برگزاری جلسه، نیازمند مهارت‌هایی است که بسیاری از آن‌ها نه ذاتی؛ بلکه اکتسابی هستند. درحالی‌که بسیاری از مدیران، تنها به تجربه‌ی خود در این زمینه اکتفا کرده و درواقع از طریق آزمون‌وخطا عملکرد خود را بهبود می‌بخشند، کتاب‌های زیادی نیز درباره‌ی مهارت‌ها و روش‌های برگزاری جلسات نوشته شده‌اند. مطالعه‌ی حتی یک کتاب مدیریت جلسات می‌تواند شما را با شگردها و تکنیک‌هایی آشنا کند که با استفاده از آن‌ها جلساتتان پربازده‌تر می‌شوند.
در این مقاله به معرفی چند کتاب جلسه موثر می‌پردازیم. برای این منظور، ۶ کتاب برتر را مختصرا مرور خواهیم کرد که همگی آن‌ها به فارسی نیز ترجمه شده و به‌صورت فیزیکی یا الکترونیکی قابل‌تهیه هستند. در پایان این مقاله به‌راحتی می‌توانید دانش خود را در زمینه‌ی برگزاری جلسه ارتقا دهید.
کتاب «آموزش مدیریت جلسه» با زیرعنوان «تنظیم دستور جلسه، تقویت روحیه‌ی همکاری» نوشته‌ی دکتر نیک مورگان (Nick Morgan) و ترجمه‌ی ابوذر کرمی است که توسط نشر سخن‌سرا منتشر شده است. نویسنده‌ی این کتاب، استاد دانشگاه در زمینه‌ی ارتباطات است و سابقه‌ی کار به‌عنوان مدیر روابط عمومی چندین دانشگاه برتر و تدریس به مدیران در موسسه‌ی پابلیک وردز (Pubic Words) را نیز در کارنامه‌ی خود دارد. مورگان، همچنین نویسنده‌ی کتاب معروف «بهره‌برداری از جلسه» و مقالات متعددی در نشریات امریکا است.
در معرفی کتاب آموزش مدیریت جلسات، پیش از هر چیز باید به حجم کم کتاب اشاره کنیم که در آن، نویسنده، روش‌هایی برای برگزاری یک جلسه مفید و پربازده را معرفی کرده است. از مهم‌ترین موضوعات این کتاب مدیریت جلسات ، موارد زیر هستند:
- زمان مناسب برای برگزاری جلسه
- مراحل آمادگی برای جلسه و اقدامات لازم پیش از برگزاری آن
- تعیین اهداف برای جلسه و ارائه‌ی راه‌کاری برای دستیابی به آن‌ها
- روش‌های آسیب‌شناسی برگزاری جلسه و ارائه‌ی راه‌حل‌هایی برای آن‌ها
همچنین در این کتاب به بحث دستور جلسه، انواع و روش‌های تنظیم آن نیز پرداخته شده است. مورگان برای روشن‌تر شدن این موضوع، چندین قالب یا Template از انواع دستور جلسه را نیز در کتاب خود قرار داده است. می‌توانید این قالب‌ها را با کمی تغییر و به‌تناسب سازمان و جلسه خود به کار ببرید. استفاده از مثال‌های واقعی و زبان داستان‌گونه در جای‌جای کتاب نیز آن را خواندنی‌تر و تاثیرگذاری‌اش را بیشتر کرده است.
معرفی کتاب چگونه جلسه برگزار کنیم؟
کتاب چگونه جلسه برگزار کنیم (How to Fix Meetings) با زیرعنوان جلسات کمتر، تمرکز بر نتایج و انجام کارها منتشر شده است. نویسنده‌های این کتاب، گراهام آلکات و هیلی واتس و مترجم آن صدرا صمدی دزفولی است. اولین نکته‌ای که درباره این کتاب جلب‌توجه می‌کند، تاریخ نگارش و انتشار نسبتا جدید این کتاب یعنی سال ۲۰۱۱ است. بنابراین اطلاعات آورده‌شده در آن، مطابق آخرین دستاوردها و مطالعات در زمینه مدیریت جلسه هستند.
نویسنده‌ی اول این کتاب، یعنی گراهام آلکات (Graham Allcott)، موسس شرکت تینک پروداکتیو (Think Productive) و یک کارآفرین و سخن‌ران موفق در دنیاست. از مهم‌ترین فعالیت‌های او می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سابقه‌ی مشاوره و همکاری با شرکت‌های بزرگ مانند eBay
- نویسندگی کتاب نینجای بهره‌وری شوید (How to be a productivity ninja)
- تولید پادکست فراتر از کسب‌وکار (Beyond Busy)
نویسنده‌ی دوم کتاب، یعنی هیلی واتس (Hayley Watts) نیز همکار آلکات در موسسه‌ی تینک پروداکتیو بوده و خود سابقه‌ی همکاری با چندین شرکت بزرگ را دارد. این کتاب مدیریت جلسات به مدیران شرکت‌های بزرگ و کوچک در جهت برگزاری جلسات پربازده‌تر به‌ویژه در زمینه‌هایی مانند تعیین اهداف، تبیین فرهنگ سازمانی و تقسیم وظایف کمک می‌کند.
میکروبوک یا خلاصه این کتاب نیز توسط فیدیبو در حجم تنها ۲۲ صفحه منتشر شده است که شاید حتی در یک روز هم بتوانید به‌راحتی آن را مطالعه کنید.
کتاب مدیریت جلسات
اگر اهل مطالعه کتاب‌های نکته‌ای هستید، کتاب مدیریت جلسات (Meeting Management) برای شما بهترین گزینه است. این کتاب، توسط تیم هندل (Tim Hindle) نگارش شده و سعید علیمردانی و انتشارات سارگل آن را ترجمه و منتشر کرده‌اند. این کتاب با بیان ۱۰۱ نکته‌ی مقدماتی تا پیشرفته به افزایش بهره‌وری جلسه و بهبود مهارت‌ها، توانمندی‌ها و اعتمادبه‌نفس برگزارکننده‌ی آن کمک می‌کند.
تیم هیندل در کتاب مدیریت جلسات به موضوعاتی مانند روش‌های تعیین اهداف، انواع جلسات، نکات تنظیم دستور جلسه و صورت‌جلسه، مکان و زمان مناسب برای جلسه، نکات مربوط به تنظیم قوانین جلسه و پیاده‌سازی آن‌ها و غیره می‌پردازد. او این کار را با ارائه تعریف دقیقی از جلسه و مشخصات آن شروع می‌کند.
در معرفی کتاب مدیریت جلسات باید اشاره کنیم که این کتاب، بیش از دو دهه‌ی پیش نوشته شده است. بااین‌حال، مطالب آن پایه‌ای هستند و حتی برای جلسات آنلاین امروزی نیز می‌توانند مفید باشند. ترجمه‌ی فارسی این کتاب، ۷۲ صفحه حجم دارد.
معرفی کتاب جلسات موثر
اگر به دنبال کتابی برای افزایش تاثیرگذاری جلسات خود در ذهن اعضا شرکت‌کننده در آن هستید، کتاب جلسات موثر با نام انگلیسی Meeting That Get Results، نوشته‌ی نویسنده‌ی مشهور، برایان تریسی (Brian Tracy)، یکی از بهترین گزینه‌هایی است که در اختیار دارید.
کتاب جلسات موثر نسبتا مفصل بوده و در ۲۱ فصل و ۱۲۸ صفحه تنظیم شده است. ژان بقوسیان و بنفشه عطرسائی آن را ترجمه کرده و ناشر کتاب نیز کلید آموزش است. موضوعات اصلی این کتاب، شامل انواع جلسات، مدل‌های اتخاذ تصمیم در جلسه، اصول چیدمان در جلسه، آسیب‌شناسی عدم تاثیرگذاری جلسه هستند. همچنین در آن، ده‌ها نکته برای بهبود بازدهی جلسات آورده شده‌اند.
در فصول اول تا پنجم کتاب جلسات موثر، انواع و اهداف جلسات، مزایا، روش‌های تنظیم دستور جلسه و اداره‌ی جلسه معرفی می‌شوند. در فصول پنجم تا دهم نیز به بیان روش‌هایی برای افزایش مشارکت در جلسه، کارکرد جلسه در حل مسائل، مدل‌های تصمیم‌گیری، بررسی مشکلات پرتکرار و آسیب‌شناسی جلسات پرداخته می‌شود. در فصول بعدی نیز انواع جلسات، روش‌های ساماندهی امکانات برای برگزاری جلسه و نکاتی در رابطه با بهبود اعتمادبه‌نفس هنگام سخن‌رانی، بهبود اثربخشی و قانون پارکینسون مرور شده‌اند.
دو کتاب دیگر درباره مدیریت جلسه
کتاب‌های نوشته‌شده با ایده‌ی برگزاری جلسات موثر، بسیار هستند. به‌ویژه اگر به زبان انگلیسی مسلط باشید، گزینه‌های بیشتری در اختیار خود دارید. یکی از کتاب‌های معروف دیگر در این زمینه، کتاب «هدایت موثر جلسه ارزیابی عملکرد کارکنان» با زیرعنوان «تکنیک‌های کاربردی مدیریت برتر» است. هدف و کارکرد این کتاب از تیتر آن مشخص بوده و توسط بریژیت سیوان نوشته شده است. سطح این کتاب، کمی بالاتر از پایه و مناسب مدیرانی است که دانش کافی از علم مدیریت و اصطلاحات تخصصی آن دارند.
کتاب مفید دیگر در این زمینه، نوشته‌ی پاتریک لنچونی است و «فرار از جلسه» نام دارد. زیرعنوان این کتاب، «چگونه جلسات را مدیریت کنیم تا کسی از آن فراری نباشد»، معرف هدف و محتوای آن است. به‌ویژه اگر جلسات شما به درازا کشیده شده و از اهداف خود دور می‌شوند، پاتریک لنچونی که خود یک متخصص مدیریت شناخته‌شده است، نکات و اصولی را در قالب داستان به شما می‌آموزد.
مدیریت جلسات برای بسیاری از مدیران، کاری دشوار است. تنظیم اهداف درست، انجام هماهنگی‌های لازم، برنامه‌ریزی، مدیریت زمان جلسه و حفظ اعتمادبه‌نفس از مهم‌ترین این چالش‌ها هستند. رفع آن‌ها با اتکا به تجربه و برگزاری هرچه بیشتر جلسات بسیار دشوار و زمان‌بر است و می‌تواند جلسات بسیاری را هدر دهد.
مطالعه‌ی حتی یک کتاب مدیریت جلسات می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند. در این مقاله، ۶ کتاب معروف در این زمینه را معرفی کردیم. همگی آن‌ها توسط کارشناسان علومی مانند ارتباطات و مدیریت نوشته شده‌اند که در بهترین سازمان‌ها و دانشگاه‌های آمریکا به تدریس مشغول هستند. موارد مطرح‌شده در آن‌ها را با فرهنگ سازمانی خود مطابقت داده و ازاین‌پس جلساتی مفیدتر در سازمان خود داشته باشید.
