همه ما برای انجام کارهای خود به یک برنامه نیاز داریم، ولی آیا شما با نحوه برنامه ریزی روزانه آشنایی دارید؟ آیا میدانید باید چگونه به آن پایبند بمانید و از کارها عقب نیفتید؟ آموزش برنامه ریزی روزانه به تمام این سوالات شما پاسخ میدهد و به شما کمک میکند تا بدون هیچ مشکلی به کارهای خود برسید. فرقی نمیکند یک فرد شاغل، دانشآموز، متقاضی کنکور سراسری یا حتی یک خانم خانهدار هستید. شما برای انجام هر کاری حتی روتین پوستی خود هم باید یک برنامه روزانه و منظم داشته باشید. در این مطلب از الوکام، پلتفرم برگزاری کلاس آنلاین و وبینار، همراه ما باشید تا با طریقه برنامه ریزی روزانه، اهمیت آن، چگونگی پایبند ماندن به یک برنامه و ویژگیهای بهترین برنامه ریزی روزانه آشنا شوید.
قبل از پاسخ دادن به سوال چگونه برنامه ریزی کنیم به اهمیت برنامهریزی بپردازیم. برنامه ریزی روتین روزانه به کسب مهارتهای بیشتر و پیشرفت بهتر کارها کمک میکند. در ضمن بعد از مدتی برنامه ریزی روزانه بهصورت منظم، هر روز صبح احساس آرامش بیشتری خواهید داشت. در ادامه بررسی میکنیم که داشتن برنامه برای هر روز چه اهمیتی دارد.
- تقویت مهارت مدیریت زمان: با برنامهریزی بهصورت روزانه، متوجه اهمیت زمان میشوید و جلوی اتلاف وقت را میگیرید. با این برنامهها شما مهارت نه گفتن را هم یاد میگیرید، بهگونهای که کار جدید قبول نمیکنید یا برای کارهای خود زمان معقولانهای را پیشنهاد میدهید. در این صورت از زمان خود بیشتر بهرهمند میشوید. پاسخ به سوال مدیریت زمان چیست و آشنایی با مفاهیم آن، به تدوین و اجرای برنامهریزی شما کمک میکند.
- افزایش تمرکز و بهرهوری: وقتی با آموزش برنامه ریزی روزانه یاد بگیرید چطور برنامهریزی کنید، با برنامهریزی کارهای روزانه، هدف و انگیزه بیشتری دارید و رسیدن به موفقیت را احساس میکنید. در نتیجه تمرکز و بهرهوری کار بیشتر میشو، بهگونهای که روی چند کار به خوبی تمرکز خواهید داشت.
- تبدیل شدن به شخصی منظم، پاسخگو و عاقل: با برنامهریزی میتوان کارهای بزرگ و پیچیده را به کارهای کوچک تقسیم کرد. همچنین با استفاده از برنامهریزی، هر روز گزارشی از کار خود را ارائه میدهید. ارائه این گزارش، شما را برای اجرای برنامهریزی مسئولیتپذیرتر میکند.
- کمک به تندرستی و سلامتی: برنامه ریزی روزانه با کاهش استرس به ایجاد آرامش بیشتر کمک میکند. با استفاده از برنامه ریزی روزانه میتوانید استرس را تا حد زیادی از خودتان دور کنید، زیرا میدانید بعد از انجام هر یک از وظایف خود، باید چهکارهای دیگری را انجام دهید. در این صورت جلوی انباشته شدن کارها نیز گرفته میشود.
چگونه برنامه ریزی روزانه انجام دهیم؟
قطعا همه ما از کودکی برای درس خواندن و شرکت در کلاسهای مدرسه تا بزرگسالی و انجام وظایفی که در محل کار برای ما تعیین شده است، نیاز به برنامهریزی داریم. یکی از کارهایی که به برقراری تعادل میان کار و زندگی شما کمک میکند، همین برنامهریزی است و به همین دلیل باید آموزش برنامه ریزی از کودکی به افراد داده شود و یاد بگیریم که چگونه برنامه ریزی کنیم. آیا میدانید چگونه تعادل کار و زندگی را برقرار کنید؟ اگر شما هم نحوه برنامه ریزی روزانه را نمیدانید و نمیتوانید به آن پایبند بمانید، در ادامه همراه ما باشید تا توضیح دهیم چگونه برنامه ریزی روزانه کنیم.
پیش از شروع روز، فکر کنید!
طریقه برنامه ریزی روزانه برای هر روز به نیاز شما بستگی دارد. یعنی اگر در محل کار باید برخی از کارها را خیلی سریع انجام دهید و بعد از تحویل گرفتن در همان روز به پایان برسانید، حتما فضاهای خالی در روزتان برای این کارها کنار بگذارید. یعنی باید برنامه منعطفی داشته باشید. برای اختصاص دادن زمان بیشتر به پروژههای خود، باید برنامهریزی را هم دقیقتر انجام دهید. پیشنهاد ما این است که پیش از برنامهریزی برای هر روز، نیازهای اصلی و مشکلات احتمالی را در جایی بنویسید، در این صورت برای تنظیم برنامه روزانه خود بهتر تصمیم میگیرید.
فکر کردن به کارها، نیازها و مشکلات احتمالی، یکی از مهمترین مراحل آموزش برنامه ریزی روزانه به حساب میآید، زیرا ما سعی داریم هر فرد برنامهی مخصوص و شخصی خود را طراحی کند. یادتان باشد که تنها استفاده از یک ابزار واقعی و پیگیری برنامه ریزی روزانه میتواند روی مدیریت بهتر زمان تاثیر بگذارد. فرقی ندارد از چه ابزاری برای این کار استفاده میکنید، To-Do List، تقویم یا یک نرمافزار در تلفن همراه.
وظایف مهم را شناسایی کنید!
چگونه برنامه ریزی کنیم؟ مهمترین نکتهای که باید در آموزش برنامه ریزی روزانه یاد بگیرید، شناسایی و اولویتبندی وظایف حیاتی است. در صورتی که فهرست بلند بالایی از وظایف مهم و انجامنشده دارید، باید آنها را بر اساس میزان اهمیت، اولویتبندی کنید. برای این کار کافی است در نظر بگیرید که کدام کار را باید در همین روزها انجام داد و کدام کارها را میتوان به روزهای بعد موکول کرد. با این کار، مهمترین کارها را در بخش اولویتهای برنامه خود قرار میدهید. ممکن است برخی از این کارها را به طور کامل به پایان برسانید و در برخی از آنها پیشرفت خوبی داشته باشید. در ادامه یک نمونه برنامه ریزی روتین روزانه با تعیین اولویتها را میبینید:
کارهای مهم خود را به برنامه اضافه کنید!
با افزودن کارهایی که باید در آن روز انجام دهید، تصویری از اولویتبندی کارهای خود دارید. هر یک از مراحلی را که برای تکمیل کارهای اولویتدار خود نیاز دارید، به فهرست کارهای خود در برنامه ریزی روزانه اضافه کنید. برای مثال اگر باید یک کلاس آموزشی آنلاین برای رفع اشکال دانشآموزان برگزار کنید، فعالیتهایی مانند آماده کردن درسها برای ارائه به دانشآموزان، طرح سوالات همان درس برای فهم بیشتر آنها و… را به عنوان لیستی از کارها در برنامهریزی قرار دهید.
زمانهایی را برای استراحت در نظر بگیرید!
همیشه برای آموزش برنامه ریزی روزانه به افراد در گروههای سنی مختلف و حتی کنکوریها پیشنهاد میشود که زمانهایی را به استراحت اختصاص دهند. وجود این وقفهها در لیست کارهای شما باعث میشود ذهن خود را آزاد کنید و از انجام فعالیتهای دیگر، انرژی بگیرید. زمانی که مغز انسان در هر روز بیش از یک یا دو ساعت روی کاری تمرکز میکند، باید به آن کمی استراحت بدهید و بعد سراغ باقی کارها بروید. پس با استراحت و وقفه در کار میتوانید میزان بهرهوری خود را در انجام کارها، بهبود ببخشید. بهترین روش برنامه ریزی روزانه این است که در فواصل یک تا دو ساعته، زمانهایی را برای استراحت در نظر بگیرید.
دائما به برنامه روزانه خود نگاهی بیندازید!
بعد از انجام برنامه ریزی روزانه خود، احتمالا آن را کنار میگذارید و روی انجام دادن کارها تمرکز میکنید. بنابراین ممکن است خیلی زود برخی از کارهای آن روزتان را از یاد ببرید، بهخصوص اگر مشغول صحبت با همکارتان شوید یا دائما در فضای مجازی باشید. بنابراین اگر بپرسید چگونه برنامه ریزی کنیم که موثر باشد میگوییم با مراجعه مداوم به برنامه ریزی روزانه خود میتوانید برای همیشه در مسیرتان بمانید و مهمترین آیتمهای برنامه را تکمیل کنید. در ضمن اگر برنامه اشکالی دارد آن را اصلاح کنید یا اگر نکتهای یا یادداشتی مدنظرتان بود بنویسید. با توجه به نکات گفتهشده برای آموزش برنامه ریزی روزانه و نوشتن آن میتوانید برنامهای مشابه نمونه پایین بنویسید:
ویژگیهای بهترین برنامه ریزی روزانه
شاید ابزارهای مختلفی مانند بولت ژورنال، نرمافزارهای ردیاب عادتها، مدیریت زمان و… وجود داشته باشد، ولی همه این موارد ابزار هستند و نمیتوانند به جای شما کارها را مطابق برنامه انجام دهند. این موارد فقط به شما برای بهتر انجام شدن کارها کمک میکنند، بنابراین در قدم اول شما باید یک برنامه ریزی روتین روزانه خوب و مناسب داشته باشید. ما آموزش برنامه ریزی روزانه را در این مطلب ارائه دادیم تا بتوانید بهترین برنامه را برای هر روز خود، تنظیم کنید. در ادامه به شما میگوییم روش برنامه ریزی روزانه مناسب چگونه است و بهترین برنامهریزی چه ویژگیهایی دارد.
سادگی و آسان بودن
شاید افراد زیادی به آموزش برنامه ریزی روزانه بپردازند، ولی هیچکس نتواند آن توصیهها را عملی کند. بیشتر افراد هنگام برنامهریزی، همه چیز را پیچیده میکنند، در حالی که هرگز نمیتوان با پیچیدگی، برنامه را به درستی پیش برد. بنابراین اصلیترین ویژگی برنامه ریزی روزانه، سادگی و آسان بودن آن است. با ساده بودن برنامهریزی، راحتتر میتوانید کارها را در ذهن خود، سازماندهی کنید.
مشخص و معقول بودن اهداف
در آموزش برنامه ریزی روزانه همیشه تاکید میشود که اهداف معقول و مشخصی داشته باشید. در صورتی که هدفهای معقولی نداشته باشید، قطعا شکست میخورید. درست است که همه ما برنامهریزی میکنیم تا به هدفهای خود برسیم، اما معقول نبودن اهداف باعث میشود دستیابی به آنها با سختی همراه باشد. در نتیجه با نرسیدن به این اهداف، احساس ناامیدی در شما افزایش پیدا میکند.
داشتن برنامهای منعطف
در کنار ویژگیهای قبلی، توصیه میکنیم برنامه ریزی روزانه منعطفی برای خود داشته باشید. قطعا مشکلات و تغییر شرایط برای همه ما پیش میآید، پس جاهای خالی یا قابلیت تغییر در برنامه خود قرار دهید تا در صورت تغییر شرایط یا بروز مشکل، تمام برنامه ریزی روزانه شما به هم نریزد. خیلی از افراد بعد از یک تغییر شرایط در زندگی خود، تغییرات زیادی در برنامه خود ایجاد میکنند که منجر به عقب افتادن از کارها میشود.
ارزیابی عملکرد برنامهریزی
یک برنامه ریزی روزانه تنها در صورتی که شما را به اهدافتان برساند، به خوبی کار میکند. اما برای تشخیص این که آیا واقعا کارها مطابق برنامه پیش میروند یا خیر، باید از راهکارهای مختلفی استفاده کنید تا در برابر برنامهتان مسئولیتپذیرتر باشید. برای مثال در کنار همه کارهای خود باکسهای مربعی شکل قرار دهید تا در صورت انجام هر کار، در مقابل آن تیک بزنید. همچنین با پاداش دادن به خود برای انجام هر یک از وظایف میتوانید انگیزه بیشتری برای انجام کارها داشته باشید.
داشتن محدودیت زمانی
یکی دیگر از نکاتی که باید برای آموزش برنامه ریزی روزانه صحیح بدانید، داشتن محدودیت زمانی است. در این صورت برنامهریزی شما به درستی کار میکند، اما با نداشتن محدودیت زمانی در برنامه روزانه خود و مشخص نکردن زمان برای هر انجام هر کار، قطعا کارها به تعویق میافتد و زمان از دست میرود.
به برنامه ریزی روزانه خود متعهد بمانید
آموزش برنامه ریزی روزانه فقط شامل یادگیری نحوه نوشتن آن نمیشود، بلکه شما باید یاد بگیرید چگونه به برنامههای روزانه خود پایبند بمانید. حتی با داشتن بهترین برنامهریزی هم، انجام تمام کارهای روزانه دشوار است. گاهی فعالیتهایی مانند گفتوگو با همکاران یا گشتوگذار در فضای مجازی حواس ما را پرت میکند یا باید وظایف محولشدهی بدون برنامهریزی از سوی همکاران یا مدیران مجموعه را انجام دهیم. متاسفانه همین وقفهها میتوانند در برنامهریزی اختلال ایجاد کنند و باعث شوند که نتوان هیچ یک از کارها را به پایان رساند. مطمئنا همه روزهای ما مطابق برنامههایمان پیش نمیروند، اما نمیتوان گفت که برنامهریزی کردن کار بیارزشی است. در ادامه چند راهکار را برای متعهد ماندن به برنامه روزانهتان معرفی میکنیم.
حذف عوامل پرتکنندهی حواس
حواس پرتیهای رایجی که شما را از اهداف روزانهتان دور میکنند را کنار بگذارید تا بتوانید روی انجام کارهای برنامهریزیشدهی خود متمرکز شوید. مخصوصا اگر بخش عمدهای از کار خود را با رایانه انجام میدهید. در صورت امکان برنامههای سیستم خود را ببندید، تلفن را روی حالت بیصدا بگذارید و اعلانات تلفن همراه را خاموش کنید. اگر اعلانات شبکههای اجتماعی بسیار زیاد هستند، میتوانید از سایتهایی مانند Self Control یا Freedom استفاده کنید تا جلوی اعلانات سایتهای دیگر، اینترنت و نرمافزارها را بگیرد.
پیگیری زمان
چگونه برنامه ریزی کنیم که موثر باشد و کارها را پشت گوش نیندازیم؟ همانطور که برای کمتر خرج کردن، پیگیری هزینهها و بودجههای خود را انجام میدهید، با پیگیری زمان هم میتوانید از آن به طور موثرتر استفاده کنید. برای این کار میتوانید از سایتها و نرمافزارهای مختلفی مانند Rescue Time استفاده کنید. این برنامه با جمعآوری اطلاعات شما در دسکتاپ و تلفن همراهتان، زمانی را که در طول روز صرف میکنید در دستهبندیهای مختلفی قرار میدهد. در این صورت با بررسی زمانی که صرف کارهای مختلف شده است، به این نتیجه میرسید که آیا به هدفتان نزدیک شدهاید یا خیر.
تقسیم وظایف به وظیفههای کوچکتر
قطعا همه ما نمیتوانیم کارهای بزرگی را در روز انجام دهیم، مگر این که آن را به وظایفی کوچکتر تقسیم کنیم. در واقع هر چه حجم کارها کمتر باشد، راحتتر میتوان آن را به پایان رساند. یکی از مهمترین نکات در آموزش برنامه ریزی روزانه این است که پیش از شروع چیدن برنامه برای روزتان، حجم کارها را هم در نظر بگیرید، یعنی مطمئن شوید که کارها خیلی طول نمیکشند و تمام انرژی شما را نمیگیرند.
استفاده از روشی برای مدیریت زمان
برای این که بتوانید مطابق برنامه روزانه خود پیش بروید، باید از روشهای مختلفی برای مدیریت زمان استفاده کنید. برخی از معروفترین این روشها عبارتاند از:
- ماتریس آیزنهاور: وظایف را بر اساس ضرورت و اهمیت آنها در 4 دسته مختلف دستهبندی کنید.
- تایم بلاکینگ (بلوکبندی زمانی): بلوکهای زمانی کوچک را به کارهای مختلف اختصاص دهید.
- Eat that frog: کارها را با توجه به درجه اهمیتشان اولویتبندی کنید و از آنها یک فهرست بسازید.
- Biological prime time: لیستی از کارها را بر اساس سطح انرژی در روز و اهمیت وظایف، آماده کنید.
- تکنیک پومودورو: این تکنیک میگوید بهترین زمان کار کردن، ۲۵ دقیقه است. بنابراین برای کارهای خود، بخشهای ۳۰ دقیقهای در نظر بگیرید. یعنی ۲۵ دقیقه آن را کار و ۵ دقیقه بعدی را استراحت کنید. دوست دارید که دقیقتر بدانید تکنیک پومودورو چیست و چگونه میتوان با کمک آن مدیریت زمان انجام داد؟
ژورنالنویسی و خلاقیت
این روزها بولت ژورنال و تکمیل آن، یکی از بهترین راهها برای مدیریت زمان به حساب میآید. در شبکههای اجتماعی مانند پینترست، ایدههای زیادی از بولت ژورنالها را میبینید که برای نوشتن افکار یا برنامهریزی برای پیشرفت شغلی کاربرد دارند. شما میتوانید با نوشتن کارهای روزانه، عادتها، هزینهها، ساعت خواب و…. آیتمهای زیادی را پیگیری کنید.
آموزش برنامه ریزی روزانه؛ از نحوه برنامهریزی تا پایبندی به آن
برنامه ریزی روزانه شامل برنامهای است که به شما کمک میکند تا وظایف خود را در بازههای زمانی مشخص انجام دهید. شاید افراد زیادی قبل از خواب، برنامهای برای فردا تنظیم میکنند، ولی تا پایان آن روز به هیچ یک از اهداف خود نمیرسند. این افراد با روش برنامه ریزی روزانه و اصول آن آشنا نیستند. به همین دلیل ما در این مطلب آموزش برنامه ریزی روزانه به زبان ساده را انجام دادیم تا تمام افراد بتوانند در زمان مناسب به اهداف خود برسند. ازآنجاییکه بسیاری از مربیان و دانشآموزان یا صاحبان کسبوکارها به دلیل اختلال در پلتفرمهای آنلاین از برنامه ریزی روتین روزانه خود عقب میافتند، در الوکام از راهکارها و استراتژیهای مختلفی استفاده کردیم تا چنین مشکلاتی پیش نیاید. برای کسب اطلاعات بیشتر و بررسی سرویسهای الوکام و تعرفه آنها کافی است با کارشناسان ما از طریق بخش پشتیبانی در ارتباط باشید.
