امروزه با شدت گرفتن رقابت میان سازمانها و مدیران کسب‌و‌کارها، شیوه‌های نوینی برای مدیریت بهتر، طراحی و ارائه شده است که ردپای آن‌ها را می‌توان در بسیاری از مجموعه‌های موفق مشاهده کرد. جانشین پروری در سازمان نیز یکی از همین موارد است که تاکنون منجر به عملکرد بهتر و حتی نجات برخی سازمانها از بحران‌های بزرگ شده است.
به‌عبارتی ساده منظور از جانشین پروری ایجاد یک بانک اطلاعاتی جهت شناسایی کارمندان مؤثر در سازمان و پرورش آن‌ها در راستای تحقق اهداف مجموعه و حفظ بقای آن است؛ بنابراین، جانشین‌پروری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. تمامی سازمانها باید نسبت به این استراتژی و اثر آن در سازمان آگاه باشند؛ به همین منظور در این مقاله الوکام، پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین و وبینار، سعی داریم شما را با ابعاد مختلف جانشین پروری در سازمان و میزان ضرورت آن آشنا کنیم.
جانشین پروری در سازمان یکی از مهم‌ترین استراتژی‌های هوشمند مدیریت استعداد است که با حفظ کارمندان بااستعداد درون مجموعه، منجر به ماندگاری و قدرت هرچه بیشتر سازمان در میان رقبا می‌شود. در واقع این رویکرد بستری را فراهم میکند تا سازمان بتواند کارکنانی که پتانسیل بالایی دارند را شناسایی کند و برای دریافت پست‌های کلیدی مجموعه به هنگام وقوع چالش‌های سخت تجاری، پرورش دهد؛ به همین جهت یکی از مهم‌ترین مراحل جانشین پروری ارائه آموزش‌های مختلف جهت ارتقاء سطح مهارت کارمندان است.
با این استراتژی مدیریتی همواره می‌توان در یافتن افراد باسواد و توانمند در مواجهه با چالش‌های رهبری آینده، موفق عمل کرد و سازمان را از بحران‌های شدید مدیریتی نجات داد؛ به همین دلیل می‌توان گفت در دسته مهم‌ترین وظایف و چالش های منابع انسانی قرار دارد؛ چرا که این واحد باید در ارزیابی کارکنان بیشترین دقت را به کار ببرد تا بتواند بهترین افرادی را که واجد دریافت این موقعیت هستند، شناسایی و به سازمان معرفی کند.
با تأکید این رویکرد بر مهارت‌آموزی مستمر مدیران و کارمندان، می‌توان دریافت هدف از جانشین پروری در سازمان، توسعه و رشد افرادی مشخص جهت جایگزینی به هنگام وقوع چالش‌هایی سخت نظیر استعفای کارمندان کلیدی، بازنشستگی و خروج ناگهانی برخی افراد از مجموعه است؛ بنابراین، همواره باید برای تمامی پست‌های حساس سازمان حداقل یک جایگزین احتمالی وجود داشته باشد تا بتوان با مدیریت استراتژیک کارکنان و نحوه درست چیدمان آن‌ها در موقعیت‌های سازمان، میزان خسارت به مجموعه را به حداقل رساند.
مزایای جانشین پروری در سازمان ها
همان‌طور که دریافتید جانشین پروری برای موقعیت‌های حساس و پست‌های کلیدی یک سازمان صورت می‌گیرد. به‌طور کلی امروزه یکی از مهم‌ترین مسائلی که بقای سازمانها را تهدید میکند، کمبود نیروی انسانی مؤثر و کارمندانی توانمند جهت پاسخ سریع به تغییرات محیط تجاری است؛ به همین جهت لازم است تمامی مدیران به میزان اهمیت و ضرورت این رویکرد در سازمان آگاه باشند تا بتوانند بهترین عملکرد را در مدیریت مجموعه و گذر از چالش‌ها داشته باشند. برای درک بهتر این موضوع در این قسمت به برخی از مهم‌ترین مزایای جانشین پروری در سازمان اشاره کرده‌ایم.
- ایجاد فرصت‌های شغلی مختلف برای کارکنان توانمند و با پتانسیل بالا
- افزایش توانایی افراد مجموعه در راستای مواجهه با چالش‌های سخت
- آینده‌نگری و برنامه‌ریزی مسیر شغلی کارمندان
- فراهم کردن امکان ترفیع و ارتقاء افراد به پست‌های بالاتر
- حفظ کارکنان مؤثر و در نتیجه ماندگاری سازمان
- افزایش میزان آمادگی سازمان به هنگام مواجهه با چالش‌هایی نظیر بازنشستگی پیش از موعد کارمندان یا استعفای آن‌ها
مراحل جانشین پروری در سازمان
از میزان اهمیت جانشین پروری در منابع انسانی می‌توان دریافت این امر به برنامه‌ریزی‌ای مشخص و هدفمند نیاز دارد؛ چرا که کوچک‌ترین تغییرات در محیط کاری نیز می‌تواند چالش‌هایی بزرگ و اساسی ایجاد کند که با مدیریت درست و برنامه‌ریزی اصولی می‌توان به موفقیت در این شرایط امیدوار شد؛ به همین منظور تاکنون در برخی از مدل های مدیریت منابع انسانی مراحلی برای پیشبرد فرایند جانشین پروری در سازمان طراحی و ارائه شده است که در این قسمت به برسی هر یک از آن‌ها پرداخته‌ایم.
مرحله اول: تعریف چشم‌انداز و مسیر جانشین پروری
در همان ابتدای امر باید با بررسی نظام جانشین پروری در سازمان‌های مشابه یا تحقیق درباره پیشینه این رویکرد، تصوری درست از مسیر جانشین پروری را ایجاد کنید تا بتوانید محدوده‌ای مشخص برای اخذ تصمیمات آتی مجموعه تعریف کنید؛ به‌طور کلی می‌توان گفت در این مرحله، ارزیابی میزان تعهد کارمندان و شناسایی سمت‌های کلیدی از اهمیت بالایی برخوردار است.
مرحله دوم: ارزیابی افراد واجد شرایط
پس از شناسایی موقعیت‌های شغلی حساس و کلیدی، باید مناسب‌ترین افراد به‌عنوان گزینه‌های جایگزینی در این سمت‌ها شناسایی شوند؛ بنابراین، در این مرحله باید نسبت به تمامی وظایف موقعیت موردنظر آگاهی داشته باشید تا بتوانید توانمندترین فرد را که با این وظایف سازگاری دارد، شناسایی کنید؛ به همین جهت می‌توان گفت این مرحله خود نیز شامل دو مرحله می‌شود که در ابتدا پتانسیل‌های لازم برای دریافت موقعیت شغلی موردنظر شناسایی شده و سپس میزان شایستگی افراد متناسب با این ویژگی‌ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
مرحله سوم: توسعه توانمندی کارمندان برگزیده
پس از طی کردن دو مرحله مذکور، باید با آینده‌نگری، نیازهای آتی سازمان پیش‌بینی شود تا بر اساس آن‌ها افراد شایسته نیز شناسایی شوند؛ سپس می‌توان به‌صورت دقیق به توسعه مهارت‌هایی مشخص در کارمندان موردنظر پرداخت و شرایط را به‌گونه‌ای پیش برد که افراد منتخب برای هر سمت، از توانمندی‌های لازم برخوردار شوند؛ بنابراین، در این مرحله از جانشین پروری در مدیریت منابع انسانی برنامه‌های آموزشی مختلفی ارائه می‌شود تا از میزان تسلط افراد به کارها و وظایف‌شان اطمینان حاصل شود.
مرحله چهارم: ارزیابی برنامه جانشین پروری
در مرحله نهایی این مسیر، میزان موفقیت و پرفایده بودن برنامه جانشین پروری مورد ارزیابی قرار می‌گیرد تا نقاط ضعف و قوت برنامه به‌خوبی نمایان شود. با این شیوه مدیریتی می‌توان میزان اثرگذاری استراتژی جانشین پروری در سازمان را به حداکثر رساند و بهترین موفقیت‌ها را از آنِ مجموعه کرد؛ همچنین با این ارزیابی و کاهش نقاط ضعف می‌توان تهدیدهای ناشی از شکست‌های احتمالی را به حداقل رساند.
چالش‌های فرایند جانشین پروری و مدیریت استعداد
جانشین پروری در سازمان نیز مانند دیگر امور مدیریتی، پیچیدگی‌های خاص خود را دارد که فرایند را با کمی چالش همراه کرده است. توصیه می‌شود برای مدیریت هرچه بهتر، پیش از مواجهه با این محدودیت‌ها، آگاهی و آمادگی لازم را کسب کنید؛ به همین جهت در این قسمت به بررسی برخی از مهم‌ترین چالش‌های مدیریت استعداد و جانشین پروری در سازمان پرداخته‌ایم.
ارزیابی و گزینش افراد مناسب
یکی از اساسی‌ترین چالش‌های جانشین پروری در مدیریت، شناسایی درست افراد برای دریافت موقعیت‌های شغلی حساس و کلیدی است؛ زیرا برای پیشبرد درست این امر به معیارهای دقیقی نیاز است که ارزیابی شایستگی کارکنان و بررسی هر یک از این معیارها را تا حدی سخت میکند.
دریافت تأییدیه‌های لازم از مدیران سازمان
یکی از حیاتی‌ترین امور در فرایند جانشین پروری در سازمان، دریافت تاییدیه مدیران مجموعه جهت اجرای برنامه موردنظر است؛ به همین جهت واحد منابع انسانی برای طرح‌ریزی برنامه جانشین پروری باید به گونه‌ای عمل کند که پشتیبانی و حمایت مدیران را جلب کند.
کاهش تنش‌های ناشی از رقابت
همواره یکی از وسوسهانگیزترین امور سازمانی، ترفیع گرفتن و تصاحب نقش‌های کلیدی است؛ به همین جهت ممکن است اجرای برنامه جانشین پروری در سازمان با تنش‌ها و رقابت‌های شدیدی همراه شود که استراتژی‌های مدیریتی خاص خود را می‌طلبد.
حفظ یکپارچگی نظام سازمان
همان‌طور که اشاره شد ممکن است به هنگام پیاده‌سازی برنامه جانشین پروری در سازمان و اعطای سمت‌های جدید به کارکنان برگزیده، تنش‌ها به عملکرد کلی سازمان ضربه وارد کنند؛ به همین جهت باید به هنگام اجرای این فرایند، توانایی لازم برای کنترل این چالش‌ها را داشته باشید تا از بروز هرگونه اختلال و بی‌نظمی در عملکرد سازمان جلوگیری شود.
فراهم آوردن بسترهای آموزشی مناسب
از دیگر چالش‌های مهم جانشین پروری در سازمان، ارائه برنامه آموزشی مناسب جهت رشد و توسعه افراد در راستای رفع نیازهای فعلی و آتی سازمان است؛ چرا که برنامه آموزشی هر فرد متناسب با موقعیت شغلی و توانمندی‌هایی که دارد متفاوت خواهد بود.
ضرورت جانشین پروری در سازمان ها
یکی از مهم‌ترین و به‌نوعی سخت‌ترین چالش‌هایی که هر سازمان بزرگ و کوچکی با آن مواجه است، خروج داوطلبانه افراد توانمند و فعال در بخش‌های کلیدی مجموعه است؛ در واقع علی‌رغم تمامی تلاش‌های مدیران برای حفظ کارمندان باکفایت و مؤثر در سازمان، ممکن است شرایطی پیش آید که دیگر برخی کارمندان قادر به ادامه فعالیت در مجموعه نباشند؛ بنابراین، می‌توان گفت استراتژی جانشین پروری در سازمان یک امر حیاتی برای حفظ بقای مجموعه علی‌الخصوص جهت رفع کمبودهای پست‌های مدیریتی است.
بسیاری از افراد گمان میکنند هدف از جانشین پروری در سازمان تنها منوط به همین ترفیع درجه و انتقال افراد از پست‌های نسبتا پایین‌تر به جایگاه رهبری مجموعه است. باید توجه داشته باشید اثر این رویکرد چیزی فراتر از این موضوع بوده و گاها به منظور افزایش پتانسیل افراد به سطح حداکثری است تا از مدیریت درست چالش‌ها در همان حیطه عمل فرد اطمینان حاصل شود.
از طرفی دیگر واضح است رهبری درست، نیازمند آموزش درست است؛ بنابراین، با اجرای برنامه جانشین پروری در سازمان می‌توان در شرایطی آسوده به پرورش مدیرانی شایسته و کاملا مطابق با نیازهای آتی سازمان پرداخت تا در شرایط دشوار و بروز چالش‌های سخت، بهترین عملکرد را از خود بروز دهند. جهت درک بهتر اهمیت این موضوع در این قسمت به برخی از مهم‌ترین دلایل ضرورت جانشین پروری در مدیریت منابع انسانی پرداخته‌ایم.
توسعه هدفمند
اجرای برنامه جانشین پروری در سازمان به شما این فرصت را می‌دهد که کارکنان را در راستای تحقق هرچه بهتر اهداف و چشم‌انداز مجموعه هدایت کنید؛ در واقع با این شیوه مدیریتی می‌توانید زمینه‌های رشد هر یک از کارمندان را شناسایی کرده تا با توجه به این زمینه‌ها و نیازهای آتی، مهارت‌های خود را توسعه دهند؛ بنابراین، سازمان از کارمندانی توانمند در حال حاضر و آینده برخوردار خواهد شد.
کاهش هزینه‌های ناشی از استخدام
در صورت عدم وجود برنامه‌ای مشخص برای ادامه فعالیت سازمان در سال‌های آتی، احتمال استخدام افراد ناکارآمد بسیار افزایش یافته و هزینه زیادی را هدر خواهید داد؛ به همین جهت توصیه می‌شود با ارزیابی کارکنان فعلی سازمان و بررسی میزان توانمندی آن‌ها، از هزینه‌های استخدام نیروی جدید و آموزش آن در راستای نیازهای سازمان پرهیز کنید.
هرچند که امروزه واحد منابع انسانی اقدامات مختلفی نظیر برگزاری مصاحبه در قالب جلسه آنلاین را برای کاهش هزینه‌های استخدام انجام داده است؛ اما این فرایند همچنان هزینه‌های قابل‌توجهی را به سازمان تحمیل میکند که بهتر است در این امر هدفمندتر تصمیم بگیرید.
شناسایی رهبران کلیدی
با این رویکرد می‌توانید تمامی افراد و مهارت‌هایی که دارند را همواره مورد ارزیابی قرار دهید و بهترین تصمیم را جهت گزینش جانشینان بگیرید.
حفظ بقای سازمان
با جانشین پروری در منابع انسانی می‌توانید تهدیدهای ناشی از خروج مدیران ارشد و کارمندان مؤثر را کاهش داده و مجموعه خود را از بروز هرگونه خسارت یا ایجاد وقفه در عملکرد سازمان دور کنید تا اختلالی در موفقیت‌های تجاری شما ایجاد نشود.
جمع‌بندی
همان‌طور که متوجه شدید جانشین پروری بخشی از مدیریت استراتژیک منابع انسانی است که بستری را جهت شناسایی درست نیازهای فعلی و آتی سازمان فراهم می‌سازد تا بتوان هم‌سوترین افراد را برای هر یک از موقعیت‌های شغلی انتخاب کرد؛ به‌طور کلی با اجرای این طرح می‌توان همواره مطمئن بود که شکافی در سمت‌های حساس به‌وجود نیامده و تداوم عملکرد سازمان برقرار خواهد بود.
از آن‌جایی که فرایند جانشین پروری در سازمان یک رویکرد فرایندمحور است که در صورت عدم اجرای صحیح مراحل، کارآمد نخواهد بود، در این مقاله سعی کردیم شما را با ابعاد آن و تاثیری که بر موفقیت سازمان دارد آگاه کنیم تا با توجه به این موارد شاهد بهترین موفقیت‌ها در سازمان باشید.
