جهان امروز جهان ارتباطات مجازی‌ست، به‌طوریکه فضای ارتباطی تحت وب تمام ارتباطات ما را تحت تاثیر خود قرار داده است. شبکه‌های اجتماعی اصلی‌ترین راه ارتباطی ما با جهان اطرافمان هستند. در واقع امروزه ما جهان را از دریچه شبکه جهانی اینترنت فهم می‌کنیم. اما این ارتباط تنها به روابط دوستانه ما ختم نمی‌شود! بلکه ارتباطات حرفه‌ای و کاری ما نیز وابسته به همین شبکه‌های مجازی هستند. همه مراحل کاری ما از مرحله آموزش تا برنامه‌ریزی و اجرا بدون کمک اپلیکیشن‌های برخط مجازی قابل انجام نخواهند بود. فناوری‌های مجازی برخط حتی نحوه برگزاری جلسات گروهی کاری را نیز دگرگون کرده است. ما نیز در الوكام با تکیه بر دانش مهندسان خود توانسته‌ایم فناوری برگزاری رویدادهای برخط را بومی‌سازی کنیم. در این مطلب همراه ما باشید تا شرایط برگزاری و شرکت در یک کنفرانس مجازی یا وبینار را بررسی کنیم و بیان کنیم که وبینار چیست؟
شاید در زمان جستجو برای یک دوره آموزشی با کلمه «وبینار» برخورد کرده باشید. اما مفهوم وبینار تنها به جلسه آموزشی آنلاین خلاصه نمی‌شود. همان‌طور که از کلمه وبینار برمی‌آید، معنی وبینار سمیناری است که تحت وب برگزار شود. در واقع سمینار مبتنی بر وب (وبینار) کنفرانسی است که از طریق اینترنت میزبانی می‌شود. اما قابلیت‌های فضای مجازی، کاربردهای گسترده‌ای را برای وبینار فعال کرده است. به کمک فناوری‌های تحت وب می‌توان جلسات گروهی متعددی را با اهداف متفاوت در فضای مجازی برگزار کرد. به این ترتیب معنی وبینار به هر رویداد آنلاین گسترش پیدا کرده است. در ادامه شما را با کاربردهای انواع سمینار آشنا خواهیم کرد.
ویژگی‌های یک وبینار چیست؟
یک وبینار با سه نقش اصلی شروع می‌شود:
- برگزار کننده
- حداقل یک ارائه‌دهنده
- شرکت‌کنندگان
به کارگیری سامانه‌های برتر مانند الوکام برای سازماندهی وبینار می‌تواند به موثرترین شکل ممکن ارتباط مجریان با شرکت‌کنندگان را برقرار کند. هر وبینار موثر ممکن است دارای ویژگی‌های خاص خود باشد:
- وبینارها دارای عناصر تعاملی مانند صدای دو طرفه (VoIP) و ویدئو هستند که هم به ارائه‌دهندگان و هم شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد تا هنگام ارائه در مورد مطالب ارائه‌شده بحث کنند.
- ویژگی اشتراک‌گذاری صفحه باعث می‌شود اطلاعات روی نمایشگر ارائه‌دهنده در تمام نمایشگرهای مخاطبان نمایش داده شود.
- نظرسنجی به مجریان اجازه می‌دهد تا با پرسش‌های چند گزینه‌ای از مخاطبین خود بازخورد بگیرند.
- با اینکه امکان ضبط و توزیع مجدد وبینارها وجود دارد، اما مشاهده بعدی یک وبینار عناصر تعاملی را برای بینندگان بعدی حذف می‌کند. از این نظر یک وبینار ضبط‌شده تبدیل به یک پخش اینترنتی ساده می‌شود.
انواع وبینار کدام است؟
فناوری‌های مجازی، امکان ایجاد فرمت‌های مختلف وبینار را برای اهداف و کاربردهای متفاوت فراهم کرده است. این فرمت‌ها شامل موارد زیر می‌شود:
- تک سخنران: این نوع فرمت رایج‌ترین فرمت وبینار است. وبینار تک سخنران تنها شامل یک مجری می‌شود که اطلاعات را از طریق ارائه زنده به شرکت‌کنندگان منتقل می‌کند.
- تعاملی: یک وبینار تعاملی به مخاطب اجازه پرسش و پاسخ را می‌دهد. این قالب معمولاً زنده است، اگرچه می‌توان آن را برای درخواست‌های سفارشی ضبط و پخش کرد.
- پنل بحث: این فرمت به پنل میزگردی نیز معروف است، چرا که در آن چندین سخنران درباره یک موضوع بحث کرده و به سؤالات مخاطبان پاسخ می‌دهند. با اینکه پنل‌های بحث برای مخاطبان بسیار جذاب است، اما سازماندهی و مدیریت آن می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.
- مصاحبه: در وبینار مصاحبه، یک شخص با یک یا چند نفر دیگر در مورد یک موضوع خاص مصاحبه می‌کند. فرمت‌های مصاحبه خصوصاً با اینفلوئنسرهای محبوب راهی عالی برای تاثیرگذاری بیشتر است.
نحوه برگزاری و شرکت در وبینار
وبینارها از فناوری‌های اینترنتی، به ویژه اتصالات TCP/IP استفاده می‌کنند. نرم‌افزارهای میزبان اصولاً از هویت مخاطب خود به‌شدت محافظت می‌کنند. برخی از وبینارها مشارکت به صورت مهمان را نیز می‌پذیرند، در حالیکه برخی دیگر شرکت‌کننده را با شناسه کاربری و یا یک نام رمز شخصی شناسایی می‌کنند.
معمولاً قبل از برگزاری رویداد برای شرکت‌کنندگان پذیرفته‌شده در وبینار از طریق ایمیل، یا سایر مکانیسم‌های آماده‌سازی رویداد، کلید ورود ارائه می‌شود.
برای برگزاری وبینار حضور حداقل دو کاربر کلیدی نیاز است:
- مجری که محتوای وبینار را ارائه می‌کند.
- تهیه‌کننده که تمام کارهای پشت صحنه، مانند صف‌بندی کلیپ‌های ویدیویی، مدیریت سخنرانان مهمان و مسیریابی سؤالات شرکت‌کنندگان را کنترل می‌کند.
پلتفرم‌های ارائه‌دهنده خدمات وبینار ممکن است هزینه خدمات را روزانه یا به صورت هزینه ثابت ماهانه و یا حتی براساس تعداد مخاطبان شرکت‌کننده دریافت کنند. شرکت خدمات سمینارهای مبتنی بر وب الوکام توانسته است این فناوری را متناسب با نیازهای کاربران ایرانی، بومی‌سازی کند. به‌طوریکه مطابق با استانداردهای بین‌المللی یک تجربه ایده‌آل را هم برای برگزارکنندگان و هم شرکت‌کنندگان شکل می‌دهد.
برای برگزاری یک وبینار موثر چه چیزهایی لازم است؟
وقتی از مردم می‌خواهید تا یک ساعت به صفحه‌نمایش کامپیوترشان خیره شوند، باید بتوانید محتوایی به آنها ارائه دهید که به اندازه کافی جذاب باشد. بنابراین لازم است کارهای زیر را قبل از برگزاری وبینار به دقت انجام دهید:
- یک هدف واضح تعیین کنید.
- نیازهای مخاطب خود را درک کنید.
- از یک عنوان قانع‌کننده و جذاب برای وبینار خود استفاده کنید.
- برنامه‌ریزی و زمانبندی دقیق داشته باشید.
- از طریق شبکه‌های مجازی وبینار را تبلیغ کنید.
- بسته‌های محتوایی کوچک کاربردی برای مخاطبان آماده کنید.
- ارائه خود را بارها تمرین کنید تا تسلط کافی داشته باشید.
- تنظیمات فنی سیستم خود را قبل از روز ارائه آزمایش و چک کنید.
اما مواردی نیز هستند که باید در حین برگزاری و ارائه وبینار به آنها دقت کافی داشته باشید. این نکات موثر شامل موارد زیر است:
- کیفیت کلید موفقیت است! فراموش نکنید محتوای باکیفیت در مورد یک موضوع همیشه بهترین بازخورد را خواهد داشت.
- زمان وبینار خود را کمتر از دوساعت نگه دارید. اگر وبینار خیلی طولانی باشد، تعامل ممکن است به دلیل خستگی شرکت‌کنندگان کاهش پیدا کند.
- عجله نکنید! برنامه‌ریزی و زمانبندی منطقی داشته باشید و زمان کافی برای تعامل با مخاطبان را در نظر بگیرید.
- در کل وبینار مشارکت را ترویج دهید. از نظرسنجی‌ها استفاده کنید، سوالات قابل‌تامل بپرسید و محتوای عملی ارائه دهید.
مزایا و معایب وبینار
پیش از این برای برگزاری یک جلسه گروهی کاری لازم بود که امکانات فیزیکی زیادی را جمع آوری کنید، از سالن برگزاری جلسه گرفته تا امکانات مختلف صوتی و بصری. از طرف دیگر محدودیت‌های جغرافیایی امکان حضور افراد از مناطق مختلف را نمی‌داد و یا برای شرکت‌کنندگان خارجی باید محل اقامت تهیه می‌کردید و هزینه سفر پرداخت می‌شد. فرق وبینار و سمینار همین جا آشکار می‌شود، برگزاری وبینار در سامانه‌هایی مانند الوکام تمام این محدودیت‌ها را رفع کرده است:
- وبینارها به افراد در مکان‌های جغرافیایی دور از هم اجازه می‌دهند بدون توجه به فاصله جغرافیایی بین آنها در یک کنفرانس شرکت کنند.
- نرم‌افزارهای میزبان وبینار امکان تعامل نزدیک و بازخورد سریع شرکت‌کنندگان را فراهم می‌کنند.
- وبینار از طریق بحث‌های آنلاین جذاب کمک می‌کند تا مخاطبان نکات پیچیده و موضوعات مرتبط با آنها را بهتر درک کنند.
معایب وبینار
همان‌طور که مشاهده کردید، همه آنچه در مطلب فوق گفتیم درباره مزایای برگزاری وبینار بود. واقعیت این است که در دنیای امروز، وبینار دارای معایب و نقوص آنچنانی نیست. اما شاید بتوان در کشورهای در حال توسعه که معمولاً مشکلات اینترنتی نیز وجود دارد، معایبی را نیز برای وبینارها لحاظ کرد. گاهی در یک منطقه جغرافیایی خاص ارتباطات اینترنتی کم یا بی‌کیفیت است. همچنین فیلترینگ‌ها و کاهش سرعت اینترنت نیز برخی اوقات در برگزاری وبینار تداخل ایجاد می‌کند. بنابراین قبل از اینکه عزمتان را برای برگزاری و ارائه یک وبینار موثر جزم کنید، از امکانات اینترنتی منطقه خود آگاهی پیدا کنید!
مزایا و کاربردهای وبینار برای کسب‌وکارها
پتانسیل‌های اینترنت و فناوری‌های تحت وب امکان برگزاری جلسات گروهی مجازی برای اهداف مختلف تجاری را فراهم کرده است.
- وبینارهای آموزشی
- کارگاه‌های تخصصی
- وبینارهای بازاریابی و رونمایی محصول
- کارگروه‌های شرکتی
افزایش مشارکت، اولین مزیت وبینار برای کسب‌وکار شماست. وبینار در نهایت منجر به بهبود رضایت مشتری و افزایش مشارکت کارکنان می‌شود. از دیگر مزایای وبینار برای کسب‌وکارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان تعامل موثر با نیروها در هر لحظه
- امکان آموزش به نیروهای پراکنده
- امکان ارتباط موثر با مشتریان و دریافت بازخورد از آنها در لحظه
وبینارها در حدود یک دهه گذشته تغییرات زیادی کرده‌اند و با ظهور فناوری‌های جدید به تکامل خود ادامه خواهند داد. کسب‌وکارها همیشه هدف یکسانی را دنبال می‌کنند: جذب مخاطب و رسیدن به اهداف تجاری. در نهایت سامانه‌های برگزارکننده وبینار مانند الوکام دستیابی به اهداف تجاری کسب و کار شما را تسهیل می‌کنند.
