چگونه زمان را مدیریت کنیم و کارهای‌مان را به موقع انجام دهیم؟ این سوال پرتکرار بسیاری از افراد است. برای خیلی از ما پیش آمده است که کارهای زیادی برای یک روز در ذهن‌مان داریم و باید انجام دهیم، حتی برای آن‌ها برنامه‌ریزی می‌کنیم، اما در نهایت، نتیجه چندان خوشایند نیست و ما می‌مانیم و کوهی از کارهای ناتمام. در این صورت افکار و احساسات‌مان حسابی به هم می‌ریزد و در زندگی شغلی و شخصی دچار چالش می‌شویم. حالا باید چه کار کنیم که برای انجام کارهای‌مان دچار مشکل نشویم؟ چگونه وقت خود را مدیریت کنیم؟ موانع مدیریت زمان چیست؟ پاسخ به این سوالات را در این مقاله‌ی الوکام، پلتفرم برگزاری کلاس آنلاین و وبینار، می‌توانید به خوبی دریافت کنید.
قبل از این که بررسی کنیم چگونه زمان را مدیریت کنیم می‌خواهیم توضیح دهیم که منظور از مدیریت زمان چیست و به چه معناست. مدیریت زمان به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و رویه‌هایی گفته می‌شود که برای بهینه‌سازی استفاده از زمان در رسیدن به اهداف و وظایف مختلف، انجام می‌شود. به عبارت دیگر، مدیریت زمان یعنی برنامه‌ریزی کردن برای انجام کارها و تقسیم کردن زمان برای سازمان‌دهی فعالیت‌ها. زمانی می‌توانید برای انجام کارها موفق شوید که یاد بگیرید شما زمان را در دست بگیرید، نه این که بگذارید زمان، شما را مدیریت و کنترل کند.
هدف از مدیریت زمان چیست؟
همه ما بارها در زندگی‌مان این ضرب‌المثل معروف را شنیده‌ایم که وقت طلاست. واقعا هم اغراق نیست و زمان حتی می‌تواند از طلا هم ارزشمندتر و مهم‌تر باشد. تقریبا همه موفقیت‌های افراد در زندگی به این بستگی دارد که چقدر می‌توانند زمان خود را مدیریت کنند، کارها را اولویت‌بندی کنند و در زمان مناسب و تعیین‌شده انجام دهند. پایبندی به برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کار آسانی نیست، اما کسانی که اهمیت مدیریت زمان را درک کرده‌اند و می‌دانند چه مزایایی دارد، همواره تلاش می‌کنند که زمان خود را تلف نکنند و زمان‌شان را مدیریت کنند. مدیریت زمان مهارتی است که به افراد کمک می‌کند وقت خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند. این مهارت دارای مزایای متعددی است که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.
- افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد
- انجام به‌موقع وظایف و به تعویق نیفتادن کارها
- کاهش سطح استرس و بهبود کیفیت زندگی
- برقراری تعادل بین زندگی کار و زندگی شخصی
- به وجود آمدن فرصت‌های شغلی بهتر
- احساس موفقیت و بالا رفتن اعتمادبهنفس
- افزایش تمرکز و انجام بهتر کارها
- افزایش انگیزه
عدم مدیریت زمان چه مشکلاتی به وجود می‌آورد؟
زمانی می‌توانیم یاد بگیریم چگونه زمان را مدیریت کنیم که قبل از آن کاملا درک کرده باشیم نداشتن مدیریت زمان چه مشکلاتی به بار می‌آورد. علاوه بر ضرورت یادگیری سواد مالی و مدیریت مالی، مدیریت زمان هم یکی دیگر از ضروری‌ترین مهارت‌هایی است که هر شخصی باید آن را بیاموزد. اگر مدیریت زمان نداشته باشیم، در مراحل و موقعیت‌های مختلف زندگی به مشکلات و موانع مختلف برخورد می‌کنیم و نمی‌توانیم به اهداف خود برسیم. رعایت نکردن قوانین مدیریت زمان و هدر رفتن وقت، می‌تواند منجر به عواقب ناخوشایندی شود. برخی از این مشکلات عبارتند از:
- افت کیفیت کار و عدم بهره‌وری: نداشتن مدیریت زمان باعث می‌شود که به دلیل کمبود زمان نتوانیم با برنامه‌ریزی و به بهترین شکل ممکن وظایف خود را انجام دهیم و در نتیجه راندمان کاری کاهش می‌یابد.
- افزایش استرس و فشار کاری: اگر ندانیم چگونه وقت خود را مدیریت کنیم، این موضوع باعث افزایش استرس و نگرانی می‌شود، زیرا کارها به هم می‌ریزد و همه تسک‌ها به تعویق می‌افتد. در ضمن عدم مدیریت زمان می‌تواند به افزایش فشار کاری و ناتوانی در موازنه بین زندگی شخصی و حرفه‌ای منجر شود که این مسئله قطعا استرس‌زا است.
- تاخیر در تحقق اهداف: تاخیر در تحقق اهداف یکی دیگر از عواقب عدم مدیریت زمان است. شما وقتی یک کاری داشته باشید و با نداشتن مدیریت زمان، انجام دادن آن را به تاخیر بیندازید، همواره پشت سر آن کارها روی هم انباشته می‌شود و نمی‌توانیم در موعد مقرر به اهدافمان برسیم.
- افزایش احتمال اشتباه: افزایش احتمال خطا در کارهایی که انجام می‌دهیم از عدم مدیریت زمان نشأت می‌گیرد، زیرا وقتی زمان‌بندی و برنامه‌ریزی نداشته باشیم، کارها عقب می‌افتد، میزان استرس بالا می‌رود و در نتیجه دقت و تمرکز تا حد زیادی کاهش می‌یابد.
چگونه مدیریت زمان داشته باشیم؟ راهکارهایی موثر برای Time Management
حالا برسیم به جواب این سوال که چگونه زمان را مدیریت کنیم و برنامه‌ریزی درستی داشته باشیم. اگر تا به حال نمی‌دانستید که باید چگونه زمانمان را مدیریت کنیم و در انجام کارهایتان اکثرا به مشکل برمی‌خوردید، هیچ‌وقت برای یادگیری مدیریت زمان دیر نیست. بگذارید خیال‌تان را راحت کنیم، افرادی که در مدیریت زمان موفق هستند هم از اول مدیر و مدبر به دنیا نیامده‌اند، بلکه از تکنیک‌ها و قواعدی استفاده کرده‌اند. بنابراین شما هم با راهکارهایی که در ادامه توضیح می‌دهیم می‌توانید در زمان‌بندی امور خود تغییر مثبتی ایجاد کنید.
برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کنید
همیشه باید برای انجام کارهای خود برنامه‌ریزی کنید، به‌خصوص اگر روز شلوغ و پُرکاری در پیش دارید. در این صورت باید اولویت‌های کاری را بر اساس اهمیت و ضرورت آن‌ها تعیین کنید و سپس برنامه‌ریزی کنید که به هر کاری چه زمانی را باید اختصاص دهید. البته برنامه‌ریزی فقط روزانه نیست و می‌تواند هفتگی، ماهانه و سالانه هم باشد. در ضمن بهتر است که برنامه‌ریزی را برای همان روز نگذارید و از روز قبل برنامه‌ریزی کنید. همچنین به ساعت بدن خود یا در واقع زمانی که بیشترین بهره‌وری را دارید هم توجه کنید، برخی از افراد صبح زود بهتر کار می‌کنند و عده‌ای هم شب‌ها بهره‌وری بالاتری دارند.
البته این که گفتیم ضرورت کارها را تعیین کنید، به این معنی نیست که فقط باید به امور مهم و ضروری رسیدگی کنید. در واقع بهتر است کارهایی را که ممکن است زمان شما را تلف کنند به تعویق بیندازید و به جای آن به انجام کارهایی که برای رسیدن به اهداف‌تان ضروری هستند، بپردازید، بعد از آن سراغ کارهایی با اهمیت کمتر بروید.
ابزار مناسب انتخاب کنید
اگر می‌پرسید چگونه زمان را مدیریت کنیم باید بگوییم با توجه به نیازهای خود، یک ابزار مدیریت زمان مناسب انتخاب کنید. برای مثال، اگر برنامه‌هایی که باید انجام دهید، شامل فعالیت‌های گروهی است، ممکن است نیاز داشته باشید به یک ابزار مشارکتی مدیریت پروژه مانند Todoist یا Trello رجوع کنید. میزیتو و تسکولو نیز جزء بهترین ابزارهای ایرانی مدیریت پروژه و مدیریت زمان هستند. استفاده از برنامه‌های مدیریت زمان، مدیریت پروژه و تقویم‌های الکترونیکی می‌توانند به شما کمک کنند تا برنامه‌ریزی کارها را بهتر انجام دهید و زمان خود را بهینه‌تر کنید.
برای برخی از مشاغل مدیریت زمان حساس‌تر هم می‌شود. مثلا در مسیر شغلی مدیر محصول می‌بینیم که این افراد وظایف مهم، حساس و زیادی بر عهده دارند، پس برای این که کارهایشان عقب نیفتد باید حتما از ابزارهای مدیریت زمان و تکنیک‌هایی مثل تکنیک پومودورو استفاده کنند.
به برنامه‌ی خود پایبند باشید و کارها را به تعویق نیندازید
برای داشتن مدیریت بهتر زمان، باید از عقب انداختن کارها پرهیز کرد و به برنامه‌ریزی متعهد و پایبند بود. برای این کار، بهتر است که بعد از تعیین اولویت‌ها و زمان‌بندی، بدون تاخیر به انجام کارهایی بپردازید که باید انجام شوند. حواستان باشد که اگر یک کار هم به لحاظ زمانی به هم بریزد و تاخیر پیش بیاید، همه کارها و کل برنامه‌ریزی آن روز به هم می‌ریزد و دچار بی‌نظمی می‌شوید.
عوامل حواس‌پرتی را کنار بگذارید
برای جلوگیری از اتلاف وقت، بهتر است که زمان مشخصی را برای مشاهده ایمیل و پیام‌ها در نظر بگیرید و در طول روز به صورت مکرر آن‌ها را بررسی نکنید. یکی از مهم‌ترین عوامل حواس‌پرتی همین چک کردن دائم شبکه‌های اجتماعی و ایمیل‌ها است. عامل دیگر حواس‌پرتی این است که همکارهای‌تان یا اگر در خانه کار می‌کنید اعضای خانواده وسط کارتان شما را صدا بزنند و حواستان را پرت کنند. برای این که چنین مشکلی پیش نیاید از آن‌ها خواهش کنید وقتی کار می‌کنید تا زمانی که کار واجبی ندارند سراغ‌تان نیایند.
از تکنیک پومودورو غافل نشوید
به این سوال که چگونه زمان را مدیریت کنیم می‌توانیم این‌گونه جواب بدهیم که برای بهبود مدیریت زمان، می‌توانید از تکنیک‌های مختلفی مانند تکنیک Pomodoro استفاده کنید که در ظاهر ساده به نظر می‌رسد اما بسیار تاثیرگذار است. تکنیک پومودورو به شما کمک می‌کند تا برای کارها تمرکز بیشتری داشته باشید و آهسته و پیوسته کارها را پیش ببرید. به این دقت کنید که مجبور نیستید یک ساعت و نیم روی یک کار تمرکز کنید، می‌توانید این زمان را به زمان‌های کوچک‌تری مثلا ۲۵ دقیقه تقسیم کنید. این دقیقا تکنیک پومودورو است که در ادامه مراحل آن را توضیح می‌دهیم.
- یکی از وظایف و کارهایی که باید انجام دهید را انتخاب کنید.
- تایمر را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و در این ۲۵ دقیقه، عمیق و بدون وقفه انداختن، فقط روی انجام آن کار تمرکز کنید.
- وقتی ۲۵ دقیقه تمام شد و تایمر به صدا درآمد، کار را متوقف کنید.
- حالا ۵ دقیقه استراحت کنید.
- همین مراحل قبلی را سه بار دیگر تکرار کنید و بعد از آن زمان استراحت را به ۱۵ دقیقه یا حتی کمی بیشتر افزایش دهید.
اگر دنبال اپ مدیریت زمان خوب هستید، می‌توانید از اپلیکیشن Focus To-Do:Pomodoro & Tasks استفاده کنید.
گاهی اوقات "نه" بگویید
بسیاری از کارفرماها از کارمندان خود توقع مولتی تسک بودن دارند و انتظار دارند که یک نفر جای چند نفر کار کند و مسئولیت‌های زیادی را بر عهده بگیرد. حتی مهارت مولتی تسکینگ برای استخدام در برخی از شرکت‌ها نیز مزیت محسوب می‌شود. این رویکرد اشتباه باعث شده عده‌ای فکر کنند که مولتی تسک بودن همیشه خوب است و هر چه بیشتر کار کنند، موفق‌تر خواهند شد. چنین تصور غلطی را کنار بگذارید، باور کنید شما یک نفر هستید و نمی‌توانید جای ده نفر کار کنید. این که همیشه سرتان شلوغ باشد فضیلت نیست. اگر برنامه کاری‌تان پُر است و زمان خالی ندارید، مجبور نیستید کاری که به شما پیشنهاد می‌شود را قبول کنید. برای مدیریت موثر زمان، نه گفتن را یاد بگیرید. هیچ چیزی بدتر از این نیست که کاری را قبول کنید، اما سرتان شلوغ باشد، نتوانید انجام دهید و بدقول شوید.
بی‌وقفه کار نکنید و به خودتان استراحت بدهید
در نهایت، این نکته را فراموش نکنید که شما ربات نیستید و در جواب این که چگونه زمان را مدیریت کنیم به شما می‌گوییم به خودتان زمان کافی برای استراحت و تفریح هم بدهید. استراحت مناسب به شما کمک می‌کند تا در کارهایتان موفق‌تر باشید و از خستگی و بی‌حوصلگی جلوگیری می‌شود. به علاوه، اگر به خودتان زمان کافی برای تفریح و خودسازی ندهید، احتمالا در طولانی مدت انگیزه و انرژی خود را از دست می‌دهید و این ممکن است باعث شکست در رسیدن به اهداف‌تان شود.
موانع مدیریت زمان چیست؟
در مطلب چگونه زمان را مدیریت کنیم باید به موانع مدیریت زمان هم بپردازیم. در کل، مدیریت زمان یک فرایند پیچیده محسوب می‌شود و در طول راه ممکن است با موانعی مانند عدم برنامه‌ریزی، عدم تمرکز، به وجود آمدن کارهای پیش‌بینی‌نشده و … روبه‌رو شوید. برای پیشگیری از این موانع و مشکلات، باید به بهترین شکل ممکن برای انجام وظایف خود برنامه‌ریزی کنید، تا جای ممکن خودتان را درگیر کارهای پیش‌بینی‌نشده نکنید، با تکنیک‌هایی مثل پومودورو برای افزایش تمرکز تلاش کنید و … اما باید توجه داشت که هر چقدر هم بخواهید مانع اتفاقات شوید و پیشگیری کنید، باز هم هر فردی ممکن است به دلایلی با موانع مختلفی مواجه شود. در ادامه به رایج‌ترین موانع مدیریت زمان می‌پردازیم.
عدم برنامه‌ریزی
برای هر کسی که می‌خواهد موفق شود، لازم است که سراغ آموزش برنامه ریزی روزانه برود و برنامه‌ریزی کردن را به خوبی یاد بگیرد. اگر شما به درستی برنامه‌ریزی نکنید، ممکن است به طور مداوم وظایف جدید برای خودتان اضافه کنید و قادر به تکمیل وظایف قبلی هم نباشید. عدم برنامه‌ریزی و عدم تعیین اولویت‌ها و زمان‌بندی، می‌تواند باعث شود که وظایف به هم ریخته شوند و شما نتوانید به بهترین شکل ممکن به آن‌ها بپردازید.
انجام وظایف پیش‌بینی‌نشده
ممکن است در هنگام انجام کارهایتان، کارها و وظایفی که پیش‌بینی نشده‌اند، ایجاد شوند که این اتفاق، مدیریت زمان را تحت تاثیر قرار می‌دهد و برنامه‌ریزی‌های شما را به هم می‌ریزد. البته کارهای پیش‌بینی‌نشده همیشه وجود دارند و راه گریزی از آن‌ها نیست، اما تا حد ممکن سعی کنید خودتان را در معرض چنین چیزی قرار ندهید. مثلا وقتی کار خارج از برنامه و پیش‌بینی‌نشده به شما پیشنهاد می‌شود، اگر ممکن است قبول نکنید یا فرصت بخواهید و انجام آن را به زمان دیگری موکول کنید.
عدم تمرکز کافی
ممکن است در هنگام انجام وظایف، شما به عوامل حواس‌پرتی مختلفی مانند پیام‌های تلفنی، ایمیل‌ها و … برخورد کنید که توجه شما را از وظایف‌تان پرت کنند. ناتوانی در تمرکز بر روی وظایف موجود، می‌تواند باعث شود که زمان شما بدون انجام وظایف‌تان بگذرد و بدون این که کاری کنید فقط زمان از دست بدهید. استفاده از تکنیک پومودورو (۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت) روشی عالی برای افزایش تمرکز است.
تعدد وظایف و همسو نبودن برنامه‌های کاری
داشتن تعداد زیادی از وظایف و عدم توانایی در تعیین اولویت‌ها، می‌تواند باعث شود که شما نتوانید هیچ کدام از کارها را درست انجام دهید و به بهره‌وری کمتری دست یابید. همچنین در برخی موارد، ممکن است برنامه‌های مختلفی که برای شما تعیین شده‌اند، با هم تعارض داشته باشند و برنامه‌ریزی صحیح شما را مختل کنند. برای این که مدام چنین مشکلی برایتان پیش نیاید، لازم است به این باور برسید که مولتی تسکینگ و انجام کارهای زیاد، همیشه خوب نیست.
در کل، برای مدیریت زمان به نحو احسن، باید از این موانع آگاهی داشته باشید و به بهترین شکل ممکن آن‌ها را مدیریت کنید. در این صورت می‌توانید زمان خود را مدیریت کنید و به اهداف‌تان برسید.
بهترین کتاب‌های مدیریت زمان چیست؟
در ارتباط با این سوال که چگونه زمان را مدیریت کنیم پیشنهاد ما به شما این است که حتما کتاب‌های خوب در این زمینه را بخوانید. کتاب‌های زیادی درباره مدیریت زمان منتشر شده‌اند، اما ما می‌خواهیم در این بخش بهترین کتاب‌ها را در این زمینه که به خوبی به سوال‌های مدیریت زمان چیست و چگونه زمان را مدیریت کنیم پاسخ می‌دهند، معرفی کنیم. فقط توجه کنید این کتاب‌هایی که نام می‌بریم تنها چند نمونه از برترین کتاب‌های مدیریت زمان هستند و برای انتخاب بهترین کتاب مدیریت زمان برای خود، باید به سلیقه و نیازهای‌تان توجه کنید.
- هفت عادت مردمان موثر از استفان کاوی
- مدیریت زمان از برایان تریسی
- کتاب کار عمیق از کال نیوپورت درباره افزایش تمرکز
- عادت به اکنون از نیل فیوری
- کتاب مدیریت توجه اثر نیر ایال
- برنامه‌ریزی به روش بولت ژورنال از رایدر کارول
سخن پایانی
برنامه‌ریزی و مدیریت زمان می‌تواند ابعاد مختلف زندگی هر فرد را تحت تاثیر قرار دهد و به همین خاطر بسیار حائز اهمیت است. وقتی شما در امر مدیریت زمان و برنامه ریزی به موفقیت برسید، قادر خواهید بود که بر زندگی خود مسلط شوید و کنترل بیشتری روی امورتان داشته باشید. کسانی که می‌توانند کارهای خود را طبق زمان‌بندی و برنامه‌ریزی پیش ببرند، اعتمادبهنفس بیشتری هم در زندگی کاری و شخصی دارند و کمتر دچار استرس و تنش کاری می‌شوند. در این مطلب مهم‌ترین نکات درباره اصول مدیریت زمان و این که چگونه زمان را مدیریت کنیم را توضیح دادیم. با توجه به این نکات می‌توانید از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنید و وظایف‌تان را به خوبی پیش ببرید. باز هم اگر در این مورد سوالی دارید حتما در بخش نظرات از ما بپرسید.
