شاید در مورد ارتباط موثر یا همان effective communication چیزهایی شنیده باشید. منظور از ارتباط موثر این است که ما بتوانیم به بهترین شکل ایده و مفاهیم خود را در قالب گفتار به دیگران منتقل کنیم. شاید از نظر خیلی از افراد این برقراری ارتباط ساده باشد، اما باید بگوییم که نیازمند مهارت‌هایی است که باید به آن دقت کنید. در برخی از موارد حتی ممکن است طرف شنونده مفاهیم و ایده‌های شما را به شکل درستی دریافت نکند؛ به همین دلیل ارتباط موثر با دیگران موضوعی است که باید به آن توجه داشته باشیم. در این مقاله از الوکام، پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین و وبینار، می‌خواهیم این موضوع را بررسی کنیم که مهارت ارتباط موثر چیست. اگر دوست دارید در این زمینه اطلاعات مفیدی کسب کنید، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
شاید خیلی از شما این تصور را داشته باشید که ارتباط موثر فقط انتقال اطلاعات به فرد مقابل است، اما باید این ارتباط به صورتی باشد که شما پیام را به طرف مقابل انتقال دهید به گونه‌ای که مطلب را درک کند. همه این موارد را می‌توان در قالب ارتباط موثر تعریف کرد. ارتباط سازی موثر می‌تواند در ارتباط برقرار کردن با دیگران به شما بیشتر از آن‌چه که تصور می‌کنید، کمک کند و به همین خاطر مهارت ارتباط موثر موضوع مهمی است که باید به آن توجه داشت.
برای داشتن ارتباط موثر لازم است که مهارت های ارتباطی را به بهترین شکل یاد بگیرید. یادگیری مهارت ارتباط موثر به‌عنوان مجموعه‌ای از توانایی‌ها می‌تواند به فرد کمک کند تا بتواند درک پذیرش افراد، احساسات و خواسته‌های دیگران را داشته باشد.
فواید ارتباط موثر چیست؟
بدون شک ارتباط موثر می‌تواند فواید زیادی داشته باشد و در زندگی شخصی و کاری افراد بسیار تاثیرگذار باشد، به هر حال ما در موقعیت‌های مختلف زندگی در حال برقراری ارتباط هستیم و به این نیاز داریم که بتوانیم به خوبی ارتباط برقرار کنیم. از مهم‌ترین فواید ارتباط موثر می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:
- همکاری بهبودیافته: ارتباط موثر، کار تیمی و همکاری را در بین کارکنان تقویت می‌کند. وقتی همکاران بتوانند به طور واضح و آشکار ارتباط برقرار کنند، می‌توانند ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند، مشکلات را حل کنند و کارآمدتر با هم فعالیت کنند.
- افزایش بهره‌وری: ارتباطات واضح و شفاف با دیگران، سوء تفاهم‌ها را کاهش می‌دهد و باعث می‌شود که در کارهای گروهی هر فردی وظایف خود را به بهترین شکل انجام دهد. این کار خطاها، کار مجدد و اتلاف زمان را به حداقل می‌رساند و منجر به افزایش بهره‌وری کلی می‌شود.
- تصمیم‌گیری بهتر: زمانی که اطلاعات به طور واضح و جامع به دیگران منتقل شود، تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر می‌شود. کارمندان می‌توانند مزایا و معایب گزینه‌های مختلف را بسنجند و تصمیماتی اتخاذ کنند که با اهداف سازمان همسو باشد.
- کاهش تعارض: ارتباط نادرست می‌تواند منجر به درگیری و سوءتفاهم بین اعضای یک تیم شود، ولی ارتباط موثر، از جمله گوش دادن فعال و بیان گفته‌ها به صورت واضح، می‌تواند به پیش‌گیری و حل تعارضات قبل از تشدید آن‌ها کمک کند.
- افزایش مشارکت کارکنان: زمانی که کارکنان احساس کنند که ایده‌ها و نظرات آن‌ها ارزشمند است و شنیده می‌شوند، احساس مالکیت و تعهد بیشتری نسبت به وظایف خود خواهند داشت.
- نوآوری پیشرفته: ارتباطات مؤثر باعث به‌اشتراک‌گذاری دیدگاه‌ها و ایده‌های متنوع می‌شود. این موضوع می‌تواند منجر به نوآوری و حل خلاقانه مشکلات شود؛ زیرا کارمندان برای یافتن راه‌حل‌های جدید و بهتر همکاری می‌کنند.
- روابط قوی‌تر بین کارکنان یک سازمان: ارتباطات خوب باعث ایجاد اعتماد و روابط مثبت بین همکاران می‌شود. هنگامی که افراد در برقراری ارتباط آزاد احساس راحتی می‌کنند، به احتمال زیاد ارتباطات حرفهای قوی ایجاد می‌کنند.
- بهبود روابط با مشتری: ارتباط موثر و خوب برای درک نیازهای مشتری، رسیدگی به نگرانی‌ها و ارائه بهترین خدمات برای مشتریان، ضروری است. وقتی که شما مشتریان راضی داشته باشید، می‌توانید موفقیت بیشتری هم در کسب‌وکار خودتان ایجاد کنید.
- پیشرفت در مسیر شغلی: افراد مختلف با داشتن مهارت ارتباط موثر، کاندیدای بهتری برای نقش‌های مدیریتی و رهبری هستند. رهبری مستلزم توانایی انتقال ایده‌ها، الهام بخشیدن به دیگران و مدیریت تعاملات پیچیده است.
موانع ارتباط موثر چیست؟
ارتباط موثر ممکن است موانعی داشته باشد؛ موانعی که باعث می‌شوند شما نتوانید با دیگران ارتباط خوب و موثری داشته باشید. در واقع اگر این موانع وجود نداشت که همه خیلی راحت می‌توانستند به بهترین نحو ارتباط برقرار کنند، ولی در واقعیت چنین چیزی نیست و گاهی موانعی سر راه افراد قرار می‌گیرد. موانع ارتباط موثر را در ادامه معرفی خواهیم کرد.
استرس و احساسات خارج از کنترل
برای برقراری ارتباط موثر و تقویت مهارت ارتباط موثر باید سعی کنید استرس نداشته باشید. زمانی که استرس یا احساس منفی دارید، نمی‌توانید ارتباط موثری داشته باشید. برای جلوگیری از سوءتفاهم، بهتر است یک مکالمه آرام با شخص مقابل داشته باشید یا سعی کنید زمانی که حال روحی بهتری دارید به این مکالمه بپردازید.
عدم تمرکز
با افزودن کارهایی که باید در آن روز انجام دهید، تصویری از اولویت‌بندی کارهای خود دارید. هر یک از مراحلی را که برای تکمیل کارهای اولویت‌دار خود نیاز دارید، به فهرست کارهای خود در برنامه ریزی روزانه اضافه کنید. برای مثال اگر باید یک کلاس آموزشی آنلاین برای رفع اشکال دانش‌آموزان برگزار کنید، فعالیت‌هایی مانند آماده کردن درس‌ها برای ارائه به دانش‌آموزان، طرح سوالات همان درس برای فهم بیشتر آن‌ها و… را به عنوان لیستی از کارها در برنامه‌ریزی قرار دهید.
زبان بدن منفی یا متناقض
برای داشتن یک ارتباط موثر، باید از زبان بدن منفی و متناقض پرهیز کنید. زبان بدن منفی یعنی به دیگران نشان می‌دهید که تمایلی به برقراری ارتباط با آن‌ها ندارید. یادتان باشد که زبان بدن منفی و در واقع حرکات اشتباه در زبان بدن می‌تواند دیگران را فراری دهد و مانع از برقراری ارتباط موثر شود. با این حساب برای تقویت مهارت ارتباط موثر باید یاد بگیرید از زبان بدن به درستی استفاده کنید.
چگونه ارتباط موثر داشته باشیم؟
مهم‌ترین قسمت در مورد ارتباط موثر این است که یاد بگیریم چطور ارتباط موثرتری داشته باشیم. چگونگی برقراری ارتباط موثر در محیط کار، در جامعه یا حتی خانواده مسئله مهمی است که باید به آن توجه داشت. در ادامه درباره راهکارهایی برای تقویت مهارت ارتباط موثر توضیح خواهیم داد.
1. واضح و شفاف صحبت کنید
یکی از مهم‌ترین موارد در مهارت ارتباط موثر، واضح و شفاف صحبت کردن است. کلید برقراری ارتباط قدرتمند و متقاعدکننده، چه به صورت نوشتاری و چه گفتاری، وضوح و شفافیت و در صورت امکان کوتاه‌تر صحبت کردن است. بهتر است قبل از هر نوع ارتباطی، اهداف و مخاطبان خود را مشخص کنید؛ تشریح دقیق و صریح آن‌چه می‌خواهید و چرایی آن، کمک می‌کند تا بتوانید تمام منظور خود را برسانید. این موضوع همچنین به شما کمک می‌کند تا جزئیات بی‌ربط مکالمه یا نوشتار را حذف کنید. در ضمن سعی کنید از به کار بردن کلمات غیرضروری که می‌تواند حواس شما و طرف مقابل را پرت کند، اجتناب کنید.
2. سعی کنید آمادگی لازم را داشته باشید
قبل از شروع هر نوع ارتباطی لازم است بدانید که قرار است چه بگویید و چگونه بگویید؛ بنابراین باید آمادگی لازم را در این زمینه داشته باشید. در نظر بگیرید که قرار است چگونه به سوالات و انتقادات پاسخ دهید. سعی کنید موارد غیرمنتظره را هم پیش‌بینی کنید.
اگر قرار است به‌عنوان یک مدیر سازمان، در مورد افزایش حقوق و مزایای کارمندان خود با آن‌ها صحبتی داشته باشید، باید بدانید که چه می‌خواهید بگویید. پیشنهاد ما به شما این است که قبل از وارد شدن به هر مکالمه‌ای، سؤالات احتمالی، درخواست‌های مختلف و حتی اختلاف نظرهای احتمالی را بنویسید تا آماده باشید و با آرامش و شفافیت به این مسائل رسیدگی کنید.
در نظر داشته باشید که مدیر یک سازمان علاوه بر مهارت‌های فنی باید به مهارت‌های غیرفنی و مهارت‌های نرم از جمله مهارت ارتباط موثر هم تسلط داشته باشد. برای آن دسته از افرادی که می‌خواهند بدانند، مهارت‌های نرم چیست خواندن این مقاله از الوکام را پیشنهاد می‌کنیم.
3. مراقب ارتباطات غیرکلامی خود باشید
ارتباط غیرکلامی یکی از مهم‌ترین بخش‌های مهارت ارتباط موثر است. حالات صورت، حرکات و زبان بدن ما می‌تواند با فرد مورد نظر ارتباط برقرار کند؛ این موضوعی است که در زمان برقراری ارتباط باید حتما به آن دقت داشته باشید.
نشانه‌های غیرکلامی می‌توانند بین 65 تا 93 درصد بیشتر از ارتباط کلامی تاثیر بگذارند و اگر این دو با هم در تناقض باشند، احتمال بیشتری وجود دارد که شما نتوانید ارتباط خوبی داشته باشید. با این وجود رهبران یک سازمان باید در نشانه‌های غیرکلامی تسلط کامل داشته باشند.
بهتر است یک مثال داشته باشیم. خیلی از کارمندان یک شرکت در یک جلسه کاری به صورت حضوری، خیلی از مواقع ناراحتی خود را از طریق دست‌به‌سینه نشستن یا عدم تمایل به برقراری تماس چشمی نشان می‌دهند و این موضوعی است که یک مدیر باید آن را تشخیص دهد.
4. در زمان برقراری ارتباط مراقب لحن خود باشید
نحوه بیان گفته‌ها به اندازه آن‌چه که قرار است بیان کنید، اهمیت دارد. مانند سایر نشانه‌های غیرکلامی، لحن شما می‌تواند به پیام شما قدرت و تاکید بیفزاید یا می‌تواند آن را کاملا تضعیف کند. لحن می‌تواند عامل مهمی در اختلافات و درگیری‌های محل کار باشد. یک لحن درست با مفهوم مثبت، باعث ایجاد حسن نیت و اعتماد می‌شود. در مقابل، یک کلمه بد انتخاب‌شده با مفاهیم نامشخص یا منفی می‌تواند به سرعت منجر به سوءتفاهم شود. بنابراین مراقب لحن خود چه در زمان مکالمه گفتاری و چه نوشتاری باشید.
5. گوش دادن فعال را تمرین کنید
ارتباط بین دو یا چند نفر صورت می‌گیرد؛ بنابراین، هنگام برقراری ارتباط موفق، گوش دادن به همان اندازه مهم است که صحبت کردن اهمیت دارد، اما گوش دادن می‌تواند چالش‌برانگیزتر از آن چیزی باشد که ما تصور می‌کنیم. «مارجوری نورت»، کارشناس ارتباطات، در پست وبلاگ خود در زمینه تسلط بر مبانی ارتباطات، در مورد مهارت ارتباط موثر می‌گوید:
«ما فقط نیمی از آن‌چه را که طرف مقابل در طول هر مکالمه می‌گوید می‌شنویم.»
هدف از گوش دادن فعال این است که اطمینان حاصل شود که نه فقط کلماتی که شخص می‌گوید، بلکه کل منظور و پیام فرد را متوجه خواهید شد. برای موفق شدن در این زمینه می‌توانید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- سعی کنید در زمان صحبت کردن فرد مقابل، توجه کامل به او داشته باشید.
- ذهن خود را از حواس پرتی‌ها، قضاوت‌ها و استدلال‌های متقابل دور کنید.
- زبان بدن خود را باز و مثبت نشان دهید تا ذهن‌تان را متمرکز نگه دارید و به گوینده نشان دهید که واقعا در حال گوش دادن به حرفهای او هستید.
6. از هوش هیجانی خود استفاده کنید
ارتباطات بر پایه هوش هیجانی بنا شده است. تا وقتی که نتوانید احساسات خود را ارزیابی و درک کنید و به درستی بروز دهید، نمی‌توانید به طور موثر با دیگران ارتباط برقرار کنید. «مارگارت اندروز» معتقد است که «اگر از احساسات خود و رفتارهایی که تحریک‌کننده هستند، آگاه باشید، می‌توانید این احساسات و رفتارها را مدیریت کنید.» برای رهبرانی که سطح هوش هیجانی بالایی دارند، به طور طبیعی گوش دادن فعال، حفظ لحن مناسب و استفاده از زبان بدن مثبت آسان‌تر است.
7. یک استراتژی ارتباطی در محل کار ایجاد کنید
یکی دیگر از مهارت‌های ارتباط موثر، داشتن یک استراتژی ارتباطی در محل کار است. اصول ارتباط موثر در محیط کار، موضوع مهمی است که نباید به سادگی از کنار آن گذشت. حتی اگر ارتباط هم به بهترین شکل باشد، بدون استراتژی ارتباطی در محل کار، نمی‌توان پیام خود را به درستی به دیگران منتقل کرد.
استراتژی ارتباطی چارچوبی است که کسب‌وکار شما در آن اطلاعات را منتقل و دریافت می‌کند؛ اطلاعاتی مانند: چگونه با مشتریان برخورد کنید، کارمندان باید چه رفتاری با مدیر خود داشته باشند، رفتار مدیر با کارمندان باید به چه شکل باشد و مواردی از این قبیل. همچنین به‌عنوان یک مدیر ممکن است تعیین کنید که چه زمانی مناسب است از یک چت گروهی برای کل تیم یا سازمان استفاده کنید یا این که چه زمانی می‌توانید از طریق ایمیل با کارکنان خود ارتباط داشته باشید.
8. فرهنگ سازمانی مثبت ایجاد کنید
فرهنگ شرکتی که در آن با هم ارتباط برقرار می‌کنید، نقشی حیاتی در ارتباط موثر دارد. در یک محیط کاری مثبت؛ محیطی که مبتنی بر شفافیت، اعتماد، همدلی و گفت‌وگوی باز است، ارتباط به طور کلی آسان‌تر و موثرتر خواهد بود.
مدیران مقتدری که از به اشتراک گذاشتن اطلاعات امتناع می‌ورزند، پذیرای پیشنهادها نیستند و از اعتراف به اشتباهات و پذیرش انتقاد خودداری می‌کنند، در مقابل پیشنهادات و انتقادات با حالت تدافعی برخورد می‌کنند یا حتی به کلی نادیده می‌گیرند. این افراد مهارت ارتباط موثر را ندارند یا در آن ضعیف هستند.
به یاد داشته باشید که …
در این مقاله اطلاعاتی را در مورد مهارت ارتباط موثر در اختیار شما گذاشتیم. در پایان باید گفت که برقراری ارتباط موثر در یک سازمان، محل کار یا حتی خانواده و گروه‌های دوستانه، موضوع مهمی است که نباید نادیده گرفته شود. با داشتن ارتباط موثر و درست می‌توانیم پیام و ایده‌های خود را به وضوح به دیگران منتقل کنیم و زندگی موفق‌تر و شبکه ارتباطی گسترده‌تری داشته باشیم. نظر شما چیست؟ آیا چیزی در مورد ارتباط موثر می‌دانید؟ خوشحال می‌شویم نظرات خود را با ما و خوانندگان بلاگ الوکام در میان بگذارید.
