امروزه، با برگزاری کنفرانس‌ها و سمینارها به صورت مجازی، برگزاری وبینار خوب به بخشی جدانشدنی از تجارت و آموزش تبدیل شده‌است. سرعت، تسهیل در امور و کاهش هزینه‌ها را می‌توان از دلایل افزایش استفاده از وبینارها دانست. در این آموزش ما پاسخ پرسش چگونه یک وبینار خوب برگزار کنیم را خواهیم داد و شما را با نکات و مهارت‌های لازم برای برگزاری وبینار آشنا خواهیم کرد.
وبینارها به آمادگی زیادی نیاز دارند. بنابراین، باید مطمئن شوید که از این روش برای اهداف درستی استفاده میکنید. شما میتوانید از وبینارها برای رویدادهایی که نیاز به ارتباط مجازی با کاربران دارید، استفاده کنید و بازخوردی فوری از آن‌ها دریافت کنید. با این حال، وبینارها برای آموزش مهارت های عملی کارآمدی کمتری دارند، به‌خصوص که نظارت بر عملکرد تک تک دانشجویان و ارائه بازخورد کامل به آن‌ها دشوار است.
آماده شدن برای وبینار
پس از مقدمه‌ای که گفتیم حتماً با خود فکر میکنید باید راهکارهایی برای سریع‌تر کردن این فرایند وجود داشته باشد. درست حدس زده‌اید. در ادامه چندین راهکار که در وبینار خوب به شما کمک خواهند کرد را آورده‌ایم.
۱- ارتباط با مخاطبان
ارتباط دو طرفه در وبینار تاثیر بسزایی در افزایش کیفیت رویداد شما دارد. قبل از برگزاری، استراتژی‌های مختلفی برای درگیر کردن و صحبت کردن با مخاطبان خود مانند پرسیدن سوال‌های مختلف، ایجاد مسابقه جذاب بین آن‌ها و یا داستانی مرتبط با موضوع وبینارتان و در عین حال جذاب در نظر بگیرید.
۲- در وبینار از گرافیک‌های جذاب بهره ببرید.
برای متعهد نگه داشتن مخاطبان خود در وبینار آن هم برای یک و یا حتی دو ساعت، باید از نظر بصری چیزی به آن‌ها بدهید که در نگاه اول پرزرق و برق به نظر می‌رسد. اسلاید‌های خود را با تصاویر مربوط به موضوع مرتبط با وبینار خود آراسته کنید. اینکه تنها یک پاراگراف خشک‌وخالی به همراه دو نمودار بی‌رنگ را به مخاطبان عرضه کرده و انتظار داشته باشید کاملاً به سخنان شما توجه کنند کمی غیرواقعی به نظر می‌رسد. از یک پالت رنگی خاص استفاده کنید. در عین شلوغی، سعی کنید از تصاویر بیش از اندازه استفاده نکرده و مخاطب را گمراه نکنید.
۳- از فایل‌های تصویری مختلف استفاده کنید.
وبینار خوب تنها به این معنا نیست که فقط از متن و تصاویر استفاده کنید. ایده استفاده از فایل‌های ویدئویی و حتی صوتی می‌تواند برای تنوع و نگه داشتن مخاطبان شما بسیار مفید باشد. انیمیشن‌های متریال امروزه طرفداران بسیاری دارند، سعی کنید از چند نمونه از آن‌ها در وبینار خود بهره ببرید. البته همیشه موضوع مورد بحث در وبینار را در نظر داشته باشید. دیدن تصویر یک پرنده رقصان در یک وبینار مربوط به تجارت بین‌الملل زیاد مناسب نیست!
بیشتر بخوانید: چطور برای وبینار پاورپوینت بسازیم؟
۴- بررسی مشکلات فنی
حتی در دنیای امروز، مشکلات فنی با نرم‌افزار پیش می‌‌‌آید. با تست کردن پلتفرم خود از قبل، تلاش کنید که از بروز این مشکلات در زمان پخش زنده جلوگیری کنید. به‌عنوان‌مثال، ممکن است بدون اینکه خودتان متوجه باشید، صدای رایانه شما قطع شود، یا هدفون شما مانع از انتقال صداهایی شود که روی صفحه‌نمایش پخش می‌‌‌شوند. به همین دلیل است که قبل از برگزاری باید حداقل یک بار کیفیت صدا را بررسی کنید.
همچنین باید مطمئن شوید که فضایی با نور مناسب را برای برگزاری رویداد انتخاب میکنید. علاوه بر این، برای اشکالات فنی غیرمنتظره‌تر نیز باید آمادگی لازم را داشته باشید. برای مثال، اگر می‌خواهید صفحه‌نمایش خود را به اشتراک بگذارید، پیش از وبینار باید اطلاعات لازم را در این مورد پیدا کنید و قبل از اجرای زنده تمرین کنید. در نتیجه، همیشه بهتر است قبل از وبینار واقعی دریابید که کجا ممکن است اشتباهی رخ دهد تا وقت خود یا سخنرانان مهمان را تلف نکنید. در ادامه مطلب به نکاتی درباره آماده‌سازی برای وبینار خواهیم پرداخت.
علاوه بر تسلط بر پلتفرم برگزاری رویداد، داشتن یک پشتیبانی کامل در وبینار می تواند تجربه خوبی را برای شرکت کنندگان شما فراهم کند. پیرو این نیاز، پشتیبان‌های الوکام از ساعت 8 الی 24 پاسخگو شما و میهمانانتان هستند و هر زمان لازم باشد با استفاده از گزینه پشتیبانی در رویداد با پشتیبانی در ارتباط باشید.
علاوه بر مهارت های ذکر شده برای برگزاری وبینار باید مراحلی نیز طی شود که مهمترین آن‌ها انتخاب یک محل مناسب است و در صورتیکه انتخاب محل به شکل مناسب انجام نشود، همه زحمات شما به هدر خواهد رفت. در ادامه قصد داریم نکات مهمی را در مورد آماده سازی محل برگزاری وبینار با شما در میان بگذاریم.
مراحل آماده سازی محل برای برگزاری وبینار
برای آماده سازی وبینار و محل آن باید به یک سری امکانات نرم‌افزاری دسترسی داشته باشید. باید همه جوانب را بررسی کنید تا بتوانید مراحل آماده سازی محل برگزاری وبینار را انجام دهید. چیزی که برای مخاطبان ارزش زیادی دارد، تصویر زنده و نحوه آماده‌سازی محل شما است. بنابراین برای آماده‌سازی محل برگزاری وبینار دقت زیادی داشته باشید و مراحل این کار را به درستی انجام دهید تا بتوانید یک ارائه خوب داشته باشید.
این مراحل به شرح زیر هستند که در ادامه مطلب آن‌ها را یک به یک بررسی خواهیم کرد:
• نور اتاق را تنظیم کنید
• لباس مناسب بپوشید
• تصویر خود شما از تصویر پشت زمینه مهم‌تر است
• ارتفاع و استحکام دوربین را چک کنید
• میکروفون خود را چک کنید
• اتصال اینترنت خود را حتما چک کنید
نور اتاق را تنظیم کنید
طبق قوانین عکاسی، برای ثبت تصویر مناسب باید نور را تنظیم کنید. این مورد در تصویر ویدیویی هم صادق است. بنابراین برای داشتن تصویر ویدیویی مناسب و واضح، باید نور اتاق را تنظیم شود. برای انجام این کار باید بعضی قوانین را رعایت کنید. اولین قانون این است که باید در مقابل منبع نور بنشینید. اگر وبینار شما در طول روز برگزار می‌شود، بهترین منبع نور برای شما خورشید است.
با تابش نور خورشید به صورت، رنگ پوست شما جذاب‌تر و صاف‌تر دیده می‌شود. اگر نور خورشید شما را اذیت می‌کند، با یک پرده نیمه شفاف سعی کنید نور را اتاق را کاهش دهید. اگر وبینار در شب برگزار شود و به نور خورشید دسترسی نداشته باشید، باید از نور لامپ استفاده کنید تا تصویر ویدیویی شما واضح و با کیفیت باشد. برای این کار بهتر است که بیشتر از یک لامپ استفاده کنید.
لباس مناسب بپوشید
یکی از مراحل آماده سازی محل برگزاری وبینار باید این است که لباس مناسبی بپوشید. پوشیدن لباس مناسب برای مخاطبان بسیار با ارزش است و شما در چشم آن‌ها جذاب‌تر دیده خواهید شد. برای انتخاب لباس مناسب به طرح لباس توجه نکنید چون نوع لباس اهمیت بیشتری دارد. به علاوه احساس راحتی در لباس و مناسب بودن آن با موقعیت وبینار هم مهم هستند.
نکته مهمی که باید بدانید این است که دوربین نمی‌تواند طرح‌های کوچک و شلوغ را پردازش کند و تصویر واضح از آن‌ها به مخاطب شما بدهد. همچنین طرح‌دار بودن لباس شما و انتقال نادرست تصویر شما باعث پرت شدن حواس مخاطبین شما می‌شود. بنابراین طرح لباس هر چه ساده‌تر باشد کیفیت تصویر شما بهتر خواهد بود و تمرکز مخاطبین در وبینار به هم نخواهد خورد.
بیشتر بخوانید: چگونه در وبینار با مخاطبان خود تعامل ایجاد کنیم؟
تصویر خود شما از تصویر پس‌زمینه مهم‌تر است
پشت‌زمینه تصویر شما اگر شلوغ یا عجیب و غریب باشد، باعث پرت شدن حواس مخاطبین از شما و موضوع مورد بحث در وبینار خواهد شد. به خاطر داشته باشید که هدف از دیدن تصویر شما تمرکز روی صحبت‌های شما و موضوع مورد بحث است. بنابراین برای حفظ تمرکز مخاطبین روی شما و موضوع مورد بحث باید محیط اطراف شما باید مرتب و ساده باشد. سعی کنید وسایل اضافی که باعث حواس پرتی مخاطبین می‌شود را از محل خارج کنید تا با تمرکز بالاتری به ارائه موضوع خود در وبینار بپردازید. در نظرگرفتن پس‌زمینه‌هایی به رنگ سفید یا خنثی می‌تواند تکنیک مناسبی برای ایجاد تمرکز مخاطب روی شما باشد.
ارتفاع و استحکام دوربین را چک کنید
ثابت و تنظیم نبودن تصویر شما مخاطبین را گیج کرده و حواس آنان را از موضوع مورد بحث پرت می‌کند. همچنین این موضوع باعث می‌شود که ارائه شما برای مخاطبین خسته‌کننده شود، چون نمی‌توانند به درستی روی تصویر شما تمرکز کنند. به همین دلیل، حتما به یاد داشته باشید که دوربین را در ارتفاع صورت خود قرار دهید. برای بالا بردن ارتفاع دوربین از پایه دوربین یا گذاشتن چند کتاب روی هم استفاده کنید. همچنین میتوانید فاصله خود از دوربین را تنظیم کنید تا مشکل ارتفاع رفع شود.
میکروفون خود را چک کنید
یکی از مهمترین مولفه‌ها در برگزاری وبینار درست کار کردن میکروفون است. به همان اندازه که تصویر ویدیویی شما اهمیت دارد، صدای شما هم از اهمیت بالایی برخوردار است. به همین دلیل لازم است که از درست کار کردن میکروفون اطمینان حاصل کنید. گاهی اوقات میکروفون‌هایی که داخل لپ‌تاپ شما تعبیه شده، درست کار نمی‌کنند و صدای شما واضح نخواهد بود. در چنین مواقعی استفاده از هدفون‌های میکروفون‌دار یا همان هدست می‌تواند مفید باشد. همچنین میتوانید از هدفون‌های بیسیم جدید موجود در بازار استفاده کنید تا سیم هدفون در تصویر نباشد.
اتصال اینترنت خود را چک کنید
مهمترین مولفه در آماده سازی محل برگزاری وبینار، اتصال پایدار به اینترنت است. اگر اینترنت خانه یا محل کار شما ضعیف است، سعی کنید مکان خود را تغییر دهید و در محلی دیگر وبینار خود را اجرا کنید. در مواردی که برای آماده سازی محل برگزاری وبینار ذکر شد، اتصال اینترنت بیشترین اهمیت را دارد.
بنابراین قبل از هر کاری برای آماده سازی محل برگزاری وبینار، حتما اینترنت خود را چک کنید تا در طول وبینار با مشکل مواجه نشوید. البته در بعضی موارد ممکن است که اتصال اینترنت شما مشکلی نداشته باشد و مشکل از اتصال اینترنت میزبان وبینار باشد و ممکن است این مشکل باعث قطعی یا وقفه در برگزاری وبینار بشود. در این مواقع باید با میزبان صحبت کرده تا محل خود را تغییر دهد یا اتصال اینترنت خود را بررسی کند.
اختلافات زمانی در وبینار
در قسمت قبل چند راهکار کوچک که در عین سادگی میزان کیفیت برگزاری وبینار شما را بالا می‌برند را مورد بررسی قرار دادیم. اگر وبیناری بین‌المللی برگزار میکنید مهمترین نکته توجه به اختلافات زمانی بین کشورهای مختلف است. هنگامی که در حال انتخاب زمان وبینار خوب هستید باید به این نکته مهم بیندیشید که همه افراد حاضر در وبینار در منطقه زمانی شما زندگی نمی‌کنند.
برای مثال ممکن است ساعت ۲ عصر به نظر شما بهترین زمان برای یک وبینار باشد، اما در همین ساعت و در کشوری دیگر مخاطبان شما در خواب شبانگاهی باشند! یک راهکار بسیار مناسب برای حل این مشکل، ضبط کردن وبینار است. با این روش دیگر اختلافات زمانی مهم نخواهند بود زیرا مخاطبان در هر زمانی که بخواهند می‌توانند به‌آسانی هرچه تمام‌تر محتوای شما را مشاهده کنند.
بیشتر بخوانید: نکته مهم برای شناخت بهتر مخاطبان وبینار
مزایای وبینار خوب
هرچند برگزاری یک وبینار مناسب شاید به نظر سخت برسد، اما با چند بار تکرار و تمرین میتوانید در این کار به یک فرد حرفه‌ای تبدیل شوید. از مشکلات و خطاها نترسید و شجاعانه برای مخاطبان خود گامی به جلو بردارید. الوکام سامانه‌ای است که در این راه با استفاده از ویژگی‌هایی همچون بهترین کیفیت ارتباط تصویری و صوتی، دسترسی و ورود آسان به ناحیه کاربری، سادگی و راحتی استفاده و همچنین بهره‌مندی از تمام ابزارهای آنلاین در این راه به شما کمک خواهد کرد.
در الوکام با یک لینک ساده میتوانید وارد کلاس مجازی خود شوید و با قابلیت ضبط کلاس، موضوع وبینار را در هر زمانی به مخاطبان مشتاق خود عرضه کنید. پس برای وبینار خوب خود همواره نام الوکام را در خاطرتان به یاد داشته باشید.
