با شیوع کرونا خیلی از شرکت‌ها در سراسر دنیا تصمیم گرفتند که شیوه کاری و مدیریتی خود را تغییر دهند و به سمت دورکاری بروند یا مدرسین زیادی بودند که برگزاری کلاس آنلاین را انتخاب کردند. البته دورکاری چیز جدیدی نیست و سال‌ها پیش هم افراد زیادی به صورت دورکاری فعالیت می‌کردند، اما در دوران پاندمی، کار از راه دور گسترش پیدا کرد و با آگاهی از مزایای دورکاری، بسیاری از سازمان‌ها به این شیوه روی آوردند. هنوز هم شرکت‌های زیادی هستند که سیاست دورکاری را پیش گرفته‌اند، اما معمولا مدیران همیشه این دغدغه را دارند که مدیریت تیم دورکاری چطور امکان‌پذیر است؟ می‌توان کارها را به موقع از شخص دورکار تحویل گرفت؟ اگر بی‌نظمی پیش بیاید و کارها به تعویق بیفتند چه می‌شود؟ اگر شما هم این سوال را در ذهن دارید که چگونه یک تیم دورکار را مدیریت کنیم؟ حتما تا انتهای این مقاله‌ی الوکام همراه ما باشید.
انجام کارها به صورت دورکاری هم برای مدیران و هم برای کارکنان مزایای زیادی دارد، در واقع بُرد-بُرد است. زمانی که کارمندان در شرکت حضور نداشته باشند، برخی از هزینه‌ها برای کارفرما حذف می‌شود یا کاهش می‌یابد. همچنین فرصت بیشتری برای جذب و مدیریت استعدادها بدون محدودیت جغرافیایی، فراهم می‌شود. البته باید مدیریت تیم دورکاری را بلد باشید تا به شیوه موثری بتوانید با نیروهای دورکار ارتباط برقرار کنید.
از طرفی دیگر کار از راه دور به افراد اجازه می‌دهد که بدون حضور فیزیکی در محل کار، از مکان‌های مختلف به وظایف و مسئولیت‌های خود بپردازند. از آن‌جایی که کارمندان به حضور در محل کار نیاز ندارند، وقت و هزینه‌های مرتبط با رفت‌وآمد به شدت کم می‌شود و این امر می‌تواند بهبود شرایط مالی و کاهش استرس فردی را به همراه داشته باشد. ضمن این که برخی از افراد در شرایط دورکاری بهتر می‌توانند روی کارهای خود تمرکز کنند و فعالیت‌های‌شان را پیش ببرند. انعطاف‌پذیری زمانی، برقراری تعادل میان زندگی کاری و شخصی، افزایش تنوع فرصت‌های شغلی و حتی حفظ محیط زیست، از دیگر مزایای دورکاری است. اصلا می‌توان دورکاری و برگزاری رویداد آنلاین را به‌عنوان یکی از موثرترین راه های کاهش آلودگی هوا دانست.
دورکاری چه چالش‌هایی می‌تواند داشته باشد؟
از مزایای دورکاری گفتیم، اما باید بدانید مدیریت تیم دورکاری آن‌قدر هم آسان نیست و ممکن است که مجبور شوید با مشکلات و چالش‌هایی دست و پنجه نرم کنید. به هر حال زمانی که ارتباطات به صورت حضوری نباشد و افراد با شیوه دورکاری وظایف خود را جلو ببرند، احتمال دارد چالش‌هایی به وجود بیاید، از جمله:
- محدود شدن ارتباطات میان افراد
- عدم برقراری تعادل میان کار و زندگی
- دچار شدن کارمندان به فرسودگی شغلی
- دشوار شدن نظارت بر عملکرد کارکنان
- عدم مدیریت زمان و هماهنگی و به تعویق افتادن کارها
برای موفقیت در مدیریت تیم دورکاری حتما به نکات زیر توجه کنید
مواردی که بالاتر به آن‌ها اشاره کردیم بخشی از رایج‌ترین چالش‌هایی است که معمولا مدیران و کارمندان هنگام دورکاری با آن‌ها درگیر هستند. اما قطعا نمی‌خواهیم نتیجه‌گیری کنیم که دورکاری روش خوبی نیست. برعکس اگر مدیران بتوانند با توجه به یک سری نکات، در صورت نیاز دورکاری را در شرکت خود به کار بگیرند، بازدهی و عملکرد تیم می‌تواند به طرز چشمگیری بهبود یابد.
در حقیقت مدیران باید مدیریت تیم دورکاری را بلد باشند، در این صورت می‌توانند به بهترین نحو تیم را مدیریت کنند، کارها را پیش ببرند و تسک‌ها را به موقع تحویل بگیرند. در نقطه مقابل اگر یک مدیر نتواند به خوبی مدیریت کند و با کارکنان ارتباط برقرار کند، حتی اگر کارمندان جلوی چشم او باشند، باز هم نمی‌تواند نتیجه‌ی خوبی بگیرد و به اهداف سازمان برسد. در ادامه برای مدیریت تیم دورکاری چند راه‌حل مفید و موثر را برایتان توضیح می‌دهیم. با رعایت این نکات می‌توانید مدیریت تیم های دورکار را به شیوه موثر انجام دهید.
هنگام استخدام نیروی دورکار، دقت کنید
اگر می‌خواهید یک تیم دورکار قدرتمند بسازید، در مرحله اول باید با احتیاط و با دقت نیرو استخدام کنید. شاید بپرسید چطور مطمئن شوم فرد مناسبی را استخدام می‌کنم؟ قطعا به اطمینان صددرصد که نمی‌توان رسید، اما با اقداماتی نظیر پرسیدن سوالات مناسب در مصاحبه آنلاین یا حضوری، بررسی نمونه کار، در صورت امکان پرس‌وجو از کارفرماهای قبلی، بررسی کردن شبکه‌های اجتماعی به‌خصوص لینکدین فرد، گرفتن تست و آزمون و … می‌توانید اطلاعات دقیق‌تری درباره تجربه کاری و شخصیت افراد به دست آورید و با اطمینان بیشتری درباره استخدام یا عدم استخدام آن‌ها تصمیم بگیرید.
انتظارات خود را دقیق مشخص کنید و شفاف باشید
بخش مهمی از موفقیت در مدیریت تیم دورکاری به این موضوع بستگی دارد که آیا انتظارات خود را از افراد تیم به‌طور واضح و دقیق مشخص کرده‌اید یا نه. اصلا خودتان دقیق می‌دانید چه اهدافی دارید و وظایف هر یک از اعضای تیم دورکار چیست؟ زمانی که مدیر و کارکنان به صورت حضوری یک‌جا نباشند، احتمال این که سوتفاهم پیش بیاید و افراد بابت وظایف‌شان سردرگم شوند، بالا می‌رود، اما اگر انتظارات را دقیق و شفاف بیان کنید و البته وظایف هر فرد، انتظارات و موضوعات مختلف را مستند کنید، احتمال به وجود آمدن هر مشکل و سوتفاهمی به شدت کاهش می‌یابد. همچنین یادتان باشد که نحوه انجام وظایف و این که هر فرد باید چه مواقعی به چه کسانی گزارش دهد را به فرد دورکار توضیح دهید.
همواره ارتباط خود را با کارکنان حفظ کنید
کارکنان دورکار نباید این احساس را داشته باشند که از کار کنار گذاشته شده‌اند و نقشی در تیم ندارند، چون در این صورت میزان اعتماد و همچنین تعهدشان به کار پایین می‌آید. بنابراین اگر می‌خواهید مدیریت تیم دورکاری را به بهترین شکل جلو ببرید، باید با کارکنان چه به صورت جلسات تیمی چه جلسه دونفره، به‌طور دائم در ارتباط باشید. بهتر است حتما به‌طور روزانه با کارکنان ارتباط داشته باشید و جلسات را هم بنا به شرایط کاری خود، منظم و به‌طور روزانه یا هفتگی برگزار کنید تا هم از روند کارها مطلع شوید، هم کارکنان بفهمند برای آن‌ها ارزش قائل هستید. برقراری ارتباط هم از روش‌های مختلفی از جمله چت، تماس تلفنی، ایمیل، ویدیوکال در پلتفرم برگزاری جلسات آنلاین و… صورت بگیرد.
بازخورد بدهید و بازخورد بگیرید
برای مدیریت تیم دورکاری باید فرهنگ ارائه بازخورد سازنده را جا بیندازید. البته این موضوع باید دو طرفه باشد، هم شما به کارکنان بر اساس عملکردشان بازخورد بدهید، هم آن‌ها این حق را داشته باشند که نظرات‌شان را به شما بگویند و بازخورد ارائه دهند. ارائه بازخورد دو طرفه باعث می‌شود که هم شما و هم کارکنان دورکار مشکلات و چالش‌های کار را بفهمید و برای حل آن‌ها برنامه‌ریزی و اقدام کنید. همچنین بازخورد سازنده، به موقع و منظم به کارکنان کمک می‌کند تا بهتر وظایف خود و انتظاراتی که سازمان از آن‌ها دارد را درک کنند.
از ابزارهای مدیریت پروژه کمک بگیرید
استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه برای اکثر تیم‌ها ضروری است، به‌خصوص وقتی که مدیریت تیم دورکاری را بر عهده دارید. وقتی به صورت حضوری کنار هم نیستید، باید به کمک ابزارهای آنلاین و فناوری‌های روز دنیا، ارتباط را حفظ کنید و با نظم و هماهنگی کارها را پیش ببرید. برای تیم‌های دورکار و فریلنسرها از ابزارهای مدیر یت پروژه مختلفی می‌توان استفاده کرد. ترلو یکی از معروف‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه است، اما می‌توانید سراغ نرم‌افزارهای ایرانی مثل میزیتو، تسکولو، همتیک و… استفاده کنید که ویژگی‌ها و امکانات قابل‌توجهی دارند و باعث می‌شوند که نظارت بر عملکرد کارکنان، پیشبرد پروژه‌های مختلف و برقراری ارتباط بین اعضای تیم بسیار آسان‌تر و سریع‌تر شود. همچنین اگر قصد برگزاری وبینار یا جلسه آنلاین داشته باشید، پلتفرم‌هایی مثل الوکام ابزار بسیار مناسبی برای شما خواهد بود.
نظارت کنید، اما کنترل‌گر نباشید
مدیرانی که شخصیت کنترل‌گر دارند قطعا با کارکنان خود به مشکل برمی‌خورند. شما باید نظارت داشته باشید و تیم خود را راهنمایی و مدیریت کنید، نه این که مدام آن‌ها را کنترل کنید و استقلال و آزادی عمل را از آن‌ها بگیرید. به کارکنان خود اعتماد کنید، به هر حال مدیریت تیم دورکاری اصلا امکان کنترل مداوم را به شما نمی‌دهد، اگر اعتماد نکنید خودتان عذاب می‌کشید و دائم باید استرس داشته باشید. در ضمن وقتی شما شخصیت کنترل‌گر داشته باشید، کارکنان هم به خودشان اجازه می‌دهند که دائم همدیگر را کنترل کنند و در کارهای یکدیگر دخالت کنند.
اجازه ندهید تعادل زندگی شخصی و شغلی کارکنان به هم بریزد
گاهی اوقات مدیران این تصور غلط را دارند که چون شخصی به صورت دورکار فعالیت می‌کند، پس باید کل روز خود را صرف کار کند و هر زمانی از شبانه‌روز که مدیران خواستند آن شخص پاسخگو باشد. چنین چیزی اصلا درست نیست، کارکنان دورکار هم باید ساعت کاری مشخصی داشته باشند و نباید زندگی آن‌ها را به هم بریزید. البته گاهی هم خود کارکنان بیش از حد غرق کار و مهارت مولتی تسکینگ می‌شوند و بین زندگی شخصی و شغلی تعادل برقرار نمی‌کنند. این مسئله در بلندمدت باعث می‌شود دچار فرسودگی شغلی شوند. شما اگر متوجه شدید که کارمندتان چنین روشی را پیش گرفته است، حتما با او صحبت کنید و بگویید که در کنار کار کردن، باید به سلامتی روحی و جسمی خود نیز توجه کند.
انعطاف‌پذیر باشید و روی نتیجه تمرکز کنید
اگر می‌خواهید مدیریت دورکاری را موفقیت‌آمیز سپری کنید، به جای ایجاد محدودیت برای نوع و نحوه فعالیت‌های کارکنان دورکار، روی خروجی و نتیجه‌ی کارها تمرکز کنید. انعطاف‌پذیر باشید و اجازه دهید کارکنان به شیوه‌ی خودشان، کارشان را انجام دهند. برای مدیریت تیم دورکاری سعی کنید تا زمانی که کار خوب پیش می‌رود و نتایج مثبتی می‌گیرید، وسواس زیادی روی نحوه فعالیت کارکنان نداشته باشید. وسواس فکری هم به شما استرس می‌دهد، هم کارکنان. در ضمن شما باید به‌عنوان مدیر همدلی داشته باشید و درک کنید که کارمندان هم گاهی ممکن است دچار مشکلاتی شوند و این مسئله کمی کارشان را تحت تاثیر قرار دهد، کنارشان باشید و به آن‌ها کمک کنید تا مشکلات‌شان را حل کنند.
سخن پایانی درباره مدیریت تیم دورکاری
مدیریت دورکاری و سپردن کارها به نیروهای دورکار و فریلنسر، در سال‌های اخیر بسیار رایج شده است و شرکت‌های زیادی نتیجه‌ی مثبتی از آن گرفته‌اند. شما نیز اگر مدیریت تیم دورکاری را به خوبی انجام دهید، از مزایای بی‌شمار دورکاری بهره‌مند خواهید شد. ضمن این که دورکاری یا حتی مدل کار ترکیبی (ادغام دورکاری و کار حضوری) برای بسیاری از کارجویان مزیت است و این باعث می‌شود که افراد بسیاری از جمله نیروهای بااستعداد و متخصص مشتاق شوند که با شما همکاری کنند. در حال حاضر کارکنان زیادی تقاضای کار از راه دور دارند، بنابراین شما به‌عنوان یک مدیر باید با این شرایط سازگار شوید و انعطاف‌پذیر باشید. خیال‌تان راحت باشد، اگر به نکاتی که گفتیم توجه کنید و بر اساس این راهکارها عمل کنید، می‌توانید به خوبی تیم دورکار را مدیریت و هدایت کنید.
