You are here:

جلسه آنلاین چیست و چطور برگزار می شود؟

این روزها عبارت جلسه آنلاین را زیاد می‌شنویم. به‌ویژه پس از شیوع بیماری کرونا در سراسر جهان و استقبال از ایده دورکاری از سوی بسیاری از سازمان‌ها این شکل از ملاقات و برگزاری جلسه، رونق بیشتری گرفته است. اما تعریف جلسه آنلاین چیست؟ آیا همین‌که برای یک گردهمایی از اینترنت استفاده شود، می‌توان به آن جلسه آنلاین گفت؟ اهمیت و ارکان جلسه آنلاین کدم‌اند؟

در این مقاله تلاش می‌کنیم به این سوالات پاسخ دهیم. علاوه بر این مزایای برگزاری جلسه به شکل آنلاین را شرح خواهیم داد. در پایان این مقاله به‌خوبی می‌توانید با ایده جلسه مجازی یا آنلاین آشنا شده و آن را در سازمان خود به کار ببندید یا برای شرکت در آن آماده شوید.

تعریف جلسه آنلاین چیست؟

با اینترنتی شدن هرچه بیشتر ارتباطات تعریف جلسه چیست؟ جلسه آنلاین، طور ساده شکلی از ارتباط است که به افراد حاضر در مکان‌های فیزیکی مختلف، اجازه می‌دهد که بر بستر اینترنت و با استفاده از دستگاه‌های الکترونیکی خود با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. به تمامی تجهیزات و امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری برگزاری چنین جلسه‌ای ارکان جلسه آنلاین گفته می‌شود. پلتفرم‌های متعددی هستند که امکان خرید جلسه آنلاین را مهیا می‌کنند. آن‌ها درواقع اتاق‌هایی آنلاین برای برگزاری جلسه در اختیار شما قرار می‌دهند.

مزایای برگزاری جلسه آنلاین

جلسه آنلاین برای سازمان‌هایی که به‌صورت حضوری کار می‌کنند نیز در بسیاری از مواقع بر جلسات حضوری ارجحیت دارد. اما مزیت اصلی برگزاری جلسه آنلاین چیست؟ این مزایا را به‌صورت زیر می‌توان خلاصه کرد:

  • صرفه‌جویی در وقت و انرژي
  • امکان حضور در جلسه از هر فاصله مکانی و زمانی
  • آمادگی بیشتر افراد برای حضور در جلسه
  • فعال‌تر شدن افرادی که معمولا در جلسات حضوری ساکت و غیرفعال هستند.
  • کاهش هزینه‌های رفت‌وآمد
  • افزایش سرعت انتقال اطلاعات
  • امکان استفاده از ابزارهای دیجیتال متعدد برای ارتباط موثر مانند انواع نمودار، اشکال گرافیکی و غیره

اصول برگزاری جلسه آنلاین

مراحل و اصول برگزاری جلسه آنلاین تقریبا مشابه یک جلسه حضوری است با این تفاوت که در اینجا، برخی مراحل مانند شروع و معرفی و جمع بندی جلسه از اهمیت بسیار بیشتری برخوردار شده و نیازمند بهبود کیفیت هستند. دلیل اصلی این موضوع، فاصله مکانی شرکت‌کنندگان با یکدیگر و افزایش احتمال کاهش تمرکز آن‌هاست. بنابراین شروع و پایان یک جلسه آنلاین باید بسیار قوی، جذاب و واضح باشد. از دیگر نکات مهم نحوه برگزاری وبینار و جلسه آنلاین موارد زیر هستند:

  • لزوم استفاده از ابزارهای کمک‌آموزشی مدیایی به‌منظور جذاب‌سازی محتوا
  • استفاده از تکنیک‌های مختلف برای درگیر کردن شرکت‌کنندگان و مشارکت فعال آنان
  • برگزاری نظرسنجی پس از پایان جلسه به‌منظور رفع نواقص احتمالی و نیز برندینگ و ارتباط بهتر با مخاطبان
  • چاره‌اندیشی برای مشکلات فنی احتمالی و داشتن پشتیبانی مناسب
  • لزوم آموزش نحوه شرکت در جلسه به مخاطبان و نیز قوانین جلسه آنلاین
برگزاری جلسه آنلاین چیست

اهمیت جلسه آنلاین چیست؟

اما چرا برگزاری جلسه به شکل آنلاین مهم است؟ پاسخ به این سوال منوط به پاسخ به این سوال کلی‌تر است که اساسا چرا باید جلسه برگزار کنیم؟ است. اشکال جدید و آنلاین همکاری به‌ویژه در کسب‌وکار و بخش‌های آموزش، سبب کاهش ارتباطات انسانی شده است. برای درک این موضوع به آمار زیر از سایت معتبر Magic Quadrant توجه داشته باشید:

  • در سال ۲۰۲۲، ۷۵ درصد از شرکت‌های متوسط از ترکیبی از روش‌های حضوری و آنلاین برای جلسات خود استفاده کرده‌اند.
  • تا سال ۲۰۲۵، ۵۰ درصد از رویدادهای سازمانی بر روی پلتفرم‌های جلسات ویدئویی برگزار خواهند شد.

این در حالی است که با حضور کارمندان و سازمان‌ها در کنار یکدیگر، بسیاری از پیام‌ها به‌طور خودکار بین افراد ردوبدل می‌شوند. درواقع سازمان‌هایی که به‌صورت حضوری، کارمندان و اعضای خود را اداره می‌کنند، کمتر به جلسه نیاز دارند. این در حالی است که مدیران کسب‌وکارهایی که با مدل دورکاری کار می‌کنند، کمتر از وضعیت کارمندان خود مطلع بود و بنابراین، اهمیت جلسه آنلاین به‌صورت روتین و برنامه‌ریزی‌شده برای آن‌ها بیشتر است.

علاوه بر روابط درون‌سازمانی، اساسا بسیاری از شرکت‌ها از منابع اوت‌سورس یا خارجی برای انجام امور خود استفاده می‌کنند. این مدل کسب‌وکار حتی پیش از شیوع بیماری کرونا نیز وجود داشت و مزایای خاص خودش را دارد. برای این شرکت‌ها نیز ساخت جلسه آنلاین بسیار مهم و حیاتی است.

سرعت اینترنت

ارکان جلسه آنلاین

همان‌طور که جلسات و کلاس‌های حضوری به تجهیزات و زیرساخت‌هایی برای برگزاری نیاز دارند، یک کلاس آنلاین نیز این‌گونه است. اما مهم‌ترین زیرساخت جلسه آنلاین چیست؟ جواب به این سوال یک کلمه، یعنی اینترنت است. درواقع، می‌توان گفت اگر بیماری کرونا در دهه‌های پیشین اتفاق می‌افتاد، قطعا راهی برای برگزاری کلاس‌ها و جلسات باقی نمی‌ماند؛ چراکه هیچ‌گاه اینترنت تا این اندازه در دنیا همه‌گیر نبوده است.

بااین‌حال هر اینترنتی با هر کیفیتی نیز نمی‌تواند پاسخگوی نیاز کاربران باشد. سرعت اینترنت باید به‌اندازه‌ای باشد که بتواند نیازهای زیر را برآورده کند:

  1. کیفیت اتصال خوب بدون قطعی
  2. تصویر و صدای مطلوب بدون افت کیفیت
  3. سرعت بالا در بارگذاری و دانلود محتواهای ویدئویی، صوتی، گرافیکی و متنی

در بسیاری از کشورهای پیشرفته دنیا، حداقل سرعت ۲۰ مگابیت بر ثانیه برای برگزاری جلسه آنلاین مطلوب شمرده می‌شود.

انواع جلسه

نرم افزار برگزاری جلسه آنلاین

در درجه دوم اهمیت، نرم‌افزار یا پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین مطرح می‌شود. اما نرم‌افزار جلسه آنلاین چیست؟ این ابزار، بستری برای گردهمایی شما و برگزاری جلسه‌تان در فضای وب فراهم می‌کند. درواقع، می‌توان آن را به سالن یا اتاق برگزاری جلسه در دنیای واقعی تشبیه کرد. این بستر می‌تواند یک پلتفرم تدریس آنلاین تحت وب، اپلیکیشن یا نرم‌افزار معمولی باشد.

امروزه تعداد بسیار زیادی نرم‌افزار یا اپلیکیشن برگزاری جلسه آنلاین تولید شده‌اند. برخی از آن‌ها مانند زوم و گوگل‌میت رایگان هستند و یا نسخه رایگان دارند. ابزارهای رایگان، عمدتا امکاناتی معمولی و همگانی دارند؛ اما اگر به دنبال برگزاری جلسه‌ای حرفه‌ای با نیازهای خاص هستید، توصیه می‌شود از پلتفرم‌های تخصصی برگزاری جلسه آنلاین، مانند الوکام استفاده کنید. این پلتفرم‌ها امکاناتی مانند موارد زیر را در اختیار شما قرار می‌دهند:

  1. امکانات مربوط به مدیریت جلسه آنلاین مانند حضوروغیاب
  2. ضبط جلسه
  3. ضبط صفحه‌نمایش و به اشتراک‌گذاری آن
  4. روش‌هایی برای پرسش و پاسخ
  5. تست صدا و تصویر
  6. ظرفیت بیشتر تعداد شرکت‌کنندگان نسبت به ابزارهای رایگان
  7. ابزارهای برندینگ
  8. ابزارهای تجزیه‌وتحلیل جلسه پس از برگزاری آن
  9. امکان بارگذاری محتوا
  10. نظرسنجی در پایان جلسه

تجهیزات سخت‌ افزاری کلاس آنلاین

اما به‌غیراز اینترنت و نرم‌افزار برگزاری، دیگر امکانات موردنیاز برای برگزاری جلسه آنلاین چیست؟ به‌طور ساده، دستگاهی که بتوان با آن به اینترنت متصل شد، ابزار بعدی ضروری شما برای برگزاری یک جلسه آنلاین یا شرکت در آن است. هرچه دستگاه شما کیفیت صوت و تصویر و نیز قدرت پردازش بهتر و بیشتری داشته باشد، تجربه شما از جلسه آنلاین نیز بهبود می‌یابد. لپ‌تاپ، کامپیوتر و موبایل، سه ابزار اصلی هستند که از طریق آن‌ها می‌توانید در جلسات آنلاین شرکت کنید.

در درجات بعدی نیز ابزارهایی قرار می‌گیرند که به بهبود کیفیت جلسه آنلاین شما کمک می‌کنند. داشتن این ابزارها برای بسیاری از جلسات ضروری نیست؛ اما در برخی موارد نیز لازم است. میکروفون، هدست و دوربین خارجی (غیر اینترنال)، قلم نوری و دیگر ابزارهای کمک‌آموزشی ازجمله این ابزارها هستند. به‌عنوان برگزارکننده یک جلسه آنلاین، هرچه از تعداد بیشتری از این وسایل و با کیفیت بالاتر بهره ببرید؛ قطعا ظاهر جلسه و کیفیت آن را ارتقا خواهید بخشید.

تجهیزات جلسه آنلاین چیست

جلسه آنلاین چیست؟ این سوالی بود که در این مقاله تلاش کردیم به آن پاسخ دهیم. این شیوه از برگزاری جلسه با توجه به تغییر مدل‌های مدیریت کسب‌وکار اینترنتی، آموزش و غیره از شیوه‌های سنتی به آنلاین، اهمیت پیدا کرده و قطعا در آینده، نقش پررنگ‌تری در این عرصه‌ها ایفا خواهد کرد. کاهش هزینه‌های برگزاری جلسه و رفع محدودیت‌های زمانی و مکانی از مهم‌ترین مزایای برگزاری جلسه به شیوه آنلاین هستند.

اشتراک گذاری با دوستان
WhatsApp
Pinterest
LinkedIn
Twitter
Facebook
بلاگ‌های مرتبط
معرفی کتاب های مدیریت جلسات
معرفی ۶ کتاب مدیریت جلسات
تفاوت وبینار و سمینار
تفاوت وبینار با سمینار و کارکردهای آنها
میکروفون کلاس آنلاین
همه چیز درباره میکروفون کلاس آنلاین