تاریخچه و اهمیت دورکاری که زمانی رویکردی نادر در دنیای کار بود، امروزه به یکی از رایج‌ترین مدل‌های کاری در سراسر جهان تبدیل شده است. حالا پیشرفت فناوری‌های دیجیتال، از ابزارهای ارتباطی تا پلتفرم‌های مدیریت پروژه، بستر را برای گسترش دورکاری فراهم کرده است. همه‌گیری کرونا در سال ۲۰۲۰، نقشی کلیدی در رواج این مدل کاری ایفا کرد؛ به طوری که میلیون‌ها نفر در آمریکا، اروپا و آسیا به کار از راه دور روی آوردند. این تحول، مدیریت دورکاری را به ضرورتی اجتناب‌ناپذیر برای سازمان‌ها تبدیل کرده است.
اما سوال این‌جاست که چگونه یک تیم دورکار را مدیریت کنیم؟ این پرسش، محور اصلی موفقیت در محیط‌های کاری مدرن است؛ زیرا مدیریت صحیح و کارآمد دورکاری به افزایش بهره وری کارکنان کمک می‌کند و با کاهش هزینه‌های عملیاتی و بهبود تعادل بین کار و زندگی، ارزشی چشمگیر به سازمان‌ها می‌افزاید. با این حال، چالش‌هایی مانند ارتباطات ناکارآمد و کاهش انگیزه کارکنان، لزوم مدیریت هوشمندانه را برجسته می‌کند. این مقاله از الوکام، پلتفرم برگزاری وبینار، راهکارهایی عملی برای مدیریت هر چه بهتر دورکاری و بهره‌وری حداکثری کارکنان در این شرایط را ارائه می‌دهد تا سازمان‌ها به موفقیت پایدار برسند.
مدیریت دورکاری، به معنای رهبری و هماهنگی تیمی است که اعضای آن از راه دور و در نقاط مختلف کار می‌کنند تا به اهداف مشترک جمعی و سازمانی دست یابند. این فرآیند شامل مواردی مانند استفاده از ابزارهای دیجیتال برای همکاری و مهارت ارتباط موثر قابل توجه برای شفافیت و جلوگیری از سوتفاهم است. مدیریت دورکاری تیم، نیازمند تعیین وظایف مشخص، حمایت از کارکنان برای حفظ انگیزه و ایجاد فضایی مبتنی بر اعتماد و انعطاف‌پذیری است. یک مدیر موفق با تمرکز بر هماهنگی و پشتیبانی، در طول مدیریت خود، تیم و نیروی انسانی را به سوی موفقیت هدایت می‌کند.
بهترین روش‌های مدیریت دورکاری
مدیریت دورکاری تیم به دلیل ماهیت غیرحضوری و پراکندگی جغرافیایی اعضای آن، چالش‌های منحصربه‌فردی مانند کاهش ارتباط، افت انگیزه و مشکلات هماهنگی افراد را به همراه دارد. با این حال، تحقیقات نشان می‌دهند که با استفاده از روش‌های مؤثر و مبتنی بر فناوری و مهارت ارتباط مؤثر، می‌توان بهره‌وری را افزایش داد و تعادل میان کار و زندگی شخصی را بهبود بخشید. این روش‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا با ایجاد ساختارهای منظم، تقویت همکاری و پشتیبانی از کارکنان، تیم‌های دورکار را به سمت موفقیت هدایت کنند. در ادامه، 8 روش برتر و مؤثر برای مدیریت تیم دورکاری بر اساس تحقیقات اخیر ارائه شده است.
تعیین اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری
تعیین اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری، یکی از روش‌های کلیدی در مدیریت دورکاری است که به تیم‌ها کمک می‌کند تا تمرکز و جهت‌گیری مشخصی داشته باشند. این روش شامل استفاده از چهارچوب‌هایی مانند الگوی SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط، زمان‌محور) برای تعریف وظایف و انتظارات است. برای مثال، در این راهکار مدیریتی، به جای گفتن «گزارش را آماده کنید»، هدفی مانند «تهیه گزارش فروش تا پایان هفته با حداقل ۵ صفحه» تعیین میشود. این رویکرد، در مدیریت دورکاری کارمندان شفافیت ایجاد می‌کند، سوءتفاهم‌ها را کاهش می‌دهد و امکان ارزیابی عملکرد را ساده‌تر می‌کند. با تعیین اهداف دقیق، کارمندان بهتر می‌توانند وظایف خود را اولویت‌بندی کرده و مدیران می‌توانند پیشرفت را به‌طور موثر و قابل اندازه‌گیری رصد کنند.
استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه
استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، یکی از روش‌های مدیریت دورکاری است که هماهنگی و بهره‌وری تیم‌های پراکنده را بهبود می‌بخشد. ابزارهایی مانند Trello ،Asana ،Monday.com و میزیتو، به مدیران امکان می‌دهند وظایف را به صورت شفاف تقسیم کنند، زمان‌بندی وظایف را مشخص کرده و پیشرفت هر عضو تیم را در لحظه رصد کنند. این ابزارها با ارائه نمای بصری از پروژه‌ها یا جدول‌های زمانی، به کارمندان کمک می‌کنند تا مسئولیت‌های خود را به صورت دقیق و شفاف درک کرده و با هم‌تیمی‌ها هماهنگ بمانند. برای مثال، در این راهکار، یک مدیر می‌تواند وظایف را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرده و اعلان‌های خودکار برای یادآوری مهلت‌ها تنظیم کند. می‌توان گفت این راهکار، سوتفاهم‌ها را کاهش می‌دهد و حس نظم و همکاری را در تیم‌های دورکار تقویت می‌کند که باعث میشود پروژه‌ها با سرعت و دقت بیشتری پیش بروند.
برگزاری جلسات منظم و هدفمند
برگزاری جلسه آنلاین به صورت منظم و هدفمند، یکی از بهترین روش‌های مدیریت تیم دورکاری است که همکاری و انسجام تیم را تقویت می‌کند. این جلسات، مانند استندآپ‌های روزانه 15 دقیقه‌ای یا جلسات هفتگی در پلتفرم‌هایی مثل Zoom ،google meet و الوکام، به کارمندان کمک می‌کنند تا پیشرفت خود را گزارش دهند، موانع را مطرح کنند و با اهداف تیم هم‌راستا بمانند. تحقیقات نشان می‌دهند که تیم‌هایی با جلسات منظم، تا 25 درصد هماهنگی بهتری دارند و حس انزوای کارکنان را تا 30 درصد کاهش می‌دهند. برای جذابیت بیشتر، مدیران می‌توانند جلسات را با دستور کار مشخص و زمان‌بندی دقیق برگزار کنند، مثلا با اختصاص زمانی برای بحث‌های غیررسمی، حس صمیمیت را تقویت کنند.
ایجاد فرهنگ بازخورد دوطرفه
ایجاد فرهنگ بازخورد دوطرفه، یکی از راهکارهای کارآمد در مدیریت دورکاری است که به تقویت ارتباط و بهبود عملکرد تیم‌های دورکار کمک می‌کند. این روش، نیازمند فضاییست که کارمندان بتوانند در آن نظرات، پیشنهادها و نگرانی‌های خود را آزادانه با مدیر به اشتراک بگذارند و مدیران نیز بازخوردهایی سازنده و به موقع ارائه دهند.
برای مثال، یک مدیر می‌تواند پس از اتمام پروژه، از طریق تماس ویدیویی یا ابزارهای پیام‌رسان، نقاط قوت و زمینه‌های بهبود افراد را مطرح کند و نظرات آن‌ها را جویا شود. لزوم به‌کارگیری این راهکار در مدیریت گروه، به افزایش اعتماد، ساخت زبان مشترک و ایجاد حس ارزشمندی در کارمندان برمی‌گردد. تحقیقات نشان می‌دهند تیم‌هایی با بازخورد منظم، انگیزه بیشتری برای ادامه و تداوم همکاری در گروه دارند. این فرهنگ نه تنها همکاری را تقویت می‌کند، بلکه با ایجاد فضایی شفاف و حمایتی، تیم‌های دورکار را به سمت اهداف مشترک هدایت می‌کند.
تقویت مهارت‌های ارتباطی دیجیتال
تقویت مهارت های ارتباطی دیجیتال، راهکاری نوین و ضروری در بازار کار امروزی است که برای موفقیت در مدیریت دورکاری تیم اهمیتی حیاتی دارد. این مهارت‌ها به معنای استفاده هوشمندانه و هدفمند از ابزارهای دیجیتال برای برقراری ارتباط شفاف، مختصر و مؤثر در محیط‌های غیرحضوری است. برای مثال، یک مدیر می‌تواند با آموزش تیم برای نگارش ایمیل‌ها و پیام‌های حرفه‌ای یا مدیریت جلسات مجازی پویا، هماهنگی و همکاری را بهبود بخشد. این رویکرد در مدیریت، مانند پلی است که فاصله‌های جغرافیایی را از بین می‌برد، موانع را کاهش می‌دهد و فضایی خلاقانه برای تبادل ایده‌ها ایجاد می‌کند. با تقویت این مهارت‌ها، اعضای تیم می‌توانند در حالی که حس ارتباط و تعلق به تیم را حفظ می‌کنند، با اطمینان و کارایی بیشتری وظایف خود را انجام دهند و به شکل صحیح به اهداف سازمانی برسند.
تمرکز بر نتایج به جای ساعات کاری
تمرکز بر نتایج به جای ساعات کاری، یکی از راه‌حل‌های موفق در مدیریت دورکاری کارمندان است که بهره‌وری و رضایت تیم را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد. به جای نظارت بر زمان فعالیت آنلاین یا ساعات کاری، مدیران با این رویکرد بر خروجی‌های ملموس مانند تکمیل پروژه‌ها یا دستیابی به اهداف مشخص تمرکز می‌کنند. این روش، به کارمندان انعطاف‌پذیری بیشتری می‌دهد تا برنامه کاری خود را متناسب با سبک زندگی‌شان تنظیم کنند.
برای مثال، یک مدیر می‌تواند به جای بررسی زمان حضور آنلاین، کیفیت گزارش تحویل‌داده‌شده یا تعداد وظایف تکمیل‌شده را ارزیابی کند. این رویکرد در مدیریت دورکاری کارمندان، اعتماد متقابل را تقویت می‌کند، حس مسئولیت‌پذیری را بالا می‌برد و انگیزه کارمندان را برای ارائه بهترین عملکرد افزایش می‌دهد. نتیجه این است که تیم‌های دورکار با آزادی و تمرکز بیشتر، پروژه‌ها را با کیفیت بالاتر و در زمان مناسب به سرانجام می‌رسانند.
تقویت حس تعلق سازمانی
تقویت حس تعلق سازمانی، راه‌حلی مؤثر در مدیریت دورکاری تیم است که به کارمندان کمک می‌کند در محیط‌های غیرحضوری احساس ارزشمندی کنند. این روش شامل ایجاد فضایی است که کارمندان با فرهنگ و اهداف سازمان، حتی از راه دور هم هم‌راستا شوند. وظایف منابع انسانی در این رویکرد شامل طراحی برنامه‌های تیم‌سازی مجازی، تشویق تعاملات غیررسمی و قدردانی از دستاوردهای آن‌هاست. چرایی استفاده از این روش در مدیریت دورکاری تیم، به کاهش حس انزوا و افزایش انگیزه برمی‌گردد. تحقیقات نشان می‌دهند تیم‌هایی با حس تعلق قوی‌تر، تا 15 درصد نرخ ترک کار کمتری دارند. این حس باعث میشود کارمندان باانگیزه‌تر کار کنند و به اهداف سازمان متعهد بمانند.
پیشنهاداتی برای تقویت حس تعلق سازمانی در مدیریت دورکاری:
- برگزاری جلسات غیررسمی مجازی
- قدردانی منظم از افراد
- ایجاد کانال‌های ارتباطی غیرکاری
- معرفی ارزش‌های سازمانی
- و…
ارائه آموزش و پشتیبانی فنی
ارائه آموزش و پشتیبانی فنی، راه‌حلی کلیدی برای تسهیل و بهبود مدیریت دورکاری است که عملکرد تیم‌ها را به طور قابل‌توجهی بالا می‌برد. این روش شامل ارائه دوره‌های آموزشی برای آموزش‌های تخصصی و استفاده مؤثر از ابزارهای دیجیتال یا نرم‌افزارهای امنیتی و همچنین پشتیبانی فنی مداوم برای رفع مشکلات اتصال یا نرم‌افزاری است. برای مثال، آموزش کارمندان برای تنظیمات بهینه جلسات مجازی یا مدیریت پروژه در پلتفرم‌های آنلاین، خطاها را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. همچنین، پشتیبانی فنی سریع، مانند عیب‌یابی نرم‌افزار، اطمینان می‌دهد که کارمندان بدون وقفه وظایف خود را انجام دهند. این راه‌حل، با افزایش اعتمادبه‌نفس کارمندان در استفاده از فناوری، همکاری تیمی را تقویت کرده و به مدیران کمک می‌کند تا پروژه‌ها را با کارایی و نظم بیشتری پیش ببرند؛ در نتیجه مدیریت دورکاری را ساده‌تر و موثرتر می‌کند.
آینده دورکاری و مدیریت آن
آینده مدیریت دورکاری با توجه به روند رو به رشد این مدل کاری، به سمت استفاده گسترده‌تر از فناوری‌های پیشرفته و مدل‌های کاری ترکیبی پیش می‌رود. تحقیقات معتبر، مانند گزارش‌های گارتنر، پیش‌بینی می‌کنند که تا سال ۲۰۳۰، بیش از ۵۰ درصد نیروی کار جهانی به صورت دورکار یا ترکیبی فعالیت خواهند کرد. هوش مصنوعی و ابزارهای اتوماسیون، مانند پلتفرم‌های مدیریت پروژه مبتنی بر AI و سیستم‌های تحلیل داده برای ارزیابی عملکرد، نقش کلیدی در ساده‌سازی هماهنگی و افزایش بهره‌وری خواهند داشت. همچنین، تمرکز بر سلامت روان و تعادل کار و زندگی، با برنامه‌های آموزشی مجازی و فضاهای کاری دیجیتال منعطف، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. این روند، سازمان‌ها را به سمت ایجاد فرهنگ‌های کاری پویا و انطباق‌پذیر سوق می‌دهد که در آن مدیران با استفاده از فناوری‌های نوین و استراتژی‌های هوشمند، تیم‌های دورکار و پراکنده را به طور مؤثر هدایت می‌کنند و همکاری جهانی را تقویت می‌کنند.
تفاوت مدیریت دورکاری و کار حضوری
مدیریت دورکاری، برخلاف مدیریت حضوری در محیط کار، مانند رهبری یک ارکستر دیجیتال است که نوازندگانش، هر کدام در گوشه‌ای از جهان، از طریق ابزارهای دیجیتال و به صورت مجازی هماهنگ می‌شوند. در مدیریت حضوری، مدیر مانند رهبری است که با حضور فیزیکی در سالن تمرین، با اشاره‌های مستقیم و انرژی محیط، نوازندگان را هدایت می‌کند؛ اما در دورکاری، این رهبر باید با استفاده از فناوری، ملودی اهداف سازمانی را تنظیم کند و هر نوازنده (کارمند) را به طور جداگانه، اما هماهنگ با کل ارکستر، به اجرای درست برساند.
از جمله ویژگی‌های شخصیتی موردنیاز برای این سبک مدیریتی، می‌توان به گوش شنوای دیجیتال برای درک نیازهای تیم از طریق پیام‌ها و جلسات مجازی، خلاقیت ریتمیک برای طرح‌های کاری منعطف، همدلی برای حفظ انگیزه و حس تعلق و دقت هارمونیک برای اطمینان از هم‌افزایی در اجرای پروژه‌ها اشاره کرد. این ویژگی‌ها به مدیر اجازه می‌دهند تا ارکستر دورکار، خود را با ظرافت و نوآوری هدایت کند و سمفونی موفقیت را در فضایی به دور از مرزهای فیزیکی خلق نماید.
جمع‌بندی
امیدواریم در پایان مقاله مدیریت دورکاری و دورکاری کارمندان چیست، نگاهی عمیق‌تر و درست‌تر نسبت به این موضوع داشته باشید. بسیاری از ما، چه کارمند یا مدیر، اگر مشاغل حضوری نیز داشته باشیم در برخی مواقع مانند سفر یا بیماری مجبور به دورکاری خواهیم بود؛ پس یادگیری مهارت مدیریت دورکاری، یکی از ضرورت‌های بازار کار امروز است. با به‌کارگیری روش‌های مدیریت دورکاری گفته‌شده در این مطلب، این کار حساس به فرآیندی جذاب و موفق در راستای رسیدن به اهداف فردی و جمعی تبدیل میشود.
