امروزه بسیاری از شرکت‌های بزرگ، استارتاپ‌ها، موسسات آموزشی و حتی افراد در طول هفته جلسات مختلفی برگزار می‌کنند. این گردهمایی‌ها، با وجود تمام مزایایشان، چالش‌های متعددی نیز دارند که لزوم توجه به اصول برگزاری جلسه را بیشتر می‌کند.
شاید برای شما هم پیش‌آمده باشد که با گذشت زمان اندکی از شروع یک جلسه، احساس کنید مدیریت مشخصی وجود ندارد، بحث‌ها پراکنده شده و اهداف اصلی جلسه در حال فراموشی است. این در حالی است که هر جلسه فرصتی ارزشمند است و شاید در آینده به‌راحتی امکان تکرار آن با توجه به محدودیت‌های زمانی افراد وجود نداشته باشد.
چه در محیط کاری و چه در جمع‌های آموزشی یا مدیریتی، موضوعاتی مانند مدیریت زمان، هماهنگی میان افراد و مشارکت فعال حاضران، اهمیت زیادی دارند. بی‌توجهی به این موارد باعث می‌شود بازده جلسه کاهش یابد. به همین دلیل در این مقاله به راهکارهایی می‌پردازیم که به شما کمک می‌کنند برگزاری یک جلسه مؤثر را تجربه کنید. اگر می‌خواهید بدانید چگونه یک جلسه خوب برگزار کنیم و چه اقداماتی برای برگزاری جلسات آنلاین و حضوری موثر لازم است، با ما همراه باشید.
یکی از مهم‌ترین دلایل شکست جلسات در تحقق اهداف، این است که افراد درستی در آن حضور ندارند. برای برگزاری یک جلسه مؤثر باید در گزینش افراد دقت کافی داشته باشید. حضور افراد اضافی نه‌تنها کمکی به تصمیم‌گیری‌ها نمی‌کند، بلکه در بسیاری موارد باعث کاهش بازدهی می‌شود.
افرادی که نقش کلیدی در موضوع جلسه ندارند، معمولاً مشکلات زیر را ایجاد می‌کنند:
- اتلاف وقت به‌منظور حضوروغیاب، معرفی و مقدمات
- مشارکت کم یا غیرسازنده و انحراف از موضوع
- طرح پرسش‌های بی‌ربط
- کاهش مشارکت و تمرکز افراد اصلی جلسه
برای برگزاری جلسات مؤثر بهتر است تنها افرادی دعوت شوند که حضورشان ضروری است. در برخی موارد، می‌توانید نتیجه جلسه را برای افراد غیرضروری ارسال کنید یا نظرشان را به‌صورت مکتوب دریافت کنید. با این روش، مدیریت زمان و هماهنگی‌ها ساده‌تر خواهد شد و می‌توانید نشان دهید که به‌خوبی می‌دانید چگونه یک جلسه خوب برگزار کنیم.
تهیه دستور جلسه
دستور جلسه یا Meeting Agenda، نقشه راه شما برای رسیدن به اهدافتان از برگزاری یک جلسه مؤثر است. این فایل نوشتاری معمولاً شامل موارد زیر می‌شود:
- اهداف برگزاری جلسه
- برنامه زمانی برای رسیدگی به موضوعات
- زمان برگزاری و افراد حاضر
- قوانین کلی جلسه
می‌توانید بسته به شرایط، بخش‌های دیگری را نیز به این لیست اضافه کنید؛ اما مهم این است که دستور جلسه و صورت جلسه بتواند به شما کمک کند مسیر گفتگوها را کنترل کرده و جلسه را به سمت نتایج مشخص هدایت کنید. این فایل بر اساس اصول برگزاری جلسه، تجربیات شخصی و قوانین سازمانی تهیه می‌شود و بهتر است در هماهنگی با مدیران یا مسئول جلسه تنظیم گردد.
برای دستیابی به برگزاری جلسات مؤثر، توصیه می‌شود دستور جلسه حداکثر یک روز پیش از جلسه برای شرکت‌کنندگان ارسال شود تا بتوانند آمادگی لازم را داشته باشند. همچنین، پرداختن به جزئیات بیش‌ازاندازه در این فایل می‌تواند روند کار را کند کند.
انتخاب موضوع واحد و شفاف
یکی از یکی از چالش‌های اصلی در جلسات کاری، تعیین اهداف متعدد و بعضاً بی‌ارتباط با یکدیگر است. در نظر داشته باشید که حداکثر مدت‌زمان مفیدی که افراد از نظر آمادگی ذهنی و بدنی می‌توانند در جلسه حضور داشته باشند، حدود یک ساعت است. تعیین اهداف متعدد یا باعث افزایش طول جلسه می‌شود، یا موجب می‌گردد هیچ‌یک از موضوعات به اندازه کافی بررسی نشوند.
برای برگزاری یک جلسه مؤثر بهتر است تنها یک موضوع واحد و مشخص انتخاب کنید. حتی اگر موضوعات مرتبط و پشت سر هم دارید، مناسب‌تر است فاصله زمانی جلسات را کاهش دهید تا انرژی و تمرکز شرکت‌کنندگان حفظ شود. همچنین از تعیین اهداف بسیار بزرگ که پرداختن به آن‌ها زمان زیادی می‌طلبد خودداری کنید. در عوض، اهداف را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرده و برای هرکدام جلسه‌ای مستقل برگزار کنید.
در پایان نیز می‌توانید با یک صورت‌جلسه جامع، نتایج همه این نشست‌ها را یکپارچه کنید. این کار نه‌تنها کمک می‌کند اصول برگزاری جلسه رعایت شود، بلکه نشان می‌دهد دقیقاً چگونه یک جلسه خوب برگزار کنیم تا خروجی‌های کاربردی داشته باشد. چه در جلسات حضوری و چه در جلسات آنلاین، انتخاب موضوع واحد و شفاف، کلید اصلی برای رسیدن به برگزاری جلسات مؤثر است.
برگزاری جلسه در زمان مناسب
یکی از مهم‌ترین دلایل کاهش بازدهی جلسات، انتخاب زمان نامناسب است. برای برگزاری یک جلسه مؤثر لازم است شرایط زمانی را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که همه افراد بتوانند با آمادگی کامل در آن حضور داشته باشند. رعایت اصول برگزاری جلسه در انتخاب زمان، تأثیر مستقیمی بر نتیجه‌گیری دارد.
در زمان‌بندی جلسه به این نکات توجه کنید:
- همه افراد باید از نظر کاری و گزارش‌هایی که قرار است ارائه دهند آماده باشند.
- فاصله زمانی بین جلسه و اجرای تصمیمات نباید خیلی کوتاه یا خیلی طولانی باشد.
- شرکت‌کنندگان از نظر روحی و ذهنی باید آماده حضور در جلسه باشند.
- افراد نباید هم‌زمان دغدغه کاری یا شخصی دیگری داشته باشند.
همچنین پیش از برگزاری جلسات مؤثر، زمان کافی برای هماهنگی‌ها، ارسال دعوت‌نامه و تهیه دستور جلسه در نظر بگیرید. یادآوری زمان جلسه (حتی یک بار کوتاه قبل از برگزاری) کمک می‌کند همه افراد با تمرکز بیشتری حاضر شوند. چه در جلسات حضوری و چه در جلسات آنلاین، انتخاب زمان درست یکی از عوامل کلیدی است که تعیین می‌کند چگونه یک جلسه خوب برگزار کنیم.
به کارگیری تکنیک های افزایش مشارکت در جلسه
یکی از مهم‌ترین عوامل در برگزاری یک جلسه مؤثر، حضور فعال تمام افراد است. حتی اگر مدیر جلسه مهارت بالایی در هدایت بحث داشته باشد، بدون مشارکت واقعی اعضا، بخش زیادی از ایده‌ها و چالش‌ها بیان نخواهد شد و جلسه به نتیجه مطلوب نمی‌رسد. برای اینکه انگیزه افراد برای مشارکت افزایش پیدا کند، باید جلسه را جذاب و تعاملی برگزار کنید. روش‌هایی مانند طراحی نظرسنجی، برگزاری پرسش و پاسخ، یا اختصاص زمان مشخص برای هر فرد می‌توانند به فعال‌تر شدن اعضا کمک کنند. همچنین شروع جلسه با یک پرسش کلیدی و دعوت از همه برای بیان نظرشان، فضای گفتگو را گرم‌تر کرده و باعث می‌شود همه احساس کنند نقش مهمی در روند تصمیم‌گیری دارند.
این نوع تکنیک‌ها نشان می‌دهند که چگونه یک جلسه خوب برگزار کنیم و چرا رعایت اصول برگزاری جلسه می‌تواند تفاوت زیادی در کیفیت خروجی داشته باشد. حتی در جلسات آنلاین هم استفاده از ابزارهای تعاملی مانند چت گروهی یا نظرسنجی دیجیتال به افزایش مشارکت کمک می‌کند، اما اصل ماجرا این است که در هر نوع جلسه، مشارکت فعال افراد کلید اصلی برای برگزاری جلسات مؤثر است.
تهیه پلتفرم مناسب برای برگزاری جلسه به صورت آنلاین
بسیاری از مشکلاتی که در طول جلسه آنلاین با آن‌ها دست‌وپنجه نرم می‌کنیم، مربوط به پلتفرم‌ها هستند. نرم‌افزار مدیریت جلسه آنلاین در حقیقت، جای فضای فیزیکی در جلسات حضوری را گرفته است. این نرم‌افزار باید امکانات مدیریتی لازم مانند حضوروغیاب، حذف و اضافه‌کردن افراد، بستن و بازکردن میکروفون و تصویر افراد و غیره را به‌راحتی به شما بدهد.
علاوه بر این، تنها با استفاده از یک نرم‌افزار حرفه‌ای و مخصوص برگزاری جلسه آنلاین است که می‌توانید از مزایای آنلاین‌شدن جلسه خود بهره ببرید. برخی از این مزایا عبارت‌اند از:
- به اشتراک‌گذاری فایل
- به اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش
- ارسال لینک دعوت حضور در جلسه
- ارسال ایمیل حضور در نظرسنجی پس از برگزاری جلسه
- امکان چت در طول جلسه
- ضبط جلسه
- آنالیز جلسات
پلتفرم الوکام، تمامی این امکانات را در اختیار شما قرار داده و برگزاری یک جلسه آنلاین موثر با صدا و تصویر بسیار باکیفیت را امکان‌پذیر کرده است. به‌منظور خرید جلسه آنلاین از این پلتفرم، با توجه به تعداد افراد حاضر در جلسه و مدت‌زمان آن می‌توانید از میان بسته‌های پیشنهادی متنوع این پلتفرم، یکی را انتخاب کنید.
چند نکته مهم برای برگزاری جلسه آنلاین موثر
برای داشتن یک جلسه کاری موفق ، نکات زیر را نیز فراموش نکنید:
- درصورتی‌که مباحث جلسه سنگین هستند حتما زمانی را به‌عنوان استراحت در نظر بگیرید.
- هنگام صحبت‌کردن یک نفر، میکروفون دیگر اعضا را قطع کنید.
- به برنامه‌ی زمانی خود وفادار بمانید.
- پس از برگزاری هر جلسه، میزان حضور، مشارکت افراد و دستیابی به اهداف را بسنجید.
- در زمان مناسب، نظرسنجی رضایت‌سنجی حضور در جلسه را برگزار کنید.
- حتما جلسات خود را ضبط کرده و صورت‌جلسه‌های منظم، دقیق و مفید تهیه کنید.
جمع‌بندی
برگزاری جلسات مؤثر یکی از مهم‌ترین نیازهای سازمان‌ها و تیم‌هاست. رعایت اصول ساده‌ای مثل دعوت هدفمند از افراد، تهیه دستور جلسه، انتخاب موضوع روشن، توجه به زمان مناسب و ایجاد فضایی که مشارکت همه اعضا را تشویق کند، باعث می‌شود جلسات خروجی مشخص و مفیدی داشته باشند.
در عمل، همین نکات ساده به شما کمک می‌کنند بدانید چگونه یک جلسه خوب برگزار کنیم و تجربه‌ای موفق از یک نشست کاری پربازده داشته باشید. البته وقتی جلسه از حالت حضوری به آنلاین تغییر می‌کند، پیچیدگی‌های بیشتری مثل مدیریت ابزارها و هماهنگی‌های فنی هم اضافه می‌شود. اما در نهایت، رعایت همین اصول برگزاری جلسه، مسیر را برای برگزاری یک جلسه مؤثر هموار می‌کند
