وظایف مدیر اداری در یک سازمان، می‌تواند تمام واحدها را شامل شود. به طور کلی مدیریت سازمان اهمیت زیادی دارد و مدیر اداری با کنترل واحدهایی مانند تولید، تامین منابع، اجرا و استراتژی‌ها و غیره از سِمَت‌های مهم محسوب می‌شود. علاوه بر این مدیر اداری موظف است تا هماهنگی میان واحدهای مختلف را انجام دهد. در نهایت نظارت بر عملکرد تیم‌ها و پایش بهره‌وری آن‌ها نیز جزء شرح وظایف مدیر اداری به شمار می‌رود. در این مطلب از الوکام، پلتفرم برگزاری کلاس آنلاین و وبینار، قصد داریم در مورد وظایف مدیر اداری صحبت کنیم. به‌علاوه با عملکرد و جایگاه این عنوان شغلی مهم در سازمان آشنا می‌شویم و مهارت‌های مورد نیاز در این سِمَت را مرور می‌کنیم.
درباره مدیر اداری، اهداف و جایگاه این شغل
مدیر اداری مسئول مدیریت امور و عملیات‌های روزمره یک سازمان را بر عهده دارد. وظایف مدیر اداری کنترل بیشتر واحدها از منابع انسانی و مالی گرفته تا انبار و تدارکات و اجرای استراتژی‌ها و ارتباطات را شامل می‌شود و می‌تواند به سطوح مختلف سازمانی مرتبط باشد. به مدیر اداری در شرکت‌ها مدیر داخلی یا مدیر امور مالی اداری هم گفته می‌شود. به علاوه در برخی سازمان‌ها هم این عنوان شغلی به مدیر امور اداری پشتیبانی یا مدیر امور اداری منابع انسانی معروف است.
شرح وظایف مدیر امور اداری شامل کنترل و سازماندهی است تا با نظارت بر عملکرد واحدهای مختلف، حمایت‌های لازم را فراهم کند، برای حل مشکلات راهکار بدهد و تسهیلات ضروری برای بهبود فرایندها را ارائه دهد.
اهداف این عنوان شغلی اطمینان از عملکرد باکیفیت و بازدهی بالای کارکنان در سازمان است؛ بنابراین لازم است اطمینان حاصل کنند که بهترین استعدادها و سرمایه‌های انسانی در سازمان استخدام شوند و برای عملکرد بهتر آموزش ببینند. یکی دیگر از اهداف مدیر اداری شناسایی چالش‌های سازمان و موانع تحقق بهره‌وری در سازمان است و در مرحله بعد لازم است راهکارهای موثر برای برطرف کردن این موانع را ارائه دهد.
جایگاه مدیر اداری در سازمان
جایگاه مدیر اداری در چارت سازمانی، در سطح اجرایی و عملیاتی در نظر گرفته شده و او به عنوان مدیر میانی فعالیت می‌کند. همچنین در برخی از سازمان‌ها، وظایف مدیر اداری شرکت به‌عنوان پشتیبان مدیران ارشد تعریف می‌شود تا فرآیندهای اداری و اجرایی کسب‌وکار را کنترل کند. بنابراین جایگاه مدیر اداری در هر شرکت با ساختار سازمانی آن متناسب می‌شود، ولی شرح وظایف مدیر اداری شرکت خصوصی با سایر شرکت‌ها تقریبا مشابه است.
وظایف مدیر امور اداری چیست؟
وظایف مدیر اداری در سازمان‌ها فعالیت‌های متنوعی را شامل می‌شود. به علاوه لازم است بدانید که ممکن است مسئولیت‌ها و اختیارات مدیران اداری به تناسب شرکت‌های مختلف با ساختارهای سازمانی و سیاست‌های مختلف متفاوت باشد، ولی بیشتر این وظایف مشترک هستند و موارد زیر را شامل می‌شوند:
برنامه‌ریزی و سازماندهی
می‌توان گفت که اولین و مهم‌ترین وظیفه مدیر اداری در سازمان‌ها برنامه‌ریزی است. اجرای استراتژی‌ها و انجام فعالیت‌ها به برنامه‌ریزی و سازماندهی نیاز دارد و این مدیر اداری است که باید با برنامه‌ریزی اصولی بر فعالیت‌های سازمان نظارت کند. مدیر باید در این مسیر وظایف و مسئولیت‌ها را تخصیص دهد و روندها را کنترل کند. به علاوه با تسهیل فرایندها و روندها اجرای سیاست‌ها را متناسب با بودجه‌بندی و سیاست‌های بالادستی، امکان‌پذیر سازد.
اجرای سیاست‌های سازمان
یک مدیر اداری وظیفه‌ی پیاده‌سازی و اجرای سیاست‌های سازمان را در جهت درست و اصولی بر عهده دارد. در این مسیر لازم است بر تطابق سیاست‌های تعیین‌شده با قوانین و مقررات و همچنین اصول اخلاقی، هنجارها و ارزش‌های سازمانی نظارت کند. این موارد موجب می‌شود تا اجرای صحیح استراتژی‌ها و سیاست‌های سازمان در جهت تحقق اهداف تضمین شود.
مدیریت منابع انسانی
مدیریت منابع انسانی را هم می‌توان بخشی از وظایف مدیر اداری بر شمرد. در واقع در کنار مدیر منابع انسانی، مدیر اداری بر فرایندهای استخدام، آموزش و نگهداشت نیروی انسانی سازمان نظارت می‌کند. به علاوه طراحی و اجرای سیاست‌های مختلف منابع انسانی مانند ارزیابی عملکرد و پاداش و ارائه خدمات رفاهی به کارکنان را بر عهده می‌گیرد. همچنین بر پرداخت حقوق، مزایا و بیمه کارکنان مطابق با قوانین کار و نتایج ارزیابی عملکرد نظارت دارد و استراتژی‌های لازم در جهت آموزش و توانمندسازی کارکنان را اجرا می‌کند.
تقویت هماهنگی سازمانی
وظایف مدیران اداری در نهایت با ایجاد هماهنگی میان کارکنان و سایر مدیران سازمان و همچنین تقویت یکپارچگی میان تیم‌ها و واحدها انجام می‌شود. مدیران اداری برای انجام این وظیفه به هماهنگی با همه واحدها نیاز دارند و حتی ممکن است گاهی با برگزاری جلسه آنلاین هماهنگی‌های لازم را انجام دهند؛ به همین دلیل است که قدرت رهبری، هماهنگی، مذاکره و برقراری ارتباط قوی و موثر در این شغل اهمیت زیادی دارد.
نظارت و پیگیری
در پاسخ به سوال «وظایف مدیر امور اداری چیست؟» باید به نظارت و پیگیری فعالیت‌های سازمان هم اشاره کنیم. مدیر اداری با پیگیری و پایش نتایج حاصل از فعالیت‌ها، راهکارهای مفیدی برای بهبود ارائه می‌دهد و بر اجرای این راهکارها هم نظارت می‌کند. همچنین با انجام اصلاحات لازم به بهبود عملکرد و بهره‌وری سازمان کمک می‌کند.
تامین منابع اداری
تامین منابع و تجهیزات اداری از دیگر وظایف مدیر اداری است. در این بخش مدیر باید تجهیزات اداری لازم را با توجه به نیازهای هر بخش تهیه و مدیریت کند. برنامه‌ریزی برای خرید و توزیع تجهیزات و همچنین نگهداری و تعمیر آن‌ها، به علاوه نظارت بر موجودی انبار برای خرید به‌موقع بر عهده مدیر اداری است. این نظارت شامل وسایل نقلیه سازمان هم می‌شود و بودجه‌بندی برای تامین هزینه‌های تجهیز و نگهداری را هم در بر می‌گیرد.
بهبود ارتباطات سازمانی
مدیریت ارتباطات سازمانی اعم از داخلی و خارجی بر عهده مدیر اداری است. این ارتباطات در میان کارکنان، مشتریان، همکاران و غیره در جریان است و تقویت آن مزایای زیادی برای کسب‌وکارها دارد. بنابراین یک مدیر اداری لایق می‌داند مذاکره چیست و به خوبی از عهده مذاکره با کارکنان سازمان خود و همچنین مذاکره با ذی‌نفعان و رقبا بر می‌آید. از جمله مزایای تقویت ارتباطات در سازمان می‌توان به بهبود همکاری و هماهنگی میان تیم‌ها و همچنین بهبود روابط با ذی‌نفعان خارجی مانند مشتریان و شرکا اشاره کرد که به افزایش درآمد و سود می‌انجامد.
دیگر وظایف مدیر اداری عبارتند از:
- وظایف مربوط به امور مالی به‌خصوص برنامه‌ریزی و تخصیص بودجه به واحدهای مختلف
- برنامه‌ریزی و نظارت به برگزاری رویدادهای سازمانی به‌خصوص نمایشگاه‌ها و همایش‌ها
- نظارت بر امور مربوط به دبیرخانه و بایگانی مستندات (در سازمان‌های دولتی)
مهارت‌های لازم برای شغل مدیر اداری کدامند؟
مدیر اداری هم مانند هر سمت و شغلی در کسب‌وکار، باید دانش، تخصص و مهارت‌های لازم را داشته باشد. این مهارت‌ها به اجرای سیاست‌های سازمانی، تخصیص وظایف، اجرای امور مالی، اولویت‌بندی کارها و یکپارچگی درون و بیرون سازمانی کمک می‌کند. برخی از مهم‌ترین مهارت‌های لازم برای این شغل به منظور افزایش کارایی و بهره‌وری شامل موارد زیر است:
- داشتن سابقه کار مرتبط و مهارت‌های مدیریتی و رهبری
- داشتن تحصیلات مرتبط با مدیریت به خصوص مدیریت بازرگانی یا سایر رشته‌های مرتبط
- توانایی حل مسئله و تفکر انتقادی
- توانایی ارائه راهکارهای اصلاحی و بهبود فرایندها
- داشتن مهارت های ارتباطی و روابط عمومی قوی
- دارا بودن قدرت تصمیم‌گیری و مدیریت زمان
- توانایی انجام وظایف متنوع به صورت همزمان
- قابلیت برنامه‌ریزی جلسات و رویدادهای داخلی و خارجی
- دانش مالی، حسابداری و بودجه‌بندی
- داشتن خلاقیت و ابتکار عمل
- آشنایی با وظایف منابع انسانی در سازمان
- آشنایی با قوانین کار
- آشنایی با اصول مدیریت انبار و تدارکات
اهمیت شغل مدیر اداری در سازمان چیست؟
مدیر اداری به دلیل قابلیت هماهنگی میان واحدها و کارکنان، اهمیت زیادی در سازمان‌ها دارد. وظایف مدیر اداری همه‌ی واحدهای سازمانی را شامل می‌شود و از تخصیص وظایف و سمت‌های افراد تا نظارت و ارزیابی عملکرد را در بر می‌گیرد.
مدیر امور اداری قدرت زیادی در سازمان‌ها دارد و در مواقع لازم راهکارها و دستورات ضروری را در سریع‌ترین زمان پیشنهاد داده و اجرا می‌کند. می‌توان گفت مدیر اداری بر عملکرد مدیران سایر واحدها به‌خصوص تدارکات و انبار، منابع انسانی، مالی و حسابداری و تولید هم نظارت می‌کند. به علاوه مدیر اداری به‌عنوان رابط میان کارکنان و مدیران ارشد عمل می‌کند و با سایر مدیران میانی هم در ارتباط است. ارتباط این فرد با مدیرعامل هم مستقیم است و باید گزارش‌های مورد نیاز را در دوره‌های زمانی مشخص ارائه دهد.
در سازمان‌های کوچک وظایف مدیر منابع انسانی و مدیر تدارکات و انبارداری با مدیر اداری ادغام می‌شود، ولی در سازمان‌های بزرگ این وظایف در واحدهای جداگانه و توسط مدیران متفاوت انجام می‌شود. البته که مدیر امور اداری بر وظایف دو واحد دیگر نظارت می‌کند؛ به همین دلیل است که این سمت اهمیت زیادی در سازمان‌ها چه کوچک و چه بزرگ دارد.
جمع‌بندی
همان‌طور که گفتیم سمت مدیر اداری اهمیت زیادی در سازمان دارد، به دلیل این که وظایف مدیر اداری تقریباً همه‌ی واحدهای سازمان را در بر می‌گیرد و لازم است کنترل، نظارت و مدیریت به درستی توسط یک مدیر لایق انجام شود. به علاوه مدیر اداری باید واحدها و تیم‌ها را با هم هماهنگ نگه دارد و ارتباطات موثر و خوبی با کارمندان، مدیران، مشتریان و شرکا برقرار کند.
اگر تخصص و تجربه لازم برای ایفای درست این نقش را به صورت حرفه‌ای دارید و از مهارت‌های مورد نیاز برای افزایش بهره‌وری در کسب‌وکارها برخوردار هستید، می‌توانید برای سمت مدیر اداری در سازمان‌های بزرگ و کوچک متقاضی شوید. این نکته را هم در نظر بگیرید که شرح وظایف این سمت شغلی در سازمان‌های مختلف بسته به ساختار و سیاست‌های سازمانی، مقداری تفاوت دارد.
