امروزه و با پیشرفت تکنولوژی اغلب افراد کار با مجموعه نرم‌افزارهای آفیس را می‌دانند. برخی از افراد نیز کار با این مجموعه نرم‌افزار پرکاربرد را به صورت حرفه‌ای آموخته‌اند تا کیفیت کار خود نسبت به سایرین که به صورت عادی با نرم‌افزارها کار می‌کنند، افزایش دهند. برای ارائه کنفرانس، وبینار و سخنرانی استفاده از نرم‌افزار پاورپوینت بسیار کارآمد و راحت خواهد بود. همچنین در دنیای امروز، ابزار و امکانات ساده و بیشتری به این نرم‌افزار اضافه شده و استفاده از آن را راحت‌تر کرده‌اند.
در این مقاله به آموزش پاورپوینت برای وبینار پرداخته و نکات لازم در این زمینه عنوان می‌شود. این مطالب شامل نکات فنی مربوط به نحوه ساخت اسلایدها برای ارائه وبینار، استفاده از قالب‌های آماده و TEMPLATE برای ایجاد جلوه‌های ظاهری زیبا و یکپارچه و دیگر نکات ضروری خواهد شد.
یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهایی که برای ارائه استفاده می‌شود، مایکروسافت پاورپوینت است. این نرم‌افزار پرکاربرد، جزوی از نرم‌افزارهای شرکت مایکروسافت بوده که در سال 1987 با همکاری شرکت فورتات با مایکروسافت ساخته شد. نسخه اولیه این نرم‌افزار با نام Presenter برای طراحی اسلایدها در ویندوز 2، کاربرد داشته است. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توان انواع تصاویر، نوشته‌ها، فیلم، صوت، حرکات، افکت‌های تصویری و حتی انیمیشن‌ها در اسلایدها قرار داده و با استفاده از این ابزارها و امکانات، ارائه وبینار را به بهترین شکل ممکن به پایان رساند.
به طور کلی، پاورپوینت نرم‌افزاری برای ساخت و نشان دادن اسلایده‌های متنوع بر روی صفحه مانیتور و یا پرده پروژکتور خواهد بود. ظاهر محیط کار این نرم‌افزار بسیار شبیه به دیگر نرم‌افزارهای مایکروسافت، علی‌الخصوص اکسل (Excel) و ورد (Word) است. در ضمن علاوه بر کامپیوتر و لپ‌تاپ، ساخت پاورپوینت با گوشی هم امکان‌پذیر است.
سربرگ‌های مختلف نرم‌افزار پاورپوینت
بهتر است قبل از شروع نحوه ساخت پاورپوینت برای وبینار، سربرگ‌های مختلف این نرم‌افزار را شناخته و از کاربرد آن‌ها اطلاع داشت؛
سربرگ Home
با استفاده از امکانات و ابزارهای این زبانه تمامی تنظیمات مربوط به متن و پاراگراف‌ها انجام می‌شود.
سربرگ Insert
ابزارهای این سربرگ این امکان را افراد می‌دهند تا مواردی نظیر جدول، عکس، نمودار و غیره را به پاورپوینت خود اضافه کند.
سربرگ Design
گزینه‌های سربرگ Desing به افراد کمک می‌کند تا طراحی زیباتری برای اسلایدها ارائه کنند. همچنین در قسمت theme، می‌توان نمای اسلایدها را تغییر داد.
سربرگ Animation
برای ساخت انیمیشن از این سربرگ استفاده می‌شود، بدین صورت که ابزارهای مربوط به تغییر نمایش شکل و تصاویر در آن وجود دارد.
سربرگ Transition
افکت‌های مربوط به اسلایدها در این سربرگ قرار دارند. همچنین در سربرگ Transition ابزارهای مربوط به تغییر زمان اسلاید و نوع تغییر به وسیله ماوس و یا به طور اتوماتیک نیز وجود دارند.
سربرگ Slide show
برای تنظیم وضعیت نمایش اسلایدها و همچنین نمایش پروژه‌های بر روی آن‌ها، ابزارهای گزینه Slide show کمک بسیاری می‌کنند.
سربرگ Review
تغییرات مخصوص در پاورپوینت برای وبینار، با استفاده از Review انجام می‌شود. همچنین با ابزارهای موجود در سربرگ Review می‌توان سند و پاورپوینت ساخته شده را به طور امنیتی نیز محافظت نمود.
سربرگ view
این سربرگ برای ایجاد روش نمایش سند پاورپوینت قابل استفاده است. ابزارهای لازم برای شکل نمایش صفحه، اضافه و حذف کردن بخش‌های باب میل طراح، در سربرگ view قرار دارد.
بیشتر بخوانید: برگزاری وبینار با ادوبی کانکت
نکات لازم در رابطه با ساخت پاورپوینت برای وبینار
همانطور که اشاره شد، ابزارهای متعددی در پاورپوینت وجود دارند که افراد به راحتی می‌توانند از آن استفاده کنند. اما ساخت یک پاورپوینت برای وبینار به طور حرفه‌ای، نیازمند رعایت نکات خاصی خواهد بود که در ادامه مهم‌ترین آن‌ها عنوان می‌شود؛
عدم استفاده از متن زیاد در اسلایدها
در اسلایدهای پاورپوینت به هیچ وجه نباید متنی بیشتر از 3 خط بارگزاری شود، زیرا این کار موجب ایجاد حس خستگی در مخاطب می‌شود. به جای قرار دادن متن، بهتر است تنها تیترهای اصلی در اسلاید قرار گرفته و بخش‌هایی که نیاز به توضیحات بیشتر دارند، به صورت شفاهی در وبینار بیان شوند. همچنین قرار دادن تصاویر، نمودار و حتی ویدئوهای کوتاه مدت در اسلایدها، علاوه بر جذابیت، موجب بیشتر فهمیده شدن ارائه نیز می‌شود.
استفاده از سایز قلم بزرگ در نوشتن کلمات
اسلایدهای پاورپوینت باید به گونه‌ای طراحی شوند که به خوبی دیده شده و قابل نمایش باشند. استفاده از سایز قلم کوچک از دیده شدن پاورپوینت جلوگیری می‌کند. سایز متن باید در اندازه‌ای باشد که در فاصله مشخص، کاملاً خوانا بوده و قابل فهم است. همچنین با کوتاه نوشتن می‌توان سایز نوشته‌ها را به راحتی افزایش داد.
عدم استفاده بی‌رویه از افکت پاورپوینت برای وبینار
با وجود اینکه افکت‌های تصویری، ویدئویی و صوتی موجب جذابیت بسیاری در پاورپوینت برای وبینار می‌شود، اما استفاده از آن‌ها حد و اندازه مشخص دارد. از این افکت‌ها باید به گونه‌ای استفاده شود که ارائه به یک سرگرمی کودکانه تبدیل نشده و کاملاً حرفه‌ای باشد. نیازی نیست که برای تمامی اسلایدها و عناصر موجود در پاورپوینت یک انیمیشن جدا در نظر گرفت و تنها انیمیشن‌های کوتاه در زمان تعویض اسلاید کافی خواهد بود. همچنین توصیه می‌شود به هیچ عنوان از افکت‌های صوتی در پاورپوینت استفاده نشود.
حد و اندازه معقول تعداد اسلایدها
در خصوص تعداد اسلایدها برای پاورپوینت، فرمول ثابتی وجود ندارد، زیرا با توجه به موضوع و مدت زمان ارائه، این تعداد متفاوت خواهد بود. اما باید توجه داشت که تعداد اسلایدها نباید از یک حدی بیشتر و یا کمتر باشند. کم بودن اسلاید اغلب موجب ناتمام ماندن موضوع شده و یا با توضیحات سریع و بیش از اندازه، مطالب به طور دقیق به مخاطب انتقال داده نمی‌شود. همچنین زیاد بودن تعداد اسلایدها، مخاطب را خسته خواهد کرد. بهتر است تعداد اسلایدها به گونه‌ای تنظیم شوند که به طور میانگین برای ارائه هر اسلاید 2 تا 4دقیقه زمان لازم باشد. هرچند این مورد نیز به موضوع ارائه بستگی دارد.
پاورپوینت یکی از نرم‌افزارهای ساده و پرکاربرد شرکت مایکروسافت بوده که برای ارائه کنفرانس، سخنرانی و وبینار مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار دارای ابزار و امکانات بسیاری بوده که در نهایت ارائه خوبی را به همراه خواهد داشت. برای ساخت پاورپوینت برای وبینار باید به نکات بسیاری نظیر نوع فونت و سایز آن، میزان متن و تصاویر استفاده شده در اسلایدها، افکت‌های قابل استفاده، تعداد اسلاید، کنتراست رنگ‌ها، انتخاب مطالب و غیره توجه لازم داشت.
برای آموزش کامل و حرفه‌ای پاورپوینت می‌توان به منابع مختلفی مراجعه نمود که یکی از آن‌ها، سایت الوکام است. در واقع سایت الوکام بستری مناسب برای آموزش پاورپوینت بوده و به راحتی می‌توان از آموزش‌های این سایت برای حرفه‌ای شدن در این زمینه استفاده کرد.
