امروزه نام واحد منابع انسانی در مجموعه‌های کوچک و بزرگ بسیار شنیده می‌شود؛ در واقع منابع انسانی به سبب تاثیر بر تمامی فرایندهای یک سازمان، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ چرا که مدیریت این واحد شامل چندین وظیفه مختلف است که تنها محدود به یک زمینه نبوده و می‌تواند با انجام امور مختلفی نظیر توسعه استعداد کارکنان و حمایت از تصمیم‌های مجموعه، حیات و اعتبار آن را تحت‌الشعاع خود قرار دهد؛ بنابراین، واحد منابع انسانی و مدیریت آن می‌تواند وظایف گسترده‌ای را دارا باشد.
جهت درک هر چه بهتر این شغل و هر آن‌چه که سبب تمایز این واحد با دیگر واحدهای یک سازمان می‌شود، در این مقاله به شرح وظایف منابع انسانی در شرایط مختلف می‌پردازیم تا با علم بر این موارد نسبت به اهمیت وجود این واحد در کسب‌و‌کارها آگاه شوید.
پیش از آن که بدانید وظایف منابع انسانی چیست، باید درباره مدیریت آن بدانید و با نقشی که در این سیستم ایفا می‌کند، آشنا شوید. در واقع مدیریت منابع انسانی که به HRM نیز شناخته می‌شود، شیوه‌ای امروزی جهت فرایندهای جذب افراد، استخدام نیروی کار، ماندگاری و مدیریت عملکرد کارمندان یک مجموعه است؛ به همین جهت معمولاً واحد منابع انسانی یک سازمان یا شرکت مسئولیت نظارت بر امور کارمندان در راستای پیشبرد سیاست‌های تجاری مجموعه را بر عهده دارد.
به‌طور کلی مدیریت منابع انسانی بر این دیدگاه که کارمندان سرمایه‌های یک سازمان و کسب‌وکار هستند، تأکید داشته و اهدافی را در این مسیر برای خود تعریف می‌کند تا با استفاده مؤثر از نیروی کار و کاهش ریسک در تصمیمات تجاری، روند سوددهی و بازگشت سرمایه به سازمان را به بیشترین بازدهی برساند؛ به همین جهت می‌توان منابع انسانی را کلیدی‌ترین جزء هر مجموعه دانست که با ریزترین تصمیمات و همچنین انتخاب از بین بهترین و موثرترین مدل های مدیریت عملکرد منابع انسانی می‌تواند تاثیری چشمگیر در موفقیت سازمان مربوطه داشته باشد.
نقش واحد منابع انسانی در سازمان
همان‌طور که متوجه شدید نقش واحد منابع انسانی و اهمیت منابع انسانی در سازمان فراتر از نظارت ساده بر امور کارمندان است و می‌توان گفت تاثیری مستقیم بر موفقیت مجموعه دارد؛ چرا که اگر این واحد بتواند در ایفای نقش خود مؤثر واقع شود، قادر خواهد بود در جهت تحقق اهداف سازمان مدنظر و توسعه توانمندی‌های کارمندان، منجر به تحول عملکرد این افراد و همچنین جذب نیروی کار جدید شود.
یقیناً یک سازمان موفق علاوه بر مدیریت هوشمند، به نیروها و کارمندان توانمند و بااستعدادی نیز نیاز دارد که در این فرایند نام منابع انسانی بیش از پیش مهم جلوه می‌کند؛ زیرا یکی از مهم‌ترین وظایف منابع انسانی رصد و جذب نیروی کار فعالی است که منجر به پیشرفت مجموعه شود. واحد منابع انسانی و مدیریت آن بسته به نقشی که در هر سازمان دارند، وظایف و اهداف مختلفی دارند؛ به همین جهت در ادامه به بررسی برخی از مهم‌ترین اهداف مدیریت منابع انسانی می‌پردازیم.
اهداف مدیریت منابع انسانی در سازمان
همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، هر واحد مدیریت منابع انسانی در راستای تحقق هدف اصلی سازمان، اهداف خاصی را تعریف و دنبال می‌کند؛ به‌گونه‌ای که ممکن است در یک شرکت تازه‌تأسیس استخدام نیرو و ایجاد یک تیم حرفه‌ای مهم‌ترین هدف باشد، اما در یک مجموعه دیگر که چندین سال فعالیت کرده و جایگاه ویژه خود را یافته است، تحقق این امر چندان مهم جلوه نکند و در پی یافتن دستاوردهای دیگری باشد؛ بنابراین، تعیین اهداف برای مدیریت منابع انسانی می‌تواند مجموعه را در مسیری درست قرار دهد تا بتوان همواره شاهد موفقیت‌های روزافزون آن بود.
حال برای درک بهتر این موضوع در این قسمت برخی از رایج‌ترین اهداف منابع انسانی را توضیح می‌دهیم تا با توجه به هر یک از آن‌ها بتوانید اهدافی طلایی را جهت تحقق چشم‌انداز کاری خود، برای منابع انسانی مجموعه تعریف کنید.
- مدیریت داده‌ها و قرار دادن آن‌ها در اختیار کارمندان جهت دستیابی به اهداف سازمان
- بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان
- رصد کارمندان فعال و وظیفه‌شناس جهت ارائه پاداش و مزایا به‌عنوان قدردانی سازمان از افراد
- تأمین رفاه، بهداشت و امنیت جسمی و روانی کارمندان مجموعه
- پیشبرد اموری نظیر تعیین وظایف و مشخص کردن موقعیت‌های شغلی جهت اثربخشی فعالیت‌های سازمان
- برنامه‌ریزی‌های لازم جهت استخدام یک تیم حرفه‌ای برای دستیابی به موقعیت‌های شغلی و پروژه‌های مختلف
مهارت‌های لازم جهت مدیریت منابع انسانی
حال که با اهداف کلی منابع انسانی آشنا شدید، بهتر است بدانید شخصی که مسئولیت این امور را به عهده دارد، باید از چه مهارت‌ها و ویژگی‌هایی برخوردار باشد. در واقع مدیر منابع انسانی جهت پیشبرد امور کلیدی و وظایف خود باید طیف وسیعی از مهارت‌ها را دارا باشد که در این قسمت به بررسی مهم‌ترین این موارد می‌پردازیم.
- توانمندی‌های ارتباطی: برخورداری از مهارت های ارتباطی و توانایی برقراری ارتباطی عالی میان سازمان و افراد، موجب می‌شود منابع انسانی در پیشبرد هم‌زمان امور موفق عمل کرده و تعاملی مطلوب با کارمندان داشته باشد.
- رهبری مدبرانه: مدیر منابع انسانی یکی از قدرتمندترین تصمیم‌گیرندگان در یک سازمان است که با بررسی داده‌های اطلاعاتی، به تجزیه و تحلیل فرایندهای مجموعه می‌پردازد؛ بنابراین، باید بسته به شرایط، در حل مسائل نهایت تدبیر را به کار برده تا شاهد بهترین نتیجه در راستای تحقق هدف بنیادی سازمان باشد.
- توانمندی‌های فنی: داشتن تجربه در نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات، می‌تواند تاثیری واضح در مدیریت منابع انسانی داشته باشد.
- توانایی رسیدگی به امور کارمندان: عموماً افرادی که مدیریت منابع انسانی را بر عهده دارند، اشخاصی هستند که از همدلی و هوش هیجانی بالایی برخوردارند که می‌توانند به هنگام مواجهه کارمندان با چالش‌ها، نسبت به درک موقعیت آن‌ها موفق عمل کنند و بهترین بازخورد را جهت عبور از این چالش مطرح کنند.
شرح وظایف مدیر منابع انسانی
همان‌طور که مطرح شد مدیر منابع انسانی بسته به جایگاهی که در یک سازمان دارد و همچنین نوع سازمان، اهداف مشخصی را دنبال می‌کند که تحقق این اهداف یک‌سری وظایف خاص را می‌طلبد تا سازمان در مسیری ثابت و همواره رو به جلو در حرکت باشد؛ بنابراین، در ادامه به شرح وظایف مدیر منابع انسانی در دو مقیاس کلی و جزئی می‌پردازیم.
وظایف منابع انسانی و اداری
همان‌گونه که متوجه شدید وظایف مدیر منابع انسانی متناسب با مقیاس عملکردی مجموعه مربوطه می‌تواند متغیر باشد؛ اما به‌طور کلی می‌توان وظایف روزانه مدیر منابع انسانی را در موارد زیر خلاصه کرد.
- ایجاد ارتباطی مؤثر با کارمندان از طریق پلتفرم‌های مختلف
- ارائه بهترین راهکارها نظیر برگزاری جلسه آنلاین به هنگام مواجهه با چالش‌هایی همچون موقعیت‌های اضطراری و دورکاری کارمندان
- تعریف اهدافی مشخص برای استخدام و نظارت بر پروسه آن
- برگزاری جلسات مختلف به منظور ارزیابی نیازهای مجموعه
- بررسی الگوهای عملکردی افراد و ارزیابی انطباق آن‌ها با اهداف مجموعه
- نظارت بر برنامه‌های پاداش و مزایا و ارائه راهکارهای جبران خدمات
- تعریف دوره‌های مختلف و توسعه مجموعه از طریق انواع روش های آموزش کارکنان
وظایف مدیریت منابع انسانی در سازمان
حال که با کلیت وظایف منابع انسانی آشنا شدید بهتر است کمی دقیق‌تر این موارد را بررسی کنیم. به‌طور کلی می‌توان برای معرفی اهم وظایف منابع انسانی، به موارد زیر اشاره کرد:
هدایت فرایند استخدام نیروی کار
یکی از مهم‌ترین وظایف واحد منابع انسانی نقش آن در فرایند جذب و استخدام نیروی جدید است؛ به‌گونه‌ای که تاثیر مستقیم بر میزان موفقیت سازمان داشته و قطعاً از وظایف اداری فراتر است؛ به همین جهت مدیر منابع انسانی به هنگام مواجهه با این تصمیم سازمان، تلاش می‌کند استعدادهای مناسب برای پیشبرد اهداف مجموعه را شناسایی و استخدام کند.
تدوین دوره‌های آموزشی برای کارکنان
یکی دیگر از وظایف مدیر منابع انسانی ایجاد بسترهای مناسب جهت برگزاری برنامه‌ها و دوره‌های آموزشی برای کارکنان است. ممکن است این سؤال پیش آید که هدف اصلی آموزش کارکنان در سازمان چیست؟ در پاسخ به این پرسش باید بگوییم که حرکت رو به جلوی سازمان وابسته به عملکرد مؤثر کارکنانش است؛ به همین منظور مدیر منابع انسانی باید همواره در جهت ارتقا و به‌روز نگه داشتن دانش موجود در سازمان، در پی فراهم‌آوردن بسترهای آموزشی فعال عمل کند.
تعیین جزئیات مسئولیت افراد
یکی از مهم‌ترین وظایف منابع انسانی در شرکت یا سازمان، تبیین نقش و مسئولیت هر فرد در سیستم کاری است تا با شفاف شدن انتظارات مجموعه از کارمندان، رصد افراد مستعد و وظیفه‌شناس بر اساس همین الگوریتم‌ها صورت پذیرد و بتوان امور کارکنان را در راستای اهداف سازمان مدیریت و نظارت کرد.
برنامه‌ریزی در جهت رضایت کارکنان
یکی از مهم‌ترین عوامل موثر بر انگیزش کارکنان در سازمان ها، برنامه‌ها و استراتژی‌هایی است که در جهت بهبود رضایت و تعامل کارمندان در مجموعه صورت می‌گیرند؛ به گونه‌ای که مواردی نظیر رسیدگی فعالانه به مسائل و نگرانی‌های مطرح‌شده از سوی کارکنان یا بالا بردن نرخ درآمد آن‌ها بسته به کیفیت کارایی را شامل می‌شود.
نظارت بر برقراری نظم و رعایت قوانین سازمان
از دیگر وظایف کارشناس منابع انسانی می‌توان به حصول اطمینان از برقراری قوانین مختلف نظیر قانون استخدام، پیروی از استانداردهای صنعتی و همچنین ترویج فرهنگ کاری محترمانه و کاملاً عادلانه در مجموعه، اشاره کرد.
مدیریت مزایا و جبران خدمات کارکنان
مدیر منابع انسانی موظف است بسته‌های پاداشی جهت ایجاد فضایی رقابتی و همچنین به منظور ابراز قدردانی از نیروهای وظیفه‌شناس سازمان، تعریف و اعطا کند؛ در واقع یکی از مهم‌ترین وظایف منابع انسانی این است که همواره نسبت به روند بازار کار، آگاه باشد و حقوق و مزایای هر فرد را متناسب با نقشی که در سازمان ایفا می‌کند، به‌روز کند تا با برقراری شرایط کاری منصفانه و عادلانه، در جلب رضایت کارکنان موفق باشد.
مدیریت و نظارت بر استعدادهای سازمان
یکی از وظایف مهم مدیر منابع انسانی، مدیریت استعداد افراد درون مجموعه است؛ به همین جهت باید در شناسایی پتانسیل بالای افراد موفق عمل کند تا با حفظ و توسعه استعداد کارکنان مذکور، بقای سازمان را در بلندمدت تضمین کند.
ایجاد تحول در پروسه استخدام نیروی جدید
با گذر از دوران همه‌گیری کرونا و همچنین با ورود تکنولوژی‌های مختلف در قرن 21م، فرایند استخدام دیگر به شیوه سابق صورت نگرفته و امکان مصاحبه از طریق بسترهای آنلاین فراهم شده است؛ به گونه‌ای که واحد منابع انسانی با طراحی یک فرم استخدام و بررسی رزومه‌های کاری، هدایت این امور را از راه دور به دست گرفته تا سبب کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از هدررفت انرژی عوامل سازمان شود. می‌توانید برای اطلاع بیشتر از این امر مقاله “مصاحبه شغلی آنلاین چیست؟” را مطالعه کنید.
تسهیل در برقراری ارتباطات سازمان
واحد منابع انسانی وظیفه دارد که با استفاده از ایمیل و دیگر پلتفرم‌های موجود، ارتباط کارکنان مجموعه را با یکدیگر و همچنین با دیگر شرکت‌ها یا سازمان‌ها میسر سازد و برای مدیریت زمان‌بندی امور سازمان و هماهنگ کردن آن با دیگر مجموعه‌ها، دخالت کند.
تحلیل و بررسی عملکرد کارکنان سازمان
مدیر منابع انسانی با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی و جمع‌آوری اطلاعاتی از نحوه عملکرد کارکنان، می‌تواند رشد یا پسرفت افراد مجموعه را همواره مورد بررسی قرار دهد تا بسته به فعالیت آن‌ها، نیروهای دائمی و موقت سازمان را رصد کند. این کار موجب می‌شود شناخت افراد وظیفه‌شناس سازمان با دقت بیشتری انجام شود و با حذف دیگر افراد کم‌توان، از هدررفت سرمایه و انرژی سازمان جلوگیری شود.
برنامه‌ریزی امور مختلف جهت تسهیل فرایندهای سازمان
یکی دیگر از وظایف منابع انسانی، برگزاری جلسات جهت ارائه نتایج فرایندهایی است که تاکنون در سازمان صورت گرفته است؛ در واقع با این کار، مدیر منابع انسانی روند سازمان را نشان می‌دهد تا انگیزه‌ای باشد جهت تداوم این مسیر توسط تمامی کارکنان. علاوه بر این موارد، می‌توان از محتوای این‌گونه جلسات جهت افزایش کیفیت فرایند استخدام و جذب نیروی کار جدید نیز بهره برد.
ایجاد فرهنگ کاری ایده‌آل در سازمان
در واقع می‌توان این مورد را نیز یکی از مهم‌ترین وظایف منابع انسانی دانست؛ چرا که با برگزاری برنامه‌های پاداش و مزایا یک فرهنگ کاری ایده‌آل در سازمان ترویج داده می‌شود که منجر به شکل‌گیری بستری امن و آرام جهت فعالیت کارکنان می‌گردد؛ بنابراین، مدیر منابع انسانی باید بستری را فراهم آورد که نشان دهد تفاوت‌های هر فرد در سیستم به‌خوبی رصد می‌شود و در پایان ماه کاری، نتیجه آن را خواهند دید.
علاوه بر موارد مذکور، مدیر منابع انسانی وظیفه دارد با برقراری محیطی آرام، کارمندان را تشویق به مشارکت و پیشرفت کند تا با فعال نگه داشتن چرخ‌های سیستم، همواره رو به جلو و در راستای اهداف بنیادی مجموعه حرکت کنند. در واقع با این امر می‌توان عوامل جذب نیروی بااستعداد جدید و استقرار نیروهای قدیمی مؤثر را نیز تأمین کرد.
سهولت در بررسی عملکرد
یکی دیگر از وظایف مدیر منابع انسانی که منجر به پیشرفت سازمان می‌شود، تسهیل عملکرد مجموعه و نظارت بر مسیر حرکت آن است؛ به گونه‌ای که در بازه‌های زمانی مشخص بازخوردی از نحوه عملکرد افراد ارائه کرده تا بسته به آن، اهداف و چشم‌انداز تدوین شود؛ بنابراین، با پایش مکرر مجموعه، می‌توان به کارکنان این اطمینان خاطر را داد که گذر از چالش های منابع انسانی چندان سخت نخواهد بود و قابل‌رفع هستند.
جمع‌بندی
همان‌طور که دریافتید منابع انسانی، یک واحد مؤثر بر روند سیستم‌های کاری در مقیاس عملکردی خرد (شرکت‌های کوچک) و کلان (سازمان‌ها) است که بسته به اهداف بنیادی مجموعه، اهداف و وظایفی را برای خود تعریف می‌کند که با پیگیری هر یک از این موارد، حرکت مجموعه را در راستای تحقق این اهداف ثابت نگه می‌دارد.
بنابراین، می‌توان دریافت وجود این واحد و مدیریت منابع انسانی در هر سازمان تا چه حد مهم و حیاتی است؛ چرا که با طیف گسترده وظایفی که منابع انسانی برای خود تعریف کرده است، می‌توان از پیشرفت مجموعه اطمینان کامل داشت. به همین منظور توصیه می‌شود در همان ابتدای راه‌اندازی کسب‌و‌کارتان به ضرورت این موضوع دقت کنید تا با استفاده از اقدامات کلیدی واحد منابع انسانی، در کنار رقبای خود پرقدرت جلوه کنید.
