You are here:

صورت جلسه و دستور جلسه

برگزاری جلسه به‌ویژه جلسات مهم و سازمانی، نیازمند برنامه‌ریزی و ثبت گزارش آن است. صورت جلسه و دستور جلسه دو ابزاری هستند که می‌توانند این اهداف را محقق کنند. اهمیت این دو سند تا جایی است که در بسیاری از جلسات افرادی مسئول تنظیم و توزیع آن‌ها هستند.

اما تفاوت صورت جلسه و تنظیم جلسه در چیست؟ در کدام جلسات بیشتر کاربرد داشته و چه انواعی دارند؟ در نگارش و تنظیم آن‌ها به چه نکاتی باید توجه کرد؟ این‌ها سوالاتی هستند که در این مقاله به آن‌ها پاسخ خواهیم داد. با ما همراه باشید و ازاین‌پس جلسات خود را با برنامه‌ریزی بهتر و گزارش‌های دقیق و مفیدتر برگزار کنید.

صورت جلسه چیست؟

صورت جلسه به‌طور خلاصه به متنی گفته می‌شود که اتفاقات رخ‌داده و مطالبی بیان‌شده طی جلسه در آن ثبت می‌شوند. این کار، معمولا در جلسات رسمی و به‌منظور حفظ اسناد و مدارک مربوط به آن انجام می‌شود تا در صورت نیاز بتوان به آن ارجاع داد. ارکان اصلی متن صورت جلسه ، شامل موارد زیر هستند:

  • تاریخ برگزاری
  • محل برگزاری
  • افراد حاضر در جلسه و افراد غایب
  • موضوع جلسه
  • متن جلسه و مذاکرات انجام‌شده
  • مصوبات
  • جمع بندی جلسه
  • تاریخ و مکان جلسه‌ي بعدی

معمولا سازمان‌ها فردی را به‌عنوان مسئول صورت جلسه تعیین می‌کنند. او باید با اصول نگارش و تنظیم صورت جلسه آشنایی داشته باشد.

صورت جلسه

کاربرد صورت جلسه

همه جلسات به تنظیم صورت جلسه نیاز ندارند. معمولا در جلسات سازمانی و نیز جلساتی که قرار است در آن‌ها تصمیمات مهمی اتخاذ شوند، یکی از انواع صورت جلسه استفاده می‌شوند. از مهم‌ترین کاربردهای صورت جلسه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • جلسات فوق‌العاده و عادی مجمع عمومی سازمان
  • جلسات هیئت‌مدیره
  • جلسات مربوط به تغییر در اساسنامه‌ي سازمان
  • جلسه‌ي اعلام انحلال یا تاسیس شرکت
  • جلسات معارفه یا تودیع مدیران، اعضای هیئت‌مدیره یا شرکا
  • جلسات مربوط تغییرات هویتی در شرکت مانند نام، برند و غیره

انواع صورت جلسه

صورت جلسه ازنظر اهداف و شیوه نگارش به سه دسته‌ي ‌کلی تقسیم می‌شود که در این بخش هریک را مختصرا توضیح می‌دهیم.

صورت جلسه اقدامات

صورت جلسه‌ي اقدامات که به آن در زبان انگلیسی Action Minute گفته می‌شود، یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین انواع صورت جلسه است. در متن صورت جلسه اقدامات تنها به ثبت تصمیمات اتخاذشده در طول جلسه اکتفاشده اما روند تصمیم‌گیری و جزئیات مذاکرات، ذکر نمی‌شود.

صورت جلسه‌ي اقدامات، همچنین حاوی لیستی از اقدامات انجام‌شده از جلسه‌ي پیشین و نیز اقداماتی است که باید در آینده انجام شوند. همین‌طور، مشخص می‌شود که چه افرادی مسئول اجرای تصمیمات اتخاذشده هستند. وجود نمونه این صورت جلسه در نرم افزار رویداد آنلاین شما احتمالا نیازهای شما را برطرف می‌کند.

دستور جلسه

صورت جلسه مذاکرات

برخلاف صورت جلسه‌ي اقدامی، در متن صورت جلسه‌ي مذاکرات یا Discussion minutes روند مذاکرات و مباحثات انجام‌شده که منجر به اتخاذ تصمیمات مشخصی شده‌اند نیز ذکر می‌شوند. این نوع صورت جلسه در جلسات و سازمان‌هایی استفاده می‌شود که احتمال می‌رود در آینده، روند اتخاذ تصمیم‌ها مورد سوال واقع شود. بااین‌حال در این نوع صورت جلسه، ممکن است مباحث و اتفاقات حاشیه‌ای بنابر تشخیص مدیر جلسه، حذف شوند.

صورت جلسه کلمه به کلمه

شکل این نوع صورت جلسه از نام آن مشخص است. در متن صورت جلسه کلمه‌به‌کلمه یا Verbatim minutes تمامی آنچه در جلسه گفته‌شده، فارغ از میزان ارتباط آن‌ها با موضوع جلسه، ثبت می‌شوند. متن چنین صورت جلسه‌ای معمولا طولانی است و نویسنده‌ي آن باید سرعت خوبی در نگارش داشته باشد. صورت جلسه‌ي کلمه‌به‌کلمه معمولا در جلساتی نوشته می‌شود که ازنظر امنیت و اطلاعاتی که در آن‌ها بیان می‌شود، بسیار مهم هستند. از مهم‌ترین کاربردهای این صورت جلسه، می‌توان به جلسات دادگاه‌های و سیاسی اشاره کرد. در برخی موارد، حتی کوچک‌ترین اتفاقات نیز ثبت می‌شوند.

چگونه یک صورت جلسه خوب بنویسیم؟

برای نگارش یک صورت جلسه خوب و دقیق ابتدا باید ارکان آن را که در بخش‌های قبلی معرفی کردیم مشخص کرده و در فایل خود جایی برای هریک باز کنید. بااین‌حال، نکات دیگری نیز هستند که کیفیت صورت جلسه‌ي شما را بهبود می‌بخشند. در این بخش، آن‌ها را معرفی می‌کنیم.

صورت جلسه و دستور جلسه چیست

حفظ ثبات

تلاش کنید که در هر بار نگارش صورت جلسه از یک الگوی ثابت پیروی کنید. به‌این‌ترتیب، صورت‌جلسه‌هایی یکدست خواهید داشت. این کار، همچنین شما را در نگارش صورت جلسه ماهرتر می‌کند. برای این منظور، یک نمونه صورت جلسه تهیه یا دانلود کرده و آن را مطابق با مشخصات سازمان خود، سفارشی‌سازی کنید.

ضبط جلسه

احتمال اینکه نتوانید همه‌ی آنچه را که باید حین جلسه بنویسید زیاد است. امروزه بسیاری از مسئولان نگارش صورت جلسه، علاوه بر نگارش وقایع، جلسه را ضبط کرده و بعدا آن را کامل می‌کنند. درصورتی‌که جزئیات تصویری نیز برای شما مهم هستند، جلسه را به‌صورت تصویری ضبط کنید. در غیر این صورت، میکروفون موبایل شما نیز کافی خواهد بود.

به اشتراک گذاری صورت جلسه

امروزه به کمک نرم‌افزارها و تجهیزات نمایش تصویری می‌توانید متن صورت جلسه را هنگام نگارش به نمایش بگذارید. به‌این‌ترتیب، مدیر جلسه نیز می‌تواند به کار شما نظارت داشته و در صورت لزوم، نکات فراموش‌شده را به شما یادآوری کند. با این کار، همچنین سرعت شما نیز با جلسه هماهنگ می‌شود.

استفاده از لحن مناسب

به‌ویژه در انواع صورت جلسه‌ی مذاکرات و اقدامات، انتخاب لحن نگارش با نویسنده است. حتما از لحنی شفاف و تا حد امکان، نزدیک به کلمات و لحن گوینده‌ي مطلب استفاده کنید. برخوردازی از دایره‌ي لغات گسترده می‌تواند در این زمینه به کمک شما بیاید.

مزایا صورت جلسه

استفاده از تکنیک های کوتاه نویسی

برای کلمات و عبارات خاص، کوتاه‌شده‌ي آن‌ها را انتخاب کرده و به کار ببرید. نام افراد یا سمت آن‌ها نمونه‌هایی از این کلمات هستند. این کار به‌دقت و سرعت شما کمک می‌کند. حتما در پایان صورت جلسه، عبارت کامل معادل هر حرف را یادداشت کنید.

دستور جلسه چیست؟

بسیاری از افراد، صورت جلسه و دستور جلسه را سهوا به‌جای یکدیگر به کار می‌برند. این در حالی است که متن دستور جلسه ، حاوی فهرستی از موضوعات و دستورت از پیش تعیین‌شده است که قرار است در طول جلسه به آن‌ها پرداخته شود. همچنین برخلاف صورت جلسه، دستور جلسه در انواع جلسه و نه‌فقط جلسات مهم و سازمانی، کاربرد دارد.

مهم‌ترین کاربرد دستور جلسه این است که به شرکت‌کنندگان، دیدی کلی ازآنچه قرار است در جلسه با آن مواجه شوند می‌دهد. به‌این‌ترتیب، آن‌ها متن سخنرانی خود را مطابق با اهداف جلسه و زمانی که برای آن‌ها تعیین شده است، آماده خواهند کرد.

معمولا دستور جلسه که به آن متن برگزاری جلسه نیز گفته می‌شود را مدیر جلسه به کمک همان شخصی می‌نویسد که مسئولیت نگارش صورت جلسه نیز با اوست. مسئول توزیع دستور جلسه نیز معمولا همین شخص است. برخی از نرم‌افزارهای برگزاری جلسات آنلاین، فایل‌هایی را به‌عنوان نمونه دستور جلسه در اختیار شما قرار می‌دهند.

همان‌طور که مشخص است، فرق صورت جلسه و دستور جلسه در زمان نگارش آن‌ها، اهداف و محتویات آن‌هاست. هنگام نگارش دستور جلسه، اصول زیر را به یاد داشته باشید:

  • تعیین اهداف جلسه
  • زمان‌بندی مناسب برای هر موضوع و نیز هر یک از شرکت‌کنندگان
  • لیست سوالاتی که باید به آن‌ها پاسخ داده شود
  • تعیین مدیر یا مدیران جلسه و نیز موضوعات مربوط به هر فرد

تنظیم صورت جلسه و دستور جلسه ، دو فعالیت بسیار مهم، هنگام برگزاری انواع جلسه هستند. درحالی‌که دستور جلسه به‌نوعی نقشه راه و تعیین‌کننده‌ی ساختار جلسه محسوب می‌شود، صورت جلسه، گزارشی از تصمیمات، مذاکرات و اتفافات جلسه است. توصیه می‌شود برای جلسه‌ي آنلاین خود حتما نمونه‌های مختلف صورت جلسه و دستور جلسه را بررسی کرده و نوع مناسب را با توجه به اهداف، شخصیت سازمان و شرکت‌کنندگان انتخاب کنید.

اشتراک گذاری با دوستان
WhatsApp
Pinterest
LinkedIn
Twitter
Facebook
بلاگ‌های مرتبط
معرفی کتاب های مدیریت جلسات
معرفی ۶ کتاب مدیریت جلسات
تفاوت وبینار و سمینار
تفاوت وبینار با سمینار و کارکردهای آنها
میکروفون کلاس آنلاین
همه چیز درباره میکروفون کلاس آنلاین