت احساس را زمانی بیاموزیم و تمرین کنیم که در آرامش احساسی بوده و هنوز در موقعیت‌های جدی و چالش‌برانگیز قرار نگرفته‌ایم. این موقعیت می‌تواند یک جلسه یا رویداد آنلاین باشد.
اما عدم مدیریت احساسات در رویدادهای آنلاین مانند جلسات آنلاین چه عواقب و تاثیراتی می‌تواند داشته باشد؟ اولین و شاید مهم‌ترین تاثیر، مربوط به احساس استرس است. احساسی طبیعی که تجربه‌ی کنترل‌شده‌ی آن می‌تواند حتی مفید باشد، اما اگر بر ذهن، بقیه‌ی احساسات و بدن فرد غلبه کند، بسیار مخرب خواهد بود. دراین‌صورت، فرد سخن‌ران در کنترل زمان، برقراری ارتباط با مخاطبان، پوشش مباحث و غیره دچار مشکل می‌شود.
احساساتی که ممکن است در طول یک وبینار تجربه کنیم، محدود به استرس نمی‌شوند. هیجان‌زدگی، خشم و هر نوع احساس منفی یا حتی مثبت اما کنترل‌نشده می‌توانند برای سخن‌ران وبینار، دردسر ساز شوند. احساساتی که لزوما در طول وبینار شکل نگرفته‌اند؛ اما شرایط و عوامل موجود در جلسه، سبب بروز آن‌ها خواهند شد.
تکنیک های مدیریت احساسات در رویدادهای آنلاین
تحقیقات زیادی در مورد تکنیکهای مدیریت احساس توسط موسسات و سازمان‌های روانشناسی انجام شده است. روش های مدیریت احساسات در رویدادهای آنلاین نیز از میان آن‌ها استخراج شده‌اند. ۶ تکنیکی که در ادامه در موردشان صحبت می‌کنیم، می‌توانند در رویدادهای دیگر نظیر کنفرانس یا سمینار نیز راهگشا باشند.
تمرین پیش از رویداد
یکی از مهم‌ترین منابع تولید استرس، شک ذهن به خودش است. در مورد رویدادهای آنلاین، ذهن ما نیاز دارد که از بابت تسلطش به مطلب، توانایی‌هایش در مدیریت جلسه آنلاین و آنگونه که شما به‌نظر می‌رسید، مطمئن باشد. بهترین راه‌کار برای این موضوع، تمرین رویداد پیش از برگزاری آن جلوی آینه یا در برابر دوستان و حتی‌الامکان برای چندین مرتبه است. برای این منظور، بهتر است شرایط جلسه را تا جای ممکن شبیه‌سازی کنید.
تامل هنگام چالش ها
حتی اگر بر همه‌ی تکنیکهای مدیریت احساسات در رویدادهای آنلاین هم مسلط بوده و سال‌ها در این زمینه تجربه داشته باشید، باز هم چالش‌های جدید اجتناب‌ناپذیر هستند. در این مواقع، اولین کاری که باید انجام دهید، کمی تامل و فاصله‌گیری ذهنی و احساسی از چالش پیش‌آمده است.
تنفس عمیق، یکی از مهم‌ترین تکنیکهای مدیریت احساس و خودآگاهی است که در مدیتیشن‌های مختلف نیز بر آن تاکید می‌شود. این تکنیک، برای آنالیز بهتر، بی‌طرفانه و سریع‌تر چالش ضروری خواهد بود. این چالش می‌تواند انتقاد، سوال یا حتی رفتار نامناسب مخاطب در رویدادهای زنده یا بروز اشکالات فنی باشد.
شناخت عوامل محرک احساسات
احساسات هریک از ما با عوامل متفاوتی تحریک شده و خود را نشان می‌دهند. ممکن است شرایطی، فردی را به شدت مضطرب یا عصبانی کند؛ درحالی که برای فرد دیگر کاملا عادی باشد. این عامل می‌تواند مشکلات تکنیکی، ادبیات حرف‌زدن افراد شرکت‌کننده، عدم رعایت آداب شرکت در جلسه از سوی آن‌ها یا حتی یک رنگ خاص باشد. این عوامل را برای خودتان شناسایی کرده و آنالیز کنید. این کار، نه‌تنها از آزاردهندگی یک عامل محرک در زمان برگزاری وبینار می‌کاهد؛ بلکه تاثیر منفی آن در دیگر جنبه‌های زندگی‌تان را نیز رفع می‌کند.
شناخت ویژگی های مخاطب
این مورد، اساسا یکی از اصول برگزاری هر نوع گردهمایی است که در هر کتاب مدیریت جلسات نیز به آن اشاره می‌شود. شناخت مخاطب و ویژگی‌های غربالگرانه‌ی او مانند سن، جنسیت و تحصیلات و نیز ویژگی‌های رفتاری و ارزش‌هایش می‌تواند سبب تطابق رفتاری بیشتر شما با وی شود. این شناخت، انتظارات شما از مخاطب را نیز واقع‌بینانه‌تر می‌کند. امری که می‌تواند سبب برنامه‌ریزی بهتر، چاره‌اندیشی برای چالش‌های قابل‌پیش‌بینی و کاهش احتمال مواجهه با رفتارهای تعجب‌برانگیز شود.
تکنیک شناخت ویژگی‌های مخاطب را معلم‌های حرفه‌ای و باتجربه‌ی مدارس به‌خوبی به‌کار می‌برند. آن‌ها می‌دانند که از دو دانش‌آموز دبستانی هم‌سن پسر و دختر، نمی‌توان انتظارات مشابهی داشت.
طرح ریزی اجرایی برای رویداد آنلاین
از دیگر روش های مدیریت احساسات در رویدادهای آنلاین برنامه‌ریزی مکتوب و شفاف برای آن است. هیچگاه به ذهن خود و حافظه‌تان برای نگه‌داشتن زمان رویداد یا پوشش کامل مطالب اکتفا نکنید. داشتن یک برنامه‌ی نوشته‌شده کنار دست یا روبه‌روی‌تان شما را قدم‌به‌قدم و با استرس و فشار روانی کمتری در طول جلسه پیش خواهد برد.
تعامل با مخاطب
در میان تکنیک های مدیریت احساسات در رویدادهای آنلاین، تعامل با مخاطب یکی از دشوارترین‌هاست. در طول رویداد باید بتوانید به طرق مختلف، مانند طرح پرسش، پاسخ به پرسش‌ها یا انجام فعالیت‌های کوتاه و ساده، با حضار ارتباط برقرار کنید. این تکنیک به شناخت شما از مخاطب و سنجش روند پیشبرد جلسه کمک می‌کند. همچنین درگیری شرکت‌کنندگان با رویداد را افزایش داده که خود سبب بهبود سطح رضایت‌مندی او از شرکت در رویداد می‌شود.
چند توصیه کوچک برای برگزاری رویداد آنلاین
نکات ساده‌ی زیر می‌توانند به بهبود کیفیت اجرای تکنیکهای مدیریت احساس در طول یک رویداد آنلاین به شما کمک کنند:
- پیش از رویداد و در طول آن، کمی آب بنوشید
- در زمان‌های مناسب لبخند بزنید
- قبل از جلسه از خوردن غذاهای سنگین و خواب‌آور خودداری کنید
- قبل از جلسه، استراحت کافی داشته و کمی نفس عمیق بکشید
- قبل از جلسه، کارهای استرس‌آور، سریع و بدنی انجام ندهید؛ اما انجام چند حرکت ساده‌ی نرمشی توصیه می‌شود
- کمی زودتر در رویداد حاضر شوید
- همه‌ی سخت‌افزارها و نرم‌افزارها را یک روز پیش از رویداد، چک کنید.
همچنین مطالعه‌ی هرچه بیشتر در مورد ماهیت احساسات، اهدافشان و راهکارهای مواجه با آن‌ها، قطعا برای هر سخن‌ران و برگزارکننده‌ی وبینار ضروری است. برای این منظور می‌توانید از کتاب‌های ساده، مانند موارد زیر شروع کنید:
- مدیریت زمان و غلبه بر استرس کاری؛ نوشته‌ی دکتر آلن آلکین، ترجمه شیدا سرمدی
- Managing Emotions in the Workplace نوشته‌ی Neal M. Ashkanasy، Wilfred J. Zerbe و Charmine E.J. Hartel
تکنیک های مدیریت احساس و رویداد آنلاین موفق
احساسات انسان‌ها در موقعیت‌های اجتماعی بر یکدیگر اثر می‌گذارند. در طول برگزاری یک وبینار نیز مخاطب قطعا احساس استرس، خشم یا خستگی شما را متوجه شده و بر اساس آن، کیفیت رویداد را قضاوت خواهد کرد. آگاهی از روش های مدیریت احساسات در رویدادهای آنلاین قطعا تجربه‌ی بهتری را هم برای شما و هم بر مخاطب رقم می‌زند. این تکنیک‌ها از موارد بسیار ساده مانند نوشیدن آب تا راهکارهای توسعه‌ی مهارت‌های فردی و اجتماعی مانند برقراری ارتباطات را در بر می‌گیرند.
