در سال‌های اخیر بسیاری از جلسات کاری و آموزشی به صورت آنلاین در پلتفرم‌های مختلف برگزار می‌شوند. در برخی از پلتفرم‌ها مثل واتساپ، تعداد شرکننده‌ها بسیار محدود است و نهایتا ۸ نفر می‌توانند همزمان در یک جلسه آنلاین حضور داشته باشند. اما پلتفرم‌های دیگری هم وجود دارند که برای جلسات با تعداد شرکت‌کننده‌های بیشتر مناسب هستند. از جمله این پلتفرم‌ها می‌توان به زوم و اسکایپ اشاره کرد. البته برای داشتن جلسات آنلاین بیشتر از ۴۰ دقیقه در زوم باید اکانت پولی این پلتفرم را خریداری کنید. اما در پلتفرم اسکایپ بدون هزینه می‌توانید جلسات آنلاین خود را برگزار کنید. در این مطلب به شما خواهیم گفت که جلسه آنلاین در اسکایپ را چطور برگزار کنیم.
برای راه‌اندازی جلسه آنلاین در اسکایپ باید بدانید که دو نوع نرم‌افزار اسکایپ و اسکایپ فور بیزینس (Skype for Business) وجود دارد. هر کدام از این نرم‌افزارها ویژگی‌ها و مزایای خود را دارند. شما می‌توانید با توجه به شرایط جلسات خود از هر کدام از این نرم‌افزارها استفاده کنید. در ادامه مطلب به مقایسه نرم‌افزارهای اسکایپ و اسکایپ فور بیزینس خواهیم پرداخت.
نرم‌افزار اسکایپ چیست؟
اسکایپ برنامه ایست که کاربران می‌توانند به صورت رایگان با دیگر شرکت‌کنندگان جلسه آنلاین به صورت صوتی، تصویری، چت و کنفرانس‌های تلفنی با یکدیگر صحبت کنند. نکته‌ای که باید بدانید این است که در اسکایپ نهایتا تا ۲۵ نفر می‌توانند در یک جلسه آنلاین حضور داشته باشند. از دیگر قابلیت‌های اسکایپ می‌توان به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش اشاره کرد. همچنین می‌توانید با دریافت شماره از اسکایپ تماس‌های PTSN یا به اصطلاح خدمات تلفنی ساده قدیمی برقرار کنید.
شبکه PTSN شامل تعداد زیادی از شبکه‌های جهانی برای تماس تلفنی می‌شود که برای ارتباطات عمومی هم مورد استفاده قرار می‌گیرند. این شبکه شامل خطوط تلفن، ماهواره‌های ارتباطی، کابل‌های فیبر نوری و موارد دیگر می‌شود. شرکت‌ها و سازمان‌های کوچک با استفاده از اسکایپ می‌توانند جلسات خود را بدون هزینه یا با هزینه بسیار کم برگزار کنند.
نرم‌افزار اسکایپ فور بیزینس
اسکایپ فور بیزینس تمام امکاناتی که نرم‌افزار اسکایپ دارد مثل برقراری تماس صوتی و ویدیویی، چت کردن، کنفرانس‌های ویدیویی و موارد دیگر را شامل می‌شود. همچنین در اسکایپ فور بیزینس می‌توانید با دریافت شماره، تماس‌های PTSN برقرار کنید. اما تفاوتی که اسکایپ بیزینس با اسکایپ دارد، این است که اسکایپ فور بیزینس را می‌توان جایگزین سیستم تلفن‌های اداری کرد.
با این نرم‌افزار می‌توان از قابلیت Call Routing که در شرکتهای بزرگ و امور تجاری کاربرد زیادی دارد، استفاده کرد. همچنین در نرم‌افزار اسکایپ فور بیزینس می‌توانید از قابلیت‌های پرکاربرد در شرکتهای بزرگ مثل امکان پیشرفته فوروارد و تلفن گویا استفاده کنید.
نحوه برگزاری جلسه آنلاین در اسکایپ
برای راه‌اندازی جلسه آنلاین در اسکایپ اول باید اپلیکیشن آن را دانلود کنید. این نرم‌افزار روی گوشی موبایل، تبلت یا لپ‌تاپ شما قابل نصب است. سپس داخل اپلیکیشن حساب کاربری بسازید. همان‌طور که قبلا اشاره کردیم، تعداد شرکت‌کننده‌ها در جلسات آنلاین اسکایپ محدود بوده و نهایتا ۲۵ نفر خواهد بود.
ممکن است بعضی از شرکت‌کننده‌ها به صورت تک نفره وارد اسکایپ شوند و برخی از اعضا، چندنفره و گروهی وارد در جلسه آنلاین شرکت کنند. اما به طور کلی فقط تعداد ۲۵ حساب کاربری می‌توانند به صورت همزمان در جلسه آنلاین حضور داشته باشند. هر چه تعداد اعضا بیشتر باشد، احتمال قطعی و وقفه در اجرای جلسه آنلاین بیشتر می‌شود. بنابراین حتما به اینترنت پرسرعت و قوی متصل باشید.
سعی کنید در طول جلسه آنلاین در یک مکان آرام باشید و از شرکت‌کننده‌ها بخواهید که این کار را انجام دهند. هرچه سر و صدا در اطراف شرکت‌ها کمتر باشد کیفیت صدا بهتر خواهد شد. همچنین از شرکت‌کننده‌ها بخواهید در طول جلسه میکروفون خود را خاموش و فقط زمانی که قصد صحبت کردن دارند، میکروفون خود را روشن کنند.
نکته دیگری که اهمیت زیادی دارد این است که باید از شرکت‌کنندگانی که اینترنت آن‌ها ضعیف است، بخواهید که تصویر خود را قطع کنند تا کیفیت صدای خود آن‌ها و دیگران کاهش پیدا نکند. با رعایت همه این نکات می‌توانید یک جلسه آنلاین باکیفیت داشته باشید.
بیشتر بخوانید: آماده سازی محل برگزاری وبینار
نکات راه‌اندازی جلسه آنلاین در اسکایپ
برای برگزاری جلسه آنلاین در اسکایپ باید اطلاعات حساب کاربری همه شرکت‌کننده‌ها را داشته باشید و در گروه جلسه آن‌ها را اضافه کنید. برای این کار باید گزینه NEW+ را انتخاب کرده و سپس شرکت‌کننده‌های مورد نظر را از لیست مخاطبین خود به جلسه آنلاین اضافه کنید.
معمولا جلسه آنلاینی که در اسکایپ راه می‌اندازید عنوان خاصی ندارد، اما می‌توانید با کلیک روی آن عنوان مناسبی بنویسید. همچنین می‌توانید شرکت‌کننده‌ها را از طریق ایمیل به جلسه آنلاین دعوت کنید. این ایمیل باید لینک ورود به جلسه آنلاین در اسکایپ را قرار دهید تا شرکت‌کنندگان به راحتی بتوانند با کلیک روی لینک وارد جلسه آنلاین شما شوند.
شما در طول جلسه می‌توانید شرکت‌کننده‌های دیگری را به جلسه اضافه کنید. همچنین می‌توانید کسانی که ارتباطشان قطع شده و از جلسه بیرون افتاده‌اند را به جلسه برگردانید. همیشه قبل از شروع جلسه میکروفون، اسپیکر، دوربین و اینترنت خود را بررسی کنید تا در طول جلسه به مشکل برنخورید. در هنگام اجرای جلسات آنلاین امکاناتی در اختیار میزبان قرار دارد که برخی از آن‌ها به شرح زیر است:
- با انتخاب گزینه Participants در گوشه بالا سمت چپ، می‌توانید شرکت‌کنندگان حاضر در جلسه آنلاین را ببینید
- با انتخاب گزینه گوشه بالا سمت راست می‌توانید شرکت‌کنندگان دیگر را اضافه کنید
- در گوشه پایین سمت چپ گزینه‌ای وجود دارد که می‌توانید وارد صفحه چت با شرکت‌کننده‌ها شوید و با آن‌ها چت کنید
- در وسط پایین صفحه سه گزینه وجود دارد که با آن‌ها می‌توانید میکروفون و تصویر خود را خاموش و روشن کنید. همچنین می‌توانید صفحه نمایش خود را به اشتراک بگذارید
- در وسط پایین صفحه دکه قرمز رنگی وجود دارد که با آن می‌توانید به جلسه پایان دهید
- در گوشه پایین سمت راست دو گزینه برای تغییر تنظیمات وجود دارد. گزینه سمت چپ برای تنظیمات دستگاه و گزینه سمت راست برای دیگر تنظیمات استفاده می‌شوند
راه‌اندازی جلسه آنلاین در اسکایپ با سرویس Meet Now
راه‌اندازی جلسه آنلاین در اسکایپ راه دیگری هم دارد که از طریق سرویس Meet Now انجام می‌شود. با این سرویس می‌توانید بدون ثبت نام یا نصب اسکایپ، تماس صوتی و تصویری برقرار کنید. استفاده از سرویس Meet Now کار را برای کسانی که قصد دارند جلسه آنلاین در اسکایپ برگزار کنند، آسان کرده است. برای ایجاد یک جلسه آنلاین در اسکایپ با سرویس Meet Now فقط باید وارد اسکایپ شوید و گزینه Meet Now را انتخاب کنید.
پس از چند ثانیه صفحه‌ای باز می‌شود و شما می‌توانید عنوان جلسه را انتخاب کرده و شرکت‌کننده‌های موردنظر را به آن اضافه کنید. همچنین لینک جلسه در این صفحه موجود است و می‌توانید آن را برای شرکت‌کننده‌ها ارسال کنید. با کلیک روی این لینک شرکت‌کننده مستقیم وارد اسکایپ و جلسه آنلاین می‌شود. اگر نرم‌افزار اسکایپ روی سیستم شرکت‌کننده موجود نباشد، با کلیک روی لینک وارد نسخه تحت وب اسکایپ خواهد شد.
اسکایپ؛ پلتفرمی برای تعداد شرکت‌کننده زیاد در جلسات آنلاین
برای برگزاری جلسات آنلاین پلتفرم‌های کلاس آنلاین مختلفی وجود دارند که هرکدام امکانات و محدودیت‌های خود را دارند. به عنوان مثال پلتفرم واتساپ جلسات آنلاین نهایتا ۸ نفره را پشتیبانی می‌کند. اما برای برگزاری جلسات بزرگ‌تر از پلتفرم‌های دیگری مثل اسکایپ و زوم می‌توان استفاده کرد. البته با استفاده از نرم‌افزار اسکایپ بدون هزینه و یا با هزینه بسیار کم می‌توانید جلسات آنلاین را برگزار کنید.
در این مطلب اشاره کردیم که دو نوع نرم‌افزار برای راه‌اندازی جلسه آنلاین در اسکایپ وجود دارند. این دو نرم‌افزار، اسکایپ و اسکایپ فور بیزینس هستند. امکانات این دو نرم‌افزار تقریبا مشابه یکدیگر است. هر دو قابلیت‌های تماس صوتی و تصویری، چت کردن، به‌اشتراک‌گذاری صفحه نمایش و موارد دیگر را دارند. اما قابلیت‌های اسکایپ فور بیزینس به مراتب گسترده‌تر هستند و در شرکتهای بزرگ و امور تجاری کاربرد زیادی دارند.
