بسیاری از افراد تفاوت وبینار با سمینار را نمی‌دانند. درحالی‌که هدف هردوی این فعالیت‌ها و روش‌های گردهمایی یکسان است اما در اجرا، ابزارها، مزایا و معایب و بسیاری موارد دیگر با یکدیگر تفاوت دارند. اینترنت، همان‌طور که روش‌های ارتباط فردی را با اپلیکیشن‌های پیام‌رسان، ایمیل و غیره متحول کرده، روش‌های ارتباط‌جمعی، برگزاری همایش‌ها و حتی آموزش را نیز به‌شدت تحت تاثیر قرار داده است. یکی از نمودهای چنین تحولی، وبینار یا شکل اینترنتی‌شده‌ی سمینار است.
در این مقاله، ابتدا به مرور تعریف هریک از مفاهیم وبینار و سمینار پرداخته و سپس به بیان تفاوت‌های آنها می‌پردازیم. در آخر نیز به این موضوع می‌پردازیم که در دنیای امروز، هر یک از این روش‌های گردهمایی چه کارکردهایی دارند. اگر شما نیز در درک فرق بین وبینار و سمینار دچار مشکل هستید یا قصد برگزاری یا شرکت در آنها را در آینده دارید با ما همراه شده و به شناخت کاملی از این دو فعالیت برسید.
ازنظر کارکردی، سمینار (Seminar)، گردهمایی عده‌ای مشخص از افراد با ویژگی‌های مشترک مانند تخصص، هدف، علاقه‌مندی و غیره به‌منظور گفتگو در مورد یک موضوع خاص و دریافت نتیجه از آن است. ماهیت این رویداد می‌تواند تجاری، تحقیقاتی، آموزشی و غیره در رشته‌های گوناگون باشد. سمینارها معمولا توسط سازمان‌ها و انجمن‌ها سازمان‌دهی شده و به‌صورت حضوری در مکانی مشخص و ازپیش‌اعلام‌شده برگزار می‌شوند. آنها می‌توانند مخاطب نیز داشته باشند.
یک سمینار باید مدیر برگزاری یا مدیر جلسه داشته باشد. وظیفه‌ی این شخص، اعطای زمان مشخص به هریک از مدعوین، مدیریت جلسه ازنظر پوشش موضوعات و زمان، تخصیص زمان لازم به پرسش و پاسخ و غیره است. اگر سمینار با تعداد زیادی از افراد برگزار شود به یک تیم مدیریتی نیاز خواهید داشت.
وبینار چیست؟
قدم بعدی در راستای درک تفاوت وبینار با سمینار ، تعریف وبینار (Webinar) است. ازنظر کارکرد و هدف، وبینار مشابه سمینار است با این تفاوت که به‌جای برگزاری یک مکان فیزیکی، به‌صورت آنلاین برگزار می‌شود. در این روش، گردهمایی افراد از طریق نرم‌افزارها و پلتفرم‌های ارتباط‌جمعی که مخصوص برگزاری جلسه آنلاین طراحی شده‌اند در زمان مشخصی به هم متصل می‌شوند.
موضوعات وبینار نیز مانند سمینار می‌تواند تجاری، آموزشی و غیره و در رشته‌های مختلف باشد. اما یکی از مهم‌ترین موضوعات و کارکردهای وبینار، بازاریابی، برندینگ و فروش محصولات است. امروزه، شرکت‌ها و سازمان‌ها در سراسر جهان از این طریق با بازار هدف، مشتریان، کارمندان و همکاران خود ارتباط برقرار می‌کنند. به‌ویژه پس از شیوع بیماری کرونا و لزوم قرنطینه و کاهش ارتباطات اجتماعی، این شکل از برگزاری همایش محبوبیت یافته است.
پنج تفاوت وبینار با سمینار
با بررسی تعاریف ارائه‌شده از این دو مفهوم، احتمالا درک تفاوت‌هایشان با یکدیگر برایتان آسان است. فارغ از تفاوت‌های بارز، این دو تفاوت‌های ظریف‌تری نیز دارند که آنها را نیز در این بخش موردبررسی قرار داده‌ایم.
1. مکان برگزاری
شاید مهم‌ترین فرق وبینار و سمینار در مکان برگزاری آنها باشد. سمینار در محیطی فیزیکی و وبینار به‌صورت آنلاین برگزار می‌شود. همین امر سبب شده است که به‌طورکلی، وبینار گزینه‌ای آسان‌تر برای همایش به نظر برسد. برخی از مزایای وبینار در این زمینه عبارت‌اند از:
- کاهش هزینه‌های مربوط به اجاره‌ی فضا و امکانات لازم مانند میز و صندلی و غیره
- کاهش هزینه‌ی زمانی افراد برای شرکت در جلسه
- کاهش هزینه‌های رفت‌وآمد
- راحتی بیشتر شرکت‌کنندگان در جلسه ازآنجاکه می‌توانند از خانه، محل کار و حتی در حال حرکت و سفر در جلسه شرکت کنند.
بااین‌حال یکی از موارد تفاوت وبینار با سمینار این است که کیفیت برگزاری وبینار به‌شدت تحت تاثیر کیفیت اینترنت برگزارکنندگان آن است. این مسئله گاهی، سبب محدودیت شده و نیازمند تمهیدات بیشتر مانند اینترنت جایگزین و ضبط جلسه است.
2. امکانات برگزاری
با توجه به تفاوت مکان‌های برگزاری وبینار و سمینار، امکانات موردنیاز برای برگزاری آنها نیز متفاوت خواهد شد. در یک سمینار به ابزارهایی معمولی مانند میز، صندلی و دکوراسیون محل برگزاری نیاز دارید اما برای برگزاری وبینار ابزارها هرچه دیجیتال تر می‌شوند. علاوه بر اینترنت که رکن اصلی برگزاری وبینار است، شما و برگزارکنندگان به دستگاه‌های دیجیتال مانند موبایل و لپ‌تاپ نیاز خواهید داشت. برخورداری از امکاناتی مانند میکروفون و دوربین حرفه‌ای، لوازم نورپردازی و هدفون نیز بر کیفیت هرچه بهتر وبینار اثرگذار بوده و از موارد تفاوت وبینار با سمینار در ملزومات اجرایی محسوب می‌شوند.
اما یکی از مهم‌ترین ملزومات برگزاری وبینار، پلتفرم یا نرم‌افزاری است که شرکت‌کنندگان باید در آن حضور پیدا کنند. این پلتفرم در حقیقت جایگزین مکان برگزاری سمینار شده است. برای این منظور می‌توانید از یک پلتفرم بومی وبینار یا انواع خارجی آن استفاده کنید. البته پلتفرم‌های بومی و تخصصی مانند الوکام، امکانات مشابه پلتفرم‌های خارجی با پشتیبانی و محیط کاربری فارسی در اختیار شما قرار می‌دهند.
ذکر این نکته نیز مهم است که وبینار تنها راه برگزاری همایش‌های با جمعیت زیاد است. شرکت‌های بزرگ با خرید بسته‌های وبینار با پهنای باند و ظرفیت بالا وبینارهای عمومی با ظرفیت‌های چند هزار نفری برگزار می‌کنند.
3. امکانات جانبی
امکانات جانبی، تاثیر زیادی بر کیفیت و جذابیت گردهمایی شما داشته و یکی از موارد مهم تفاوت وبینار با سمینار محسوب می‌شوند. درحالی‌که در یک سمینار برای نمایش فایل‌ها و صفحه‌نمایش خود به ابزارهای زیادی مانند ویدئو پروژکتور و غیره نیاز دارید؛ پلتفرم‌های آموزش مجازی ایرانی به شما این امکان را به‌راحتی با فشردن یک دکمه می‌دهند.
به‌طورکلی، می‌توان گفت که امکانات جانبی وبینار از سمینار بیشتر است که مهم‌ترین آنها عبارت‌اند از:
- امکان ضبط وبینار به‌راحتی و از طریق نرم‌افزار برگزاری با فشردن یک دکمه
- امکان به اشتراک‌گذاری فایل و دانلود آن
- امکان نظرسنجی در پایان جلسه
- امکان به‌نمایش‌گذاری اطلاعات مربوط به تماس و برندینگ
- امکانات مدیریتی مانند قطع صدا و تصویر مخاطبان یا اخراج آنها از جلسه
علاوه بر این، یک پلتفرم برگزاری وبینار استاندارد، امکانات شما در سمینار را نیز شبیه‌سازی می‌کند که مهم‌ترین آنها اجازه ورود و خروج افراد و تخته وایت‌برد هستند.
4. تحلیل موفقیت همایش
پس از برگزاری همایش خود قطعا نیاز دارید که عملکردتان را ارزیابی کنید. تفاوت سمینار و همایش آنلاین در این زمینه بسیار بارز است. تحلیل‌های سمینار به روش‌های سنتی و با دخالت بسیار زیاد انسان انجام می‌شوند. روندی که انرژی، هزینه و وقت زیادی مصرف کرده و البته می‌تواند نتایج نه‌چندان دقیقی را هم به دست بدهد.
تفاوت وبینار با سمینار در این زمینه این است یک پلتفرم حرفه‌ای وبینار می‌تواند تحلیل‌های سریع، دقیق و جامعی را از عملکرد شما ارائه کند. میزان مشارکت افراد، رصد فعالیت‌های آنها و بررسی نتایج نظرسنجی‌های انجام‌شده ازجمله مزایای وبینار در این زمینه محسوب می‌شوند. دقت نتایج تحلیل‌ها در موفقیت تجاری و کسب درآمد از وبینار به‌شدت اثرگذار است.
همچنین باید اشاره کنیم که به‌طورکلی وبینار با مدل‌های کسب‌وکار و آموزش آنلاین، تناسب بیشتری دارد. سازمانی که بسیاری از فعالیت‌هایش مانند فروش، بایگانی اطلاعات، ارتباطات درون سازمان و غیره آنلاین است، بهتر است همایش‌هایش را نیز به‌صورت آنلاین برگزار کند.
5. مدیریت اجرایی
یکی از مهم‌ترین موارد تفاوت وبینار با سمینار در مدیریت تیم برگزاری، انجام هماهنگی‌ها، پشتیبانی فنی هنگام برگزاری جلسه و به‌طورکلی، مدیریت اجرایی است. برگزاری وبینار از این نظر ساده است. برداشته شدن لزوم حضور فیزیکی، سبب شده است که هماهنگی برای شرکت مدعوین، آسان‌تر شود.
از سوی دیگر، نیاز به نگهداری‌های از تجهیزات فیزیکی و رفت‌وآمد و غیره نیز کم شده و اعضای تیم برگزاری می‌تواند با انرژی بیشتر و صرف زمان کمتر با هم ارتباط داشته باشند. بااین‌حال لازم است که تیم برگزاری کار با نرم‌افزار، تجهیزات دیجیتال و روش‌های رفع خرابی‌های فنی به‌خصوص اینترنت را بدانند و به‌صورت جداگانه با یکدیگر در ارتباط باشند.
وبینار یا سمینار کدامیک بهتر است؟
تا اینجا تفاوت وبینار با سمینار را متوجه شده‌ایم. آنچه تعیین‌کننده‌ی گزینه‌ی مناسب برای همایش ماست، نیازها، انتظارات، بودجه‌مان است. در بحث بودجه، مشخص است که کفه‌ی ترازو بیشتر به نفع وبینار خواهد بود؛ اما همچنان همایش‌هایی هستند که بهتر است به‌صورت حضوری برگزار شوند. به‌طورکلی اگر ارتباط حضوری و رودررو برای شما مهم است، همایش حضوری یا سمینار گزینه‌ی بهتری برای شما خواهد بود. در غیر این صورت، وبینار امکانات و سهولت بیشتر را در اختیار شما قرار می‌دهد.
در پایان، ذکر این نکته نیز مهم است که امروزه و با برداشته شدن محدودیت‌های کرونایی، شرکت‌ها و سازمان‌های با مدیریت حرفه‌ای، از ترکیب این دو روش استفاده می‌کنند. آنها برخی جلسات درون‌سازمانی‌شان را به‌صورت سمینار و همایش‌های برون‌سازمانی را نیز به‌صورت وبینار برگزار می‌کنند. علاوه بر این، تفاوت وبینار با سمینار در جلساتی که برخی اعضا به‌صورت فیزیکی و برخی دیگر به‌صورت مجازی حضور دارند نیز کمرنگ‌تر می‌شود.
سمینار و وبینار دو روش مهم گردهمایی هستند. در هردوی این روش‌ها افرادی متخصص با هدف بررسی یک موضوع و تبادل‌نظر، گرد هم می‌آیند که می‌تواند با حضور تماشاگران همراه باشد. اصلی‌ترین تفاوت این دو در محل برگزاری‌شان است. سمینار، یک گردهمایی حضوری و وبینار، یک گردهمایی آنلاین است. این تفاوت اساسی، سبب برداشته شدن محدودیت‌های مکانی و کاهش هزینه‌ها در وبینار می‌شود.
دیگر تفاوت وبینار با سمینار در ملزومات موردنیاز برای برگزاری است. در وبینار، این ملزومات عمدتا دیجیتال هستند. امکانات جانبی وبینار نیز بیشتر است و این روش برگزاری همایش، سهولت بیشتری را نیز ازنظر اجرایی برای تیم برگزاری ایجاد می‌کند. امکان تجزیه‌وتحلیل همایش نیز در وبینار به شکل دقیق‌تر و سریع‌تر فراهم است. همه این‌ها سبب شده‌اند که امروزه سازمان‌ها یا به‌کلی وبینار را جایگزین سمینار کرده یا از ترکیب این دو استفاده کنند.
