امروزه بسیاری از شرکت‌های بزرگ، استارتاپ‌ها، موسسات آموزشی و حتی افراد جلسات خود را به‌صورت آنلاین برگزار می‌کنند. این روش تماس و گردهمایی در کنار مزایایش، چالش‌های متعددی نیز دارد که لزوم به‌کارگیری تمهیدات و تدابیر ویژه را برای داشتن یک جلسه آنلاین موثر ایجاب می‌کنند.
شاید برای شما نیز پیش‌آمده باشد که با گذشت زمانی اندکی از شروع یک جلسهی آنلاین، احساس کنید وقت بسیار زیادی از جلسه، صرف امور تکنیکی شده، جلسه مدیریت حساب‌شده‌ای ندارد و احتمالا اهداف شما از حضور آن برآورده نخواهد شد. این در حالی است که هر جلسه، فرصتی است که شاید به‌زودی دوباره امکان برگزاری آن با توجه به محدودیت‌های زمانی افراد فراهم نشود.
در یک جلسهی آنلاین، مدیریت زمان، دشوارتر، هماهنگی بین افراد، پیچیده‌تر و تجهیزات مربوطه نیز متفاوت هستند. مسائلی مانند مشارکت فعال افراد، یادگیری و غیره نیز برگزاری جلسه آنلاین را پیچیده‌تر کرده‌اند. با توجه به همه‌ی این چالش‌ها، در این مقاله به بیان راهکارهایی برای برگزاری جلسات آنلاین موثر خواهیم پرداخت. با ما همراه شده و ازاین‌پس جلسات آنلاین خود را با بازدهی بیشتری برگزار کنید.
یکی از مهم‌ترین دلایل شکست جلسات آنلاین در تحقق اهدافشان، این است که اساسا افراد درستی در آن حضور ندارند. به‌منظور برگزاری یک جلسه آنلاین موثر باید در گزینش افراد دقت داشته باشید. آنلاین بودن جلسه نباید باعث این تصور شود که می‌توان جلسه را با حداکثر تعداد نفرات برگزار کرد. افرادی که حضورشان در جلسه الزام چندانی ندارند از چند جهت بازدهی جلسه را کاهش می‌دهند که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:
- اتلاف وقت به‌منظور حضوروغیاب، معرفی و مقدمات
- عدم مشارکت یا مشارکت غیرسازنده در جلسه که یا موجب سردی محیط جلسه یا انحراف از مسیر برنامه‌ریزی‌شده برای آن می‌شود.
- پرسش سوالات بی‌ربط
- کاهش مشارکت افراد موثر
در برخی موارد، می‌توانید تنها نتیجه‌ی جلسه برای افرادی که حضورشان چندان ضروری نیست ارسال کنید یا از آن‌ها بخواهید که نظرشان را در قالب یک پیام برای شما ارسال کنند. با کاهش تعداد نفرات حاضر در جلسه، مدیریت زمان و هماهنگی‌ها با سهولت بیشتری انجام می‌شوند.
تهیه دستور جلسه
دستور جلسه یا Meeting Agenda، مسیر شما برای رسیدن به اهدافتان از برگزاری جلسه را هموار می‌کند. این فایل نوشتاری، شامل موارد زیر است:
- اهداف برگزاری جلسه
- برنامه‌ی زمانی برای رسیدگی به موضوعات جلسه
- زمان جلسه و مهمانان حاضر در آن
- قوانین برگزاری جلسه
می‌توانید موارد دیگری را نیز به این لیست اضافه کنید؛ اما مهم این است که صورت جلسه و دستور جلسه بتواند به شما در کنترل جلسه و رسیدن به اهدافتان کمک کند. این فایل بر اساس اصول تنظیم جلسه، تجربیات خودتان و قوانین کلی سازمان و در با هماهنگی با مدیران سازمان یا موسسه تهیه می‌شود.
لازم است که دستور جلسه را حداکثر یک روز پیش از برگزاری برای اعضا ارسال کرده و از آن‌ها بخواهید که به موارد گفته‌شده در آن توجه داشته باشند. دقت داشته باشید که پرداختن به جزئیات بیش‌ازاندازه در دستور جلسه، مانع از برگزاری یک جلسه آنلاین موثر خواهد شد. بنابراین بهتر است در نگارش این فایل، بیان شفاف و دقیق را جایگزین اطناب و پرداختن به جزئیات کنید.
انتخاب موضوع واحد و شفاف
یکی از بزرگ‌ترین آفت‌های جلسات کاری، تعیین اهداف متعدد و بعضا بی‌ربط با یکدیگر است. در نظر داشته باشید که حداکثر مدت‌زمان مفیدی که افراد ازنظر آمادگی ذهنی و بدنی می‌توانند در جلسه حضور داشته باشند، یک ساعت است. تعیین اهداف متعدد، یا مدت‌زمان جلسه شما را افزایش می‌دهد یا باعث می‌شود که به هیچ‌یک از موضوعات به‌اندازه کافی نپردازید. حتی اگر موضوعات مرتبط و سریالی هستند، بهتر است فاصله‌ی زمانی جلسات خود را کاهش دهید تا آمادگی ذهنی افراد در هر جلسه حفظ شود.
همچنین از تعیین اهداف بسیار بزرگ که پرداختن به آن‌ها زمان زیادی می‌طلبد خودداری کنید. به‌منظور داشتن جلسه آنلاین موثر ، آن‌ها را به اهداف کوچک‌تر تقسیم و به هریک جلسه‌ای اختصاص دهید. در پایان جلسهی آخر نیز می‌توانید جمع‌بندی کلی از جلسات پیشین ارائه کنید. تنظیم صورت‌جلسه‌ی واحد برای کلیه‌ی جلسات مرتبط نیز راه‌کاری دیگری برای حفظ یکپارچگی نتایج حاصل‌شده از جلساتی است که ازنظر موضوعی به یکدیگر نزدیک هستند.
ساختن حال و هوای مناسب با جلسه
یکی از عوامل مهم در برگزاری یک جلسه موثر ، ساختن حال‌وهوای مناسب برای آن است. فضای جلسه شما باید متناسب با موارد زیر باشد:
- فرهنگ سازمانی
- ارتباطات درون و برون‌سازمانی
- اهداف جلسه
- موضوع جلسه
- میزان آشنایی افراد جلسه با شما به‌عنوان برگزارکننده و با یکدیگر
- سن و ویژگی‌های فردی افراد حاضر در جلسه
به‌عنوان‌مثال استارتاپ‌های تازه‌کار و جوان معمولا جلسات آنلاین درون‌سازمانی صمیمانه‌تری دارند. این در حالی است که اگر فردی از بیرون سازمان در جلسه حضور پیدا کند، لازم است که حال‌وهوا کمی رسمی‌تر شود. خشکی یا صمیمیت بیش‌ازاندازه، مانع از برگزاری یک جلسه آنلاین موثر می‌شود.
حال‌وهوای جلسهی خود را در ادبیاتی که برای دعوت از افراد یا تنظیم دستور جلسه نیز استفاده می‌کنید تا حدی نمایان کنید. نوع پوشش شما، دکوراسیون و روش معرفی افراد در ابتدای جلسه نیز بیان‌کننده‌ی حال‌وهوای جلسه شما هستند.
تهیه پلتفرم مناسب برگزاری جلسه آنلاین
بسیاری از مشکلاتی که در طول جلسه آنلاین با آن‌ها دست‌وپنجه نرم می‌کنیم، مربوط به پلتفرم‌های کلاس آنلاین هستند. نرم‌افزار مدیریت جلسه آنلاین در حقیقت، جای فضای فیزیکی در جلسات حضوری را گرفته است. این نرم‌افزار باید امکانات مدیریتی لازم مانند حضوروغیاب، حذف و اضافه‌کردن افراد، بستن و بازکردن میکروفون و تصویر افراد و غیره را به‌راحتی به شما بدهد.
علاوه بر این، تنها با استفاده از یک نرم‌افزار حرفه‌ای و مخصوص برگزاری جلسه آنلاین است که می‌توانید از مزایای آنلاین‌شدن جلسه خود بهره ببرید. برخی از این مزایا عبارت‌اند از:
- به اشتراک‌گذاری فایل
- به اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش
- ارسال لینک دعوت حضور در جلسه
- ارسال ایمیل حضور در نظرسنجی پس از برگزاری جلسه
- امکان چت در طول جلسه به‌منظور پرسش سوال و غیره
- ضبط جلسه
- آنالیز جلسات
پلتفرم الوکام، تمامی این امکانات را در اختیار شما قرار داده و برگزاری یک جلسه آنلاین موثر با صدا و تصویر بسیار باکیفیت را امکان‌پذیر کرده است. به‌منظور خرید جلسه آنلاین از این پلتفرم، با توجه به تعداد افراد حاضر در جلسه و مدت‌زمان آن می‌توانید از میان بسته‌های پیشنهادی متنوع این پلتفرم، یکی را انتخاب کنید.
بیشتر بخوانید: انواع روش های آموزش مجازی
برگزاری جلسه در زمان مناسب
یکی از دلایل کاهش بازدهی جلسات آنلاین، برگزاری آن‌ها در زمان نامناسب است. مزیت انعطاف‌پذیری زمانی برگزاری جلسات آنلاین یا چالش‌های مربوط به هماهنگی زمانی بین افراد، نباید باعث شوند که جلسه را در زمان نامناسبی برگزاری کنید. به‌منظور انتخاب زمان برگزاری یک جلسه کاری موفق باید به عوامل زیر دقت داشته باشید:
- همه‌ی افراد برای شرکت در جلسه باید ازنظر کاری، گزارشاتی که باید ارائه دهند و غیره آماده باشند.
- زمان برگزاری جلسه نباید با زمانی که قرار است تصمیمات اتخاذشده در آن اجرا شوند، فاصله‌ی زمانی بسیار کوتاه یا بلندی داشته باشد.
- همه‌ی افراد حاضر در جلسه باید ازنظر روحی آماده باشند.
- افراد حاضر در جلسه نباید هم‌زمان، دغدغه‌ی کاری یا شخصی دیگری داشته باشند.
لازم است که پیش از برگزاری جلسه، زمان کافی برای انجام هماهنگی‌ها، ارسال لینک دعوت، تهیه دستور جلسه و غیره داشته باشید. همچنین زمان جلسه را حداقل یک بار به اعضای حاضر در آن یادآوری کنید.
استفاده از تکنولوژی و اینترنت مناسب
درست مانند نرم‌افزار برگزاری جلسه آنلاین، سخت‌افزارهای شما نیز در کیفیت جلسه‌تان بسیار موثر هستند. به‌ویژه به‌عنوان برگزارکننده و مدیر جلسه، لازم است که صدا و تصویر شما به‌درستی به سمع و نظر دیگر افراد برسد.
استفاده از میکروفون و دوربین باکیفیت، قطعا دستیابی به یک جلسه آنلاین موثر را تسهیل خواهد کرد. با افزایش کیفیت سخت‌افزارها، انگیزه‌ی افراد برای حضور در جلسه نیز افزایش می‌یابد. سخت‌افزارهای مربوط به نورپردازی نیز می‌توانند کیفیت تصویر شما را بهبود ببخشند. پیش از برگزاری جلسه از صحت عملکرد این تجهیزات و شارژ کافی باتری آن‌ها اطمینان حاصل کرده و کارکردن با آن‌ها را به‌اندازه‌ی کافی تمرین کنید.
اما داشتن صدا و تصویر مناسب، تنها به سخت‌افزار و نرم‌افزار وابسته نیست. در حقیقت، بدون اینترنت مناسب و پرسرعت، برگزاری جلسات موثر آنلاین غیرممکن است. اینترنت شما باید با حداقل احتمال قطعی، صدا و تصویر شما را منتقل کند. اینترنت با سرعت کافی، لازمه‌ی به اشتراک‌گذاری فایل و صفحه‌نمایش نیز محسوب می‌شود.
به کارگیری تکنیک های افزایش مشارکت در جلسه
ایجاد جلسه آنلاین موفق، علاوه بر موارد تکنیکی یا اموری که مربوط به مدیر جلسه است به مشارکت همه افراد حاضر در آن نیاز دارد. باید از تکنیک‌هایی برای مدیریت جلسه استفاده کنید که سبب می‌شوند افراد به‌صورت فعال‌تر در جلسه حضور پیدا کنند. طراحی نظرسنجی، پرسش و پاسخ، مسابقه، پخش انواع مدیا و تعیین وقت صحبت برای هریک از اعضا، نمونه‌هایی از این تکنیک‌ها هستند. بدون حضور فعال افراد، نمی‌توان انتظار یک جلسه موثر را داشت؛ چراکه احتمالا بسیاری از نقطه نظرات بیان نشده و چالش‌هایی که ممکن بود در طول بحث‌ها مطرح شوند، پنهان خواهند ماند.
برای اینکه انگیزه‌ی افراد برای مشارکت در بحث‌ها افزایش یابد، باید جلسه را هرچه جذاب‌تر برگزار کنید. در یک جلسه آنلاین موثر تنها به ارائه‌ی پاورپوینت اکتفا نمی‌شود. ابزارهای تعاملی یا Collaborative که نرم‌افزار برگزاری جلسه یا نرم‌افزارهای جداگانه در اختیار شما قرار می‌دهند، می‌توانند در این زمینه نقش موثری بازی کنند. یک ایده‌ی کاربردی این است که جلسه را با طرح یک سوال شروع کرده و از اعضا بخواهید که دو یا سه دقیقه روی آن فکر کرده و سپس نظراتشان را یک‌به‌یک بیان کنند.
گنجاندن یادگیری در جلسه
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک جلسه آنلاین موثر این است که افراد حاضر در آن، علاوه بر اینکه در خدمت هدف جلسه هستند، مطالبی را نیز می‌آموزند. یادگیری می‌تواند یک بحث فرعی باشد که در خلال بحث‌ها اتفاق می‌افتد. درواقع، افراد حاضر باید احساس کنند که با هربار شرکت در جلسه، مطلبی به آن‌ها اضافه می‌شود. در غیر این صورت، شرکت در جلسه پس از مدتی به یک امر اجباری برای آن‌ها تبدیل خواهد شد.
برای این منظور هم می‌توانید از انواع مختلف محتوا مانند ویدئو، پادکست، حتی بازی‌های آنلاین و غیره کمک بگیرید. برای برگزاری جلسات موثر ، بسیار مهم است که خود شما کاملا بر موضوع، ابعاد و حواشی آن مسلط باشید و بتوانید اطلاعاتی مفید به دیگران ارائه کنید.
چند نکته مهم برای برگزاری جلسه آنلاین موثر
برای داشتن یک جلسه کاری موفق ، نکات زیر را نیز فراموش نکنید:
- درصورتی‌که مباحث جلسه سنگین هستند حتما زمانی را به‌عنوان استراحت در نظر بگیرید.
- هنگام صحبت‌کردن یک نفر، میکروفون دیگر اعضا را قطع کنید.
- به برنامه‌ی زمانی خود وفادار بمانید.
- پس از برگزاری هر جلسه، میزان حضور، مشارکت افراد و دستیابی به اهداف را بسنجید.
- در زمان مناسب، نظرسنجی رضایت‌سنجی حضور در جلسه را برگزار کنید.
- حتما جلسات خود را ضبط کرده و صورت‌جلسه‌های منظم، دقیق و مفید تهیه کنید.
برگزاری جلسات موثر ، هنگامی‌که شکل جلسه از حضوری به آنلاین تغییر می‌کند، پیچیده‌تر می‌شود. تحقق این امر، نیازمند توجه به اصول و نکات مدیریتی و فراهم‌آوردن تجهیزات لازم است که در این مقاله، مهم‌ترین آن‌ها را شرح دادیم. دعوت هدفمند از افراد، اولین نکته‌ای است که باید در نظر داشته باشید. تهیه‌ی دستور جلسه، تعیین هدف شفاف و واحد، تهیه‌ی نرم‌افزارها و سخت‌افزارها، توجه به زمان مناسب، ایجاد اتمسفر متناسب با سازمان، توجه به مشارکت فعال و آموزش در حین جلسه نیز گام‌های دیگر برگزاری یک جلسه آنلاین موثر هستند.
