صورت جلسه و دستور جلسه چیست و چگونه آن را بنویسیم؟

بسیاری از افراد، صورت جلسه و دستور جلسه را سهوا به‌جای یکدیگر به کار می‌برند. این در حالی است که متن دستور جلسه ، حاوی فهرستی از موضوعات و دستورت از پیش تعیین‌شده است که قرار است در طول جلسه به آن‌ها پرداخته شود. همچنین برخلاف صورت جلسه، دستور جلسه در انواع جلسه و نه‌فقط جلسات مهم و سازمانی، کاربرد دارد.

مهم‌ترین کاربرد دستور جلسه این است که به شرکت‌کنندگان، دیدی کلی ازآنچه قرار است در جلسه با آن مواجه شوند می‌دهد. به‌این‌ترتیب، آن‌ها متن سخنرانی خود را مطابق با اهداف جلسه و زمانی که برای آن‌ها تعیین شده است، آماده خواهند کرد.

معمولا دستور جلسه که به آن متن برگزاری جلسه نیز گفته می‌شود را مدیر جلسه به کمک همان شخصی می‌نویسد که مسئولیت نگارش صورت جلسه نیز با اوست. مسئول توزیع دستور جلسه نیز معمولا همین شخص است. برخی از نرم‌افزارهای برگزاری جلسات آنلاین، فایل‌هایی را به‌عنوان نمونه دستور جلسه در اختیار شما قرار می‌دهند.

همان‌طور که مشخص است، فرق صورت جلسه و دستور جلسه در زمان نگارش آن‌ها، اهداف و محتویات آن‌هاست. هنگام نگارش دستور جلسه، اصول زیر را به یاد داشته باشید:

• تعیین اهداف جلسه
• زمان‌بندی مناسب برای هر موضوع و نیز هر یک از شرکت‌کنندگان
• لیست سوالاتی که باید به آن‌ها پاسخ داده شود
• تعیین مدیر یا مدیران جلسه و نیز موضوعات مربوط به هر فرد