در دنیایی که همه چیز با سرعتی باورنکردنی پیش می‌رود، رقابت در همه‌ی زمینه‌ها زیاد شده و اکثرمان حسابی سرمان شلوغ است. خیلی اوقات مجبور می‌شویم چند کار را همزمان پیش ببریم. به زندگی خودمان و اطرافیان‌مان که نگاهی بیندازیم، به‌راحتی می‌توانیم نتیجه بگیریم که برای رسیدن به موفقیت، توسعه‌ی مهارت‌ها، و به سرانجام رساندن کارها در زمان تعیین‌شده داشتن مهارت مولتی تسکینگ یا همان چندوظیفگی ضرورت دارد. البته نظرات مخالفی هم در این زمینه وجود دارد و عده‌ای معتقد هستند که اگر مثلاً به مولتی تسک بودن در زندگی شغلی عادت کنیم، به مرور زمان دچار فرسودگی شغلی می‌شویم و تمرکز و بهره‌وری ما نیز پایین می‌آید. در این مطلب به این می‌پردازیم که مهارت مولتی تسکینگ چیست و چه مزایا و معایبی دارد تا بفهمیم بالاخره مالتی تسکینگ خوب است یا بد؟!
مولتی تسکینگ، به زبان ساده، یعنی بتوانید چندین کار و پروژه را همزمان پیش ببرید. مالتی تسک بودن در مقابل سینگل تسک بودن قرار می‌گیرد. همان‌طور که بعضی از افراد می‌توانند چند کار را با هم انجام بدهند (مثلاً نویسنده‌ای را فرض کنید که هم مقاله می‌نویسد، هم به ایمیل کاری جواب می‌دهد و هم پادکست آموزشی زبان گوش می‌کند) برخی هم فقط می‌توانند روی یک کار تمرکز کنند و اگر بخواهند چند کار را با هم انجام بدهند، همه چیز به هم می‌ریزد و حسابی آشفته می‌شوند.
در جواب این که مهارت مولتی تسکینگ چیست گفتیم یعنی چند کار را همزمان انجام بدهیم؛ اما مگر می‌شود چند کار را همزمان در یک زمان واحد انجام داد؟ در واقع وقتی می‌گوییم همزمان منظورمان این است که زمان را تقسیم کنیم و چند کار را با پشت سر هم انجام دادن و سوئیچ کردن پیش ببریم؛ وگرنه که مغزمان در لحظه فقط می‌تواند روی یک موضوع تمرکز کند و نه بیشتر.
مزایای مولتی تسکینگ چیست؟
برای این که ببینیم مالتی تسکینگ خوب است و فایده دارد یا نه بیشتر از این که منفعت داشته باشد ضرر دارد، اول بررسی می‌کنیم مزایای مهارت مولتی تسکینگ چیست و سپس به معایب آن می‌پردازیم. قبل از هر چیز، این را بگوییم که تقریباً همه‌ی ما در طی روز مولتی تسکینگ را ناخودآگاه انجام می‌دهیم؛ مثلاً همزمان که فیلم می‌بینیم غذا می‌خوریم، آهنگ گوش می‌دهیم و… ولی وقتی صحبت از مولتی تسک بودن می‌شود منظورمان اغلب کارهای پیچیده‌تر است، نه امور روزمره‌ی ساده. حالا ببینیم مزایای Multitasking چیست.
واضح‌ترین مزیتی که مولتی تسکینگ دارد این است که خیلی وقت‌ها باعث می‌شود کارها را سریع‌تر پیش ببریم و در به نتیجه رساندن پروژه‌های خود موفق‌تر باشیم؛ چیزی که اصولاً کارفرماها خیلی دوست دارند و امتیاز محسوب می‌شود. به‌مرور هم ذهن ما یاد می‌گیرد سریع از کاری به کار دیگر جابه‌جا شود و قفل نکند، البته به شرط این که در مولتی تسکینگ اغراق نکنید! اگر به‌درستی از مهارت مالتی تسکینگ استفاده کنیم، می‌توانیم تولید و خدمات را بیشتر کنیم و در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی کنیم. همین باعث می‌شود که حس خوبی بگیریم و احساس مفید بودن کنیم. به هر حال در جامعه، محل کار، و خانواده، در بسیاری از موقعیت‌ها، به ما این گونه القا کرده‌اند که کار زیاد و همزمان انجام دادن یعنی توانمندی و ارزشمندی. به طوری که ممکن است اگر نتوانیم مولتی تسک باشیم احساس ناامیدی و سرخوردگی کنیم.
مالتی تسکینگ چه معایبی دارد؟
همان‌طور که بررسی کردیم، مولتی تسکینگ مزایایی دارد و می‌تواند نقطه‌ی قوت شما محسوب شود؛ اما مثل خیلی از موقعیت‌های دیگر که با اغراق کردن نتیجه‌ی برعکس آنچه می‌خواستیم را می‌گیریم، در مولتی تسکینگ هم اگر اغراق کنیم معایبش یکی یکی جلومان صف می‌بندد! معایب مهارت مولتی تسکینگ چیست و چه مشکلاتی می‌تواند ایجاد کند؟
بزرگ‌ترین مشکل این است که Multitasking می‌تواند باعث پرش ذهنی شود. حتماً برایتان پیش آمده که با تمرکز مشغول انجام کاری باشید و ناگهان یکی از همکاران‌تان شما را صدا کند. جوابش را می‌دهید اما چه می‌شود؟ تمرکزتان به هم می‌ریزد، دچار پرش ذهنی می‌شوید، شاید یادتان برود در حال انجام چه کاری بودید، و دست‌کم چند ثانیه‌ای طول می‌کشد تا بتوانید به کاری که انجام می‌دادید برگردید. وقتی از کاری به کار دیگر می‌پرید و مولتی تسکینگ می‌کنید، در حقیقت چنین اتفاقی برای ذهنتان می‌افتد و به اصطلاح باید بهای جابه‌جایی بدهید.
اگر در مولتی تسکینگ اغراق کنیم چه می‌شود؟
پرش ذهنی یکی از رایج‌ترین مشکلات مولتی تسکینگ است؛ اما مالتی تسک بودن معایب دیگری هم دارد که عبارتند از:
- کاهش تمرکز
- افزایش حواس‌پرتی
- کاهش کارایی و بهره‌وری
- بالا رفتن احتمال اشتباه
- کاهش خلاقیت
- افزایش استرس و نگرانی
- ناتوانی در انجام کار عمیق
- اثرات منفی بر حافظه‌ی کوتاه مدت
بالاخره مولتی تسک باشیم یا نباشیم؟
تا این‌جا توضیح دادیم که مهارت مولتی تسکینگ چیست و مزایا و معایب آن را هم بررسی کردیم. احتمالاً می‌پرسید بالاخره مالتی تسکینگ خوب است یا بد؟ باید این مهارت را در خودمان تقویت کنیم یا نه؟ حقیقتاً با وجود مشکلاتی که مولتی تسکینگ ممکن است ایجاد کند، خیلی وقت‌ها ما مجبور می‌شویم مالتی تسک باشیم و چند کار را همزمان جلو ببریم، به‌خصوص اگر در محیط‌های استارت‌آپی کار کنیم. در واقع اشکالی هم ندارد اگر زیاده‌روی نکنیم. بنابراین برای همه‌ی ما لازم است که در زمینه‌ی مولتی تسکینگ مهارت‌های خود را بهبود ببخشیم؛ اما دو نکته را نباید فراموش کرد:
- به طور همزمان چند موضوع و کار خیلی مهم را با هم پیش نبرید.
- ترجیحاً روی وظایف و کارهای مشابه تمرکز کنید تا سرعت و بهره‌وری هم افزایش یابد.
چطور مهارت مولتی تسکینگ را بهبود ببخشیم؟
قبل از این که درباره‌ی تقویت مهارت مولتی تسکینگ صحبت کنیم، این را بگوییم که تا جای ممکن مالتی تسکینگ را به عادت تبدیل نکنید تا کیفیت کارهای‌تان پایین نیاید. یادتان نرود که اعتیاد به مالتی تسک بودن خیلی زود آدم را از پا می‌اندازد؛ اما، در هر صورت، چندوظیفگی خیلی اوقات هم می‌تواند به ما کمک کند و گاهی چاره‌ای نداریم جز این که مولتی تسک باشیم. در چنین مواردی، برای این که معایب مولتی تسکینگ را کاهش دهید و بتوانید به بهترین نحو کارهای‌تان را پیش ببرید باید یک سری نکات را رعایت کنید. روش‌های تقویت مهارت مولتی تسکینگ چیست و چگونه باید آن را بهبود ببخشیم؟ با توجه به نکات زیر:
برنامه‌ریزی را جدی بگیرید
اگر شغل شما و جایگاه‌تان در شرکت به گونه‌ای است که مجبورید اکثر اوقات مولتی تسک باشید، باید حتماً برنامه‌ریزی داشته باشید و کارهای‌تان را اولویت‌بندی کنید. داشتن برنامه همیشه مهم است. اما اهمیت برنامه‌ریزی زمانی که چند کار را همزمان انجام می‌دهید بیشتر هم می‌شود؛ زیرا برنامه‌ریزی به کارهای‌تان نظم می‌دهد، دقت و سرعت انجام کارها را بالا می‌برد، و میزان استرس نیز کاهش می‌یابد. بنابراین اگر می‌دانید مثلاً فردا قرار است چند پروژه را با هم پیش ببرید، حتماً امروز کارهای‌تان را لیست کنید، برای کارها برنامه‌ریزی کنید و تسک‌ها را اولویت‌بندی کنید. در برخی مشاغل، مثل برنامه‌نویسی، برنامه‌ریزی اهمیت بیشتری هم خواهد داشت. ؛ بنابراین راهنمای رسیدن به موفقیت در مسیر شغلی برنامه نویسی و سایر مشاغل این است که به برنامه‌ریزی توجه ویژه‌ای کنید.
به جای فعالیت‌های بی‌ربط، روی وظایف مشابه تمرکز کنید
اگر می‌دانید مهارت مولتی تسکینگ چیست و می‌خواهید چند کار را همزمان انجام دهید، سعی کنید حتماً کارهای مشابه و مرتبط را با هم پیش ببرید. چرا؟ چون اگر کارها خیلی به هم بی‌ربط و بدون نقطه اشتراک باشند، در این صورت، تمرکز و زمان زیادی از دست می‌دهید، ذهنتان به هم می‌ریزد، و بهره‌وری‌تان پایین می‌آید. وقتی به حافظه‌ی کوتاه مدت خود اطلاعات متنوع زیادی بدهید، چنین مشکلاتی ایجاد می‌شود. پس اگر سراغ مولتی تسکینگ می‌روید، برای این که دچار این مشکلات نشوید، بهترین کار این است که وظایفی که به هم ربط دارند را انتخاب کنید. با انتخاب وظایف مشابه، راحت‌تر می‌توانید از یک وظیفه سراغ وظیفه‌ی دیگر بروید.
عوامل حواس‌پرتی را از خودتان دور کنید
حواس‌پرتی یعنی از دست دادن تمرکز و زمان و، در نتیجه، به تعویق افتادن کارها. در حال حاضر، عوامل حواس‌پرتی زیاد است؛ مثلاً خیلی از ما عادت اشتباهی داریم که وسط کارمان مدام شبکه‌های اجتماعی را چک می‌کنیم یا به ایمیل‌مان سر می‌زنیم و… خیلی وقت‌ها هم اگر خودمان سراغ عوامل حواس‌پرتی نرویم، دیگران حواسمان را پرت می‌کنند؛ مثلاً همکارمان مدام وسط کار ما را صدا می‌کند، با صدای بلند صحبت می‌کند، یا تلفن‌مان زنگ می‌خورد و… بنابراین در جواب این که بهترین روش بهبود مهارت مولتی تسکینگ چیست باید بگوییم حذف کردن عوامل حواس‌پرتی تا حد امکان. قبل از این که کارتان را شروع کنید، تمام چیزهایی که باعث حواس‌پرتی شما می‌شود را کنار بگذارید؛ برای مثال گوشی را دم دستتان نگذارید و یک ساعت سراغش نروید، تلفن را سایلنت کنید، از اطرافیان‌تان بخواهید که اگر کار واجبی ندارند شما را صدا نکنند و…
بی‌وقفه و بدون استراحت کار نکنید
مالتی تسکینگ و پیش بردن همزمان چند کار واقعاً آسان نیست و ذهن را خسته می‌کند؛ بنابراین اگر بدون استراحت به مالتی تسک بودن ادامه دهید، خیلی زود میزان انرژی‌تان پایین می‌آید و بازدهی شما کم می‌شود. در این صورت، بعد از مدتی، نه تنها چند کار همزمان را نمی‌توانید پیش ببرید، بلکه حتی تمرکز کافی برای انجام یک کار را هم نخواهید داشت و ذهن و جسم‌تان خسته خواهد شد. باید چه کار کرد؟ باید در طول روز حتماً بین کارهای‌تان استراحت‌های کوتاه داشته باشید تا ذهنتان آرام شود. در ضمن اگر چند ماه فشرده را گذرانده‌اید و با مولتی تسکینگ حسابی تحت فشار بوده‌اید، واجب است که چند روزی تعطیل کنید و فعالیت‌هایی را انجام دهید که دوباره انرژی بگیرید. مثلاً یک سفر دو الی سه روزه بروید.
بعضی از وظایف را واگذار کنید
در ارتباط با این که روش‌های تقویت مهارت مولتی تسکینگ چیست باید بگوییم بعضی از افراد، به‌خصوص مدیران، خیال می‌کنند اگر کاری را واگذار کنند و آن را به دیگری بسپارند، یعنی توانمند نیستند و خودشان را ناکافی حس می‌کنند. در واقع عده‌ای این عادت مخرب را دارند که همه‌ی کارها را، هر طور شده و در هر شرایطی، حتماً خودشان انجام دهند. در صورتی که اگر بتوانید کارها را اولویت‌بندی کنید و، اگر امکانش وجود داشت، کاری را به تیم خود و همکاران‌تان بسپارید، خودش یک مهارت است. گاهی با واگذاری کارها می‌توان زمان و تمرکز کافی به دست آورد و سراغ کارهای مهم‌تر رفت. اگر شما هم چنین تفکری دارید که باید فقط خودتان کارها را انجام دهید، این فکر غلط را کنار بگذارید و کارها را درست تقسیم‌بندی کنید تا به این طریق بتوانید کارهای بیشتری را انجام دهید و مهارت مولتی تسکینگ در شما تقویت شود.
کارها را بررسی و مرور کنید
وقت‌هایی که به شیوه‌ی مولتی تسکینگ کارها را جلو می‌برید، باید حتماً در طول روز هر چند ساعت یک بار پیشرفت کارها را بررسی کنید تا مطمئن شوید همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود و اگر چیزی اشتباه بود اصلاحات لازم را انجام دهید. در این زمینه، برخی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، مثل ترلو و آسانا، می‌تواند بسیار به شما کمک کند. در ضمن در پایان روز که کارها تمام شد هم بهتر است کارها را مرور کنید؛ چون وقتی چند کار را همزمان پیش می‌برید و مالتی تسک هستید، احتمال بروز خطا هم بالا می‌رود؛ بنابراین وقتی مرور و بررسی مجدد کنید، اشتباهات کار از دستتان در نمی‌رود و قبل از این که دیر شود وقت اصلاح و جبران دارید. اگر آموزش خلاصه نویسی دیده باشید، می‌توانید سریع‌تر و دقیق‌تر فعالیت‌های‌تان را مرور و گزارش تهیه کنید.
سخن پایانی
در این مقاله به طور کامل گفتیم که مهارت مولتی تسکینگ چیست و مهم‌ترین نکات را درباره‌ی مالتی تسکینگ توضیح دادیم. گاهی، برای پیشبرد سریع کارها و رسیدن به اهداف، لازم است که مالتی تسک باشید؛ اما نباید چندوظیفگی را به عادت همیشگی تبدیل کنید و به خودتان فشار بیاورید. به این توجه کنید که توانایی افراد با هم تفاوت دارد؛ با تکنیک‌هایی که گفتیم، و با تمرین و تکرار، سعی کنید مهارت مولتی تسکینگ را در خود تقویت کنید و بهبود ببخشید؛ اما وقت‌هایی که ذهنتان خسته است و توانایی مولتی تسکینگ ندارید خودتان را سرزنش نکنید و ناامید نشوید.
