امروزه با هرچه اینترنتی‌تر شدن فعالیت‌ها، برگزاری جلسات کاری، آموزشی، بازاریابی و غیره به‌صورت آنلاین نیز بیش از هر زمان دیگر مرسوم شده است. بااین‌حال بسیاری از سازمان‌ها و مدیران با نحوه برگزاری جلسه آنلاین آشنا نیستند و ازاین‌رو نمی‌توانند جلسات باکیفیت و پربازدهی داشته باشند. بدون داشتن آگاهی در این زمینه و رعایت اصول و نکات مربوط به آن، نه‌تنها نمی‌توانیم از مزایای آنلاین شدن جلسات بهره‌ای ببریم؛ بلکه اتلاف وقت و هزینه نیز حتمی خواهد بود.
در این مقاله، ضمن مرور اصول برگزاری جلسه آنلاین به معرفی نکاتی مدیریتی برای بهبود کیفیت و بازدهی آن‌ها می‌پردازیم. با ما همراه باشید و با رعایت چند اصل ساده ولی تأثیرگذار، جلسات آنلاین پربازده‌تری را برای خود، سازمان و مخاطبانتان رقم بزنید.
پیش از اینکه به بحث نحوه برگزاری جلسه آنلاین بپردازیم باید بگوییم که ایجاد جلسه آنلاین و هدایت و مدیریت آن، نیازمند یک تیم است. هرچه جلسه شما بزرگ‌تر و مهم‌تر باشد، این تیم نیز باید بزرگ‌تر و متخصص‌تر بوده و دقیق‌تر عمل کند. بنابراین درصورتی‌که سازمان شما جلسات آنلاین روتین و منظمی دارد؛ حتما بخشی از نیروی انسانی خود را مسئول برگزاری جلسات کنید. در ادامه، مراحل آماده سازی جلسه آنلاین را در چهار مرحله شرح می‌دهیم.
تهیه دستور کار جلسه
اولین و شاید مهم‌ترین مرحله آماده سازی جلسه آنلاین ، تعیین دستور کار آن است. پیش از هر چیز باید هدف خود را از برگزاری جلسه بدانید. درواقع باید از خود بپرسید چرا باید جلسه برگزار کنم؟ پس از تعیین این هدف باید مشخص کنید که چطور می‌توانید آن را به بهترین شکل از مقدمه تا جمع‌بندی، هدایت کرده و درعین‌حال با مخاطبان خود نیز در تعامل باشید. برای این منظور حتما دو نکته زیر را در نحوه برگزاری جلسه آنلاین خود در نظر داشته باشید:
- برنامه‌های تعاملی داشته باشید. در یک جلسه آنلاین، مخاطبان شما حضور فیزیکی ندارند و باید برنامه‌هایی برای تعامل و مشارکت بیشتر آن‌ها در طول جلسه داشته باشید. گنجاندن زمان‌هایی برای نظرسنجی و گفتگو می‌تواند در این زمینه موثر باشد.
- رهبران جلسه را آماده کنید. جلسه آنلاین ممکن است برگزارکنندگان متعددی داشته باشد. به‌ویژه اگر بخش‌های تخصصی متعددی دارید؛ حتما از مسئولان بخواهید که دستور کار خود را تهیه کرده و نحوه کار با نرم‌افزار برگزاری جلسه را بیاموزند.
تعیین قوانین جلسه آنلاین
مانند جلسات حضوری، نحوه برگزاری جلسه آنلاین نیز نیازمند تعیین قوانین مشخصی در خصوص زمان‌بندی، نحوه مشارکت و غیره است. این قوانین را تعیین کرده و آن‌ها در قالب پیام یا ایمیل برای شرکت‌کنندگان ارسال کنید. نمونه‌هایی از مواردی که می‌توانید در این پیام به آن‌ها اشاره کنید موارد زیر هستند:
- زمان برگزاری
- زمان استراحت
- نحوه سوال پرسیدن
- خاموش کردن گوشی‌های تلفن همراه
- دستگاه‌ها، سیستم‌عامل‌ها و نرم‌افزارهای موردنیاز
بررسی نرم افزارها و سخت افزارهای جلسه آنلاین
یکی از مهم‌ترین مراحل نحوه برگزاری جلسه آنلاین ، تعیین و تهیه نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای لازم است. حتما از سرعت اینترنت خود و مدیران جلسه مطمئن شوید. همچنین، اطمینان حاصل کنید که سیستم‌های شما ازنظر ظرفیت پردازش، گرافیک و کیفیت صدا، توان اجرای مناسب جلسه ازنظر را دارند. نور و دکوراسیون خود را نیز به‌عنوان مدیر جلسه آماده کنید.
اما شاید سوال شما نیز این باشد: «کدام پلتفرم کلاس آنلاین ایرانی، برای جلسه آنلاین بهتره»؟ پاسخ به این سوال، بستگی زیادی به نیازها و انتظارات شما دارد. به‌طورکلی، توصیه می‌کنیم از پلتفرم‌هایی استفاده کنید که شامل امکانات زیر باشند:
- کیفیت صوت و تصویر بالا
- امکانات مدیریت شرکت‌کنندگان مانند محدودسازی صوت و تصویر آن‌ها
- امکان ضبط جلسه و صفحه‌نمایش
- امکان به اشتراک‌گذاری فایل‌های صوتی و تصویری
- برخورداری از امکانات شخصی‌سازی نحوه برگزاری جلسه آنلاین
- ابزارهای آنالیز میزان و کیفیت مشارکت در جلسات
- امکانات تعاملی مانند حضوروغیاب، تخته وایت‌برد، پرسش، گفت‌وگو و نظرسنجی
توصیه می‌کنیم حتما از پلتفرم‌هایی استفاده کنید که به‌طور اختصاصی برای ایجاد جلسات آنلاین عمل می‌کنند. الوکام یکی از پلتفرم‌های بومی ایرانی است که علاوه بر امکانات فوق پشتیانی درلحظه را نیز هنگام برگزاری جلسه فراهم کرده است. نسخه رایگان این نرم‌افزار نیز یکی از کامل‌ترین نرم‌افزارهای برگزاری جلسه آنلاین رایگان ایرانی محسوب می‌شود.
ایجاد کانال ارتباطی خارج از جلسه
یک از اصول مهم در نحوه برگزاری جلسه آنلاین، ارتباط دائمی و موثر برگزارکنندگان جلسه با یکدیگر است. این امر به‌منظور هماهنگی‌های تیمی،حل چالش‌های پیش‌آمده و یا قطعی پلتفرم اصلی در طول جلسه اهمیت دارد. برای این منظور حتما از یک نرم‌افزار کمکی مانند پیام‌رسان واتساپ کمک بگیرید و در آن، گروهی مخصوص همان جلسه با همکاران خود تشکیل دهید.
نحوه برگزاری جلسه آنلاین
پس از آماده سازی جلسه آنلاین ، نوبت به پاسخ‌گویی به این سوال می‌رسد که چگونه جلسه آنلاین برگزار کنیم؟ برای این منظور باید با اصول برگزاری جلسه آشنایی شده و آن‌ها را به کار ببندیم. این اصول که به آن‌ها تکنیک های مدیریت جلسه آنلاین نیز گفته می‌شود را در ادامه شرح می‌دهیم.
اختصاص زمانی به معرفی و آشنایی با جلسه
نحوه برگزاری جلسه آنلاین به شکلی قدرتمند و تأثیرگذار، ایجاب می‌کند که شروعی درگیرکننده و جذاب داشته باشید. برای این هدف حتما زمانی را به معرفی افراد تازه‌وارد، خوش‌آمدگویی و سپس شرح دستور کار جلسه، هدف و انگیزه‌های برگزاری آن اختصاص دهید. قوانینی را که قبلا هم برای اعضا ارسال کرده‌اید؛ بار دیگر مرور کرده و پس از اطمینان از آمادگی افراد، جلسه را شروع کنید.
جلسه آنلاین را فعال نگه دارید
یکی از خطرات برگزاری جلسه به‌صورت آنلاین، کاهش فعالیت افراد در آن و درنتیجه، توجه کمتر آن‌ها به جلسه است. برای پیشگیری از این اتفاق، در عین پایبندی به دستور کار نحوه برگزاری جلسه آنلاین خود باید همواره مراقب پاسخ احساسی و کلامی شرکت‌کنندگان باشید و در صورت بروز نشانه‌هایی از خستگی، تکنیک‌هایی مانند موارد زیر را به کار بگیرید:
- پرسش سوال و درخواست از شرکت‌کنندگان برای پاسخ‌گویی به‌نوبت
- نظرسنجی
- محول کردن کارها یا بحث‌های گروهی
- تغییر لحن صدا
- تغییر سرعت ارائه درس
- تغییر مکان خودتان
- تشویق به انجام فعالیت‌های اینتراکتیو، مانند جستجو در اینترنت، مشاهده ویدئو و غیره
- دادن وقت استراحت
- استفاده از ابزارهای ویژوال مانند تخته وایت‌برد و به اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش
این فعالیت‌ها محدود نیستند و بسته به شخصیت مخاطبان، ماهیت جلسه و امکاناتی که در اختیار خود دارید، می‌توانید راه‌های دیگری نیز پیدا کنید.
مدیریت ارائه مطالب در طول جلسه
در طول برگزاری جلسه مراقب باشید که از دستور کار خود خارج نشوید. برای این منظور حتما دستور کار خود را روی کاغذ یا صفحه لپ‌تاپ در معرض دید خود داشته باشید و مرتبا به آن رجوع کنید. ترجیحا ساعتی غیر از ساعت کامپیوتر خود در کنارتان داشته باشید که بتوانید نحوه برگزاری جلسه آنلاین و زمان‌بندی مطالب را مدیریت کنید.
همچنین، بسیار مهم است که از انجام چند کار هم‌زمان، به‌ویژه ارائه مطالب موازی، حین ارائه مطلب پرهیز کنید. به‌عنوان‌مثال، هنگامی‌که راجع به موضوعی صحبت می‌کنید از مخاطبان خود درخواست نکنید که صفحه‌ای اینترنتی را باز کرده یا فایلی را که حاوی مطلبی دیگر است، دانلود کنند. با این کار، درواقع از مزایای جلسات آنلاین به ضرر خود استفاده کرده و تمرکز مخاطبتان را کاهش داده‌اید.
بیشتر بخوانید: سایت های برگزاری وبینار
پایان بندی جلسه آنلاین
جمع بندی جلسه آنلاین ، یکی از مهم‌ترین بخش‌های آن است. درحالی‌که در جلسات حضوری، نیاز به این بخش کمتر احساس می‌شود: اما نحوه برگزاری جلسه آنلاین ، یک پایان‌بندی قوی و ماندگار در ذهن مخاطب را ایجاب می‌کند. اهمیت این موضوع را می‌توان در دو مورد زیر خلاصه کرد:
- اطمینان از اینکه مطالب به‌درستی منتقل‌شده و همه افراد حاضر در جلسه با وجود فاصله مکانی، توانسته‌اند نکات لازم را دریافت کنند.
- در پایان جلسات آنلاین با توجه به اینکه افراد در شرایط محیطی متفاوت و غالبا متفاوت از محل کار آموزش و غیره هستند، امکان فرار مطالب عنوان‌شده از اذهان بیشتر است. جمع‌بندی قوی به ماندگاری بیشتر مطالب در ذهن افراد حاضر در این جلسات کمک می‌کند.
پس از جمع‌بندی نیز لازم است که زمانی را نیز به پرسش و پاسخ اختصاص دهید. برای این هدف از ابزارهایی که پلتفرم‌های برگزاری جلسات آنلاین در اختیارتان قرار می‌دهند به‌خوبی می‌توانید استفاده کنید.
نظرسنجی جلسه آنلاین
پس از پایان یک جلسه آنلاین باید از مخاطبان خود نظرسنجی به عمل بیاورید. طراحی نظرسنجی مفید و مختصر با هدف به دست آوردن نتایج عینی، خود بحثی مفصل است. با کمک پلتفرمی که جلسه خود را در آن برگزار کرده‌اید، یک نظرسنجی مطلوب طراحی کرده و پس از جلسه برای مخاطبان خود ارسال کنید. البته در پایان جلسه حتما این موضوع را به اطلاع مخاطبان رسانده و از آن‌ها بخواهید که در نظرسنجی شما شرکت کنند. دلایل اهمیت نظرسنجی نحوه برگزاری جلسه آنلاین را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
- شناسایی نقاط ضعف و قوت جلسه
- سنجش کیفیت انتقال مطالب
- دریافت پیشنهاد و انتقاد از مخاطبان
- ارتباط بهتر با مخاطب و القای حس احترام به او
- دریافت داده‌های بازاریابی و شناخت مخاطب
چند نکته مهم در مدیریت جلسه آنلاین
در کنار رعایت اصول نحوه برگزاری جلسه آنلاین ، خوب است که چند نکته مهم را نیز در روش اجرای برگزاری جلسات خود لحاظ کنید. مهم‌ترین این نکات عبارت‌اند از:
- نگاه کردن مستقیم به دوربین. با نگاه کردن مستقیم به دوربین، این پیام را به مخاطب خود ارسال می‌کنید که صحبت‌هایتان و واکنش او برای شما مهم است.
- ضبط جلسه. حتما جلسه خود را ضبط کرده و از آن برای بازبینی نقاط ضعف و قوت نحوه برگزاری جلسه آنلاین خود استفاده کنید. همچنین در بسیاری موارد و در جلسات بعدی می‌توانید به فایل ضبط‌شده ارجاع دهید.
- خاموش کردن میکروفون‌ها. حتما از مخاطبان خود بخواهید که هنگام صحبت کردن دیگران، میکروفون‌هایشان را خاموش کنند. ترجیحا از پلتفرمی استفاده کنید که این امکان را به شما به‌عنوان مدیر جلسه می‌دهد.
- حذف عوامل مزاحم. هرچیزی را که ممکن است باعث حواس‌پرتی شما یا مخاطبتان شود از جلسه خود حذف کنید. برای این منظور حتما کادر تصویری مناسبی داشته و از میکروفون‌های متمرکز استفاده کنید. همچنین صفحه‌نمایش خود را خلوت و مرتبط با موضوع نگه دارید.
- پوشش مناسب. نوع لباس شما باید کاملا متناسب با فضای جلسه‌تان باشد. اگر جلسه غیررسمی است، ظاهر شدن با یک پوشش رسمی، چندان جالب نیست.
خلاصه‌ای از نحوه برگزاری جلسه آنلاین
هنگامی‌که صحبت از جلسات آنلاین می‌شود، سوال بسیاری از مدیران این است که چطور جلسه برگزار کنم؟ جلسات آنلاین، علی‌رغم همه مزایایشان، حساسیت‌های اجرایی متعددی نیز دارند که عدم توجه به آن‌ها می‌تواند سبب کاهش کیفیت جلسه و نتایج موردانتظار از آن‌ها شود.
در این مقاله، نحوه برگزاری جلسه آنلاین را در سه مرحله پیش از جلسه و آمادگی برای آن، در طول برگزاری رویداد و پس‌ازآن، شرح دادیم. درنهایت نیز نکاتی را در رابطه بهبود کیفیت جلسه مطرح کردیم. همان‌طور که مشخص است، دو عنصر تکنولوژی و به‌ویژه پلتفرم برگزاری جلسه و نیز مهارت‌های مدیریتی و ارائه مطلب در تمام طول این مراحل، نقشی مهم بازی می‌کنند. بنابراین با بهبود هرچه بهتر این دو مورد، قطعا نتیجه بهتری از جلسات آنلاین خود خواهید گرفت.
